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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 212.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/11 13:22
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/31 15:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -20,28 +20,24 @@
20 20  
21 21  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22 22  
23 -Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
23 +Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
24 24  
25 -[[image:Uebersicht_Dashboard.png||height="478" width="939"]]
25 +[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
26 26  
27 27  (% style="width:939.6px" %)
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**0**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 30  Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Über das **Haus**-Symbol kommt man jederzeit zum Dashboard zurück.
32 -Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
35 35  (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
37 -Über das Tür-Symbol kann man sich aus dem Non Profit Manager **ausloggen**.
38 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Aktivitäten**. (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
39 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Zum **Posteingang **gelangt man über diese Schaltfläche. Bei Bedarf kann man dort auch die E-Mails mit dem gewünschten **Outlook**-**Konto **außerhalb des Non Profit Managers **synchronisieren**. (Siehe Kapitel: [[Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVerwaltungderNachrichtenimNonProfitManager]])
40 -|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
41 41  Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
42 -|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Zuwendungen**.
43 -Unter anderem kann man hier die Zuwendungen koordinieren und einsehen (Siehe Kapitel: [[Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]])
44 -|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich die **Zeiterfassung**. Hierüber wird man unter anderem nachher festlegen können,.... (Siehe Kapitel: [[Zeiterfassung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zeiterfassung/]]).
39 +|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 +Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
45 45  
46 46  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
47 47  
... ... @@ -79,13 +79,18 @@
79 79  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
80 80  )))
81 81  
82 -[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="415" width="700"]]
78 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
83 83  
84 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
85 -Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
86 -Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
87 -Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
80 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
81 +Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
82 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
83 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
84 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
85 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
86 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
88 88  
88 +
89 +
89 89  == Kontakte anlegen ==
90 90  
91 91  1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -105,13 +105,14 @@
105 105  (% style="list-style-type:circle" %)
106 106  * Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
107 107  
108 -== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
109 +(% class="wikigeneratedid" id="HGemeinsamkeitundUnterschiedebeiderErstellungvonKontakttypen" %)
110 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten
109 109  
110 110  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
111 111  Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
112 112  Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
113 113  
114 -== Beziehungen hinzufügen ==
116 +=== Beziehungen hinzufügen ===
115 115  
116 116  (% style="float:right" %)
117 117  [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
... ... @@ -198,7 +198,43 @@
198 198  Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
199 199  Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
200 200  
203 +==== Dashboard konfigurieren ====
201 201  
205 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
206 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
207 +
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
210 +
211 +(% style="float:right" %)
212 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
213 +
214 +(% start="3" %)
215 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
216 +
217 +==== Spaltenlayout ändern ====
218 +
219 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
220 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
221 +
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
224 +
225 +(% start="3" %)
226 +1. Option **Spaltenlayout** auswählen
227 +
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
230 +
231 +(% start="4" %)
232 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
233 +
234 +(% style="list-style-type:circle" %)
235 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
236 +* (((
237 +
238 +)))
239 +
202 202  (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
203 203  (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
204 204  
... ... @@ -297,39 +297,8 @@
297 297  * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
298 298  * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
299 299  
338 +==== Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht) ====
300 300  
301 -
302 -
303 -
304 -(% class="box infomessage" %)
305 -(((
306 -**Hinweis**: Je nach dem **welche Zellen **man **in **der **CSV Datei **ausgefüllt hat, können sich hieraus unterschiedliche Adressen-Typen ableiten. Es gibt Personen- und Organisationsadressen. Lässt man beispielsweise die Zellen von Anrede, Vorname und Nachname leer, so bildet sich aus der Kombination der anderen Zellen eine Organisationsadresse.
307 -)))
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 -
314 -
315 -**Weglassen von hier...**
316 -
317 -|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
318 -|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
319 -* Anrede
320 -* Titel (wenn vorhanden)
321 -* Vorname
322 -* Nachname
323 -* Land
324 -* PLZ
325 -* Ort
326 -* Mobiltelefon
327 -)))
328 -|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
329 -
330 -(% class="wikigeneratedid" id="HPersonenadresseausImporterstellen28KonzeptFCberlegen2Cob1Bsp.mitallen5KontakttypenunddieseerlE4utert2Causreicht29" %)
331 -Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht)
332 -
333 333  1. Die **CSV Datei** öffnen
334 334  1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
335 335  1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
... ... @@ -340,8 +340,7 @@
340 340  (% style="float:right" %)
341 341  [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
342 342  
343 -(% class="wikigeneratedid" id="HOrganisationsadresseausImporterstellen" %)
344 -Organisationsadresse aus Import erstellen
350 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
345 345  
346 346  1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
347 347  (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
... ... @@ -363,9 +363,6 @@
363 363  **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
364 364  Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
365 365  
366 -(% class="wikigeneratedid" %)
367 -.**..bis hier**
368 -
369 369  = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
370 370  
371 371  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -377,22 +377,8 @@
377 377  Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
378 378  Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
379 379  
383 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
380 380  
381 -
382 -
383 -== Übersicht des Posteingangs ==
384 -
385 -[[image:Posteingang_Uebersicht.png||height="398" width="972"]]
386 -
387 -(% style="width:972.6px" %)
388 -|=(% style="width: 108px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
389 -|(% style="width:108px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über diesen Menüpunkt kann man die **Sortierung **des **Posteingangs ändern**. Durch Anklicken verändert sich die Reihenfolge.
390 -|(% style="width:108px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Eine E-Mail. Sofern der Posteingang des Non Profit Managers **erfolgreich mit **dem Posteingang des gewünschten **Outlook**-**Kontos **synchronisiert worden ist (Siehe Kapitel: ), werden hier nun alle **E-Mails** **aus dem Outlook-Konto** aufgelistet.
391 -|(% style="width:108px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Aus den **Nachrichten aus **dem **Posteingang **lassen sich **Aktivitäten generieren**. Diese kann man dann auch Personen oder einer/m bestimmten Fälligkeitsdatum/Wiedervorlage, wie einer Aktivität auch, zuweisen. Allerdings lässt sich hier nur E-Mail als Aktivitätentyp festlegen.
392 -|(% style="width:108px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Über dieses Icon **aktualisiert **man den Posteingang.
393 -
394 -== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
395 -
396 396  1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
397 397  
398 398  (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
... ... @@ -429,3 +429,35 @@
429 429  "Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
430 430  Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
431 431  )))
421 +
422 +
423 +
424 +
425 +**Anforderungskriterien**
426 +
427 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
428 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
429 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
430 +
431 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
432 +
433 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
434 +
435 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
436 +
437 +(% class="wikigeneratedid" %)
438 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
439 +
440 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
441 +
442 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
443 +
444 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
445 +
446 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
447 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
448 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
449 +
450 +**Beispieldatei**
451 +
452 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -122.1 KB
Inhalt
Kontakttypen_Beispiel (2).png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -131.4 KB
Inhalt
Kontakttypen_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -129.5 KB
Inhalt
Posteingang_Uebersicht.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -247.1 KB
Inhalt
Uebersicht_Dashboard.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -268.1 KB
Inhalt