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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/07/31 15:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -34,11 +34,10 @@
34 34  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 35  |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 36  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 38  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
39 +|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 40  Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
41 -|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
42 42  
43 43  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
44 44  
... ... @@ -76,13 +76,18 @@
76 76  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
77 77  )))
78 78  
79 -[[image:Kontakttypen_Beispiel (2).png||height="520" width="868"]]
78 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
80 80  
81 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
82 -Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
83 -Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
84 -Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
80 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
81 +Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
82 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
83 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
84 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
85 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
86 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
85 85  
88 +
89 +
86 86  == Kontakte anlegen ==
87 87  
88 88  1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -102,13 +102,14 @@
102 102  (% style="list-style-type:circle" %)
103 103  * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
104 104  
105 -== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
109 +(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
110 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
106 106  
107 107  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
108 108  Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
109 109  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
110 110  
111 -== Beziehungen hinzufügen ==
116 +=== Beziehungen hinzufügen ===
112 112  
113 113  (% style="float:right" %)
114 114  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -195,7 +195,43 @@
195 195  Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
196 196  Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
197 197  
203 +==== Dashboard konfigurieren ====
198 198  
205 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
206 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
207 +
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
210 +
211 +(% style="float:right" %)
212 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
213 +
214 +(% start="3" %)
215 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
216 +
217 +==== Spaltenlayout ändern ====
218 +
219 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
220 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
221 +
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
224 +
225 +(% start="3" %)
226 +1. Option **Spaltenlayout** auswählen
227 +
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
230 +
231 +(% start="4" %)
232 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
233 +
234 +(% style="list-style-type:circle" %)
235 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
236 +* (((
237 +
238 +)))
239 +
199 199  (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
200 200  (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
201 201  
... ... @@ -294,35 +294,8 @@
294 294  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
295 295  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
296 296  
297 -(% class="box infomessage" %)
298 -(((
299 -**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
300 -)))
338 +==== Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht) ====
301 301  
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -
308 -**Weglassen von hier...**
309 -
310 -|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
311 -|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
312 -* Anrede
313 -* Titel (wenn vorhanden)
314 -* Vorname
315 -* Nachname
316 -* Land
317 -* PLZ
318 -* Ort
319 -* Mobiltelefon
320 -)))
321 -|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
322 -
323 -(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
324 -Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
325 -
326 326  1. Die **CSV Datei** öffnen
327 327  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
328 328  1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
... ... @@ -333,8 +333,7 @@
333 333  (% style="float:right" %)
334 334  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
335 335  
336 -(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
337 -Organisationsadresse aus Import erstellen
350 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
338 338  
339 339  1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
340 340  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
... ... @@ -356,9 +356,6 @@
356 356  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
357 357  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
358 358  
359 -(% class="wikigeneratedid" %)
360 -.**..bis hier**
361 -
362 362  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
363 363  
364 364  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -370,7 +370,7 @@
370 370  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
371 371  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
372 372  
373 -== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
383 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
374 374  
375 375  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
376 376  
... ... @@ -408,3 +408,35 @@
408 408  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
409 409  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
410 410  )))
421 +
422 +
423 +
424 +
425 +**Anforderungskriterien**
426 +
427 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
428 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
429 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
430 +
431 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
432 +
433 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
434 +
435 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
436 +
437 +(% class="wikigeneratedid" %)
438 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
439 +
440 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
441 +
442 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
443 +
444 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
445 +
446 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
447 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
448 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
449 +
450 +**Beispieldatei**
451 +
452 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Kontakttypen_Beispiel (2).png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Kontakttypen_Beispiel.png
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