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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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am 2023/05/09 17:09
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am 2023/05/23 17:54
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,14 +5,45 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Wozu der Non-Profit-Manager? =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 -??
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
11 11  
12 12  
13 -= Kontakttypen =
20 += Wo findet man was? =
14 14  
15 -|=Icon|=Beschreibung
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23 +
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 +
26 +
27 +
28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 +
40 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 +
42 +
43 +
44 +== Kontakttypen ==
45 +
46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
16 16  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
17 17  Eine Organisation ist eine juristische Person.
18 18  Beispiele einer Organisation sind:
... ... @@ -21,7 +21,8 @@
21 21  * Verein
22 22  * Stiftung
23 23  )))
24 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
25 25  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
26 26  |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
27 27  Beispiele eines Haushalts sind:(((
... ... @@ -29,122 +29,210 @@
29 29  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
30 30  )))
31 31  
32 -== Kontakttyp Organisation ==
64 +== Kontakte anlegen ==
33 33  
34 -(% style="float:right" %)
35 -[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
36 36  
37 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
38 38  
39 -Beispiele einer Organisation sind:
71 +(% start="2" %)
72 +1. Auf <Kontakt> klicken
40 40  
41 -* Gewerblicher Betrieb
42 -* Verein
43 -* Stiftung
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
44 44  
45 -(% style="float:right" %)
46 -[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
77 +(% start="3" %)
78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
47 47  
48 -== Kontakttyp Person ==
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
49 49  
50 -Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
51 51  
52 -Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
53 53  
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
54 54  
55 -== Kontakttyp Haushalt ==
98 +== Kontakte suchen ==
56 56  
100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 +
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 +
106 +(% start="3" %)
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 +
57 57  (% style="float:right" %)
58 -[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
59 59  
60 -Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
112 += Konfiguration des Dashboards =
61 61  
62 -Beispiele eines Haushalts sind:
114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
63 63  
64 -* Familie
65 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 +* E-Mail-Signatur
120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
66 66  
67 -= Anwendungsfälle =
122 +== Dashboard konfigurieren ==
68 68  
69 -== Anwendungsfall 1 ==
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
70 70  
71 -??
127 +(% style="list-style-type:circle" %)
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
72 72  
73 -== Anwendungsfall 2 ==
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
74 74  
75 -??
133 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
76 76  
135 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
77 77  
139 +=== Beziehungen hinzufügen ===
78 78  
79 -= Arbeiten mit Kontakten =
141 +(% style="float:right" %)
142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
80 80  
81 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
144 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
82 82  
83 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
84 84  
85 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
149 +(% start="2" %)
150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
86 86  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
87 87  
88 -== Kontakt suchen ==
157 +(% start="5" %)
158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
89 89  
90 -Eine leistungsfähige Suche
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
91 91  
92 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
164 += Import der Kontakte =
93 93  
94 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
166 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
95 95  
96 -Beispielsuche
168 +??
97 97  
170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
98 98  
99 -== Dublettenerkennung ==
172 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
100 100  
101 -Unterstützung von Dublettenerkennung
174 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
102 102  
103 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
176 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
104 104  
105 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
179 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
106 106  
182 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
107 107  
108 -== Kontakte manuell anlegen ==
185 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
109 109  
110 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
187 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
111 111  
112 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
192 +(% class="wikigeneratedid" %)
193 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
113 113  
114 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
195 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
115 115  
116 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
197 +(% style="float:right" %)
198 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
117 117  
118 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
200 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
119 119  
120 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Kontakte werden angezeigt.
121 121  
206 +(% start="3" %)
207 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
122 122  
123 -== Beziehungen verwalten ==
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
124 124  
125 -Beziehungen zwischen Kontakten
213 +(% start="5" %)
214 +1. Die Option CSV Datei auswählen
126 126  
127 -Neue Beziehung anlegen
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
128 128  
129 -Suchen einer Beziehung
219 +(% start="6" %)
220 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
130 130  
223 +(% style="float:right" %)
224 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
131 131  
132 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
133 133  
134 -Unterstützung von Outlook 365
231 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
135 135  
136 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
233 +??
137 137  
138 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
235 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
139 139  
140 -Beispiel:
237 +1. Die CSV Datei öffnen(((
238 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="124" width="348"]]
141 141  
240 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display: none;" %) (%%)Rot = Ansprechpartner, Grün = Organisation
142 142  
242 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="106" width="347"]]
143 143  
144 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
244 +Rot = Ansprechpartner, Grün = Organisation
245 +)))
246 +1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
247 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
248 +1. In die nächste Zeile springen
249 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
250 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
145 145  
146 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
254 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
255 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
147 147  
257 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse.
258 +
259 +
260 +Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
261 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
148 148  **Anforderungskriterien**
149 149  
150 150  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +39.7 KB
Inhalt