Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/05/30 15:58
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 15 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -5,15 +5,48 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Wozu d erNon-Profit-Manager? =8 += Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 -?? 10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 11 11 12 12 13 -= Kontakttypen =20 += Wo findet man was? = 14 14 15 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 23 + 24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 25 + 26 + 27 + 28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 39 + 40 += Über Kontakte (Grundlegendes) = 41 + 42 +== Kontaktbereiche == 43 + 44 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 16 16 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 46 +Organisationsadresse 47 + 48 +Ansprechpartner 49 +)))|((( 17 17 Eine Organisation ist eine juristische Person. 18 18 Beispiele einer Organisation sind: 19 19 ... ... @@ -21,131 +21,263 @@ 21 21 * Verein 22 22 * Stiftung 23 23 ))) 24 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 57 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 58 +Personenadresse 59 + 60 +Ansprechpartner 61 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 25 25 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 26 26 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 27 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 64 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 65 +Haushaltsadresse 66 + 67 +Haushaltsmitglied 68 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 28 28 Beispiele eines Haushalts sind:((( 29 29 * Familie 30 30 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 31 31 ))) 32 32 33 -== Kontakt typ Organisation ==74 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels === 34 34 35 -(% style="float:right" %) 36 -[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]] 76 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 77 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 78 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 79 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 80 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 37 37 38 - Eine OrganisationisteinejuristischePerson.82 +[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]] 39 39 40 - Beispiele einer Organisation sind:84 +?? 41 41 42 -* Gewerblicher Betrieb 43 -* Verein 44 -* Stiftung 86 +== Kontakte anlegen == 45 45 88 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 89 + 90 +(% style="list-style-type:circle" %) 91 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 92 + 93 +(% start="2" %) 94 +1. Auf <Kontakt> klicken 95 + 96 +(% style="list-style-type:circle" %) 97 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 98 + 99 +(% start="3" %) 100 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 101 + 102 +(% style="list-style-type:circle" %) 103 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 104 + 105 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 106 + 107 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 108 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 109 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 110 + 111 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 112 +|**Name**|ja|ja|ja 113 +|**Anschrift**|ja|ja|ja 114 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 115 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja 116 +|**Telefon**|ja|ja|ja 117 +|**E-Mail**|ja|ja|ja 118 +|**Web**|nein|ja|nein 119 + 120 +== Kontakte suchen == 121 + 122 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 123 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 124 + 125 +(% style="list-style-type:circle" %) 126 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 127 + 128 +(% start="3" %) 129 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen 130 + 46 46 (% style="float:right" %) 47 -[[ IconeinerPerson>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]132 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 48 48 49 -= =KontakttypPerson==134 += Konfiguration des Dashboards = 50 50 51 -Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 136 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 137 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 138 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 52 52 53 -Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 140 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 141 +* E-Mail-Signatur 142 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 54 54 144 +== Dashboard konfigurieren == 55 55 56 -== Kontakttyp Haushalt == 146 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 147 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen 57 57 149 +(% style="list-style-type:circle" %) 150 +* Die Einstellungen werden geöffnet. 151 + 152 +(% start="3" %) 153 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 154 + 155 +=== Spaltenlayout ändern === 156 + 58 58 (% style="float:right" %) 59 -[[ Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]158 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 60 60 61 -Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 160 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 161 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 62 62 63 -Beispiele eines Haushalts sind: 163 +(% style="list-style-type:circle" %) 164 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 64 64 65 - *Familie66 - *Personen,dieineiner Gemeinschaft leben166 +(% start="3" %) 167 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen 67 67 68 -= Anwendungsfälle = 169 +(% style="list-style-type:circle" %) 170 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 69 69 70 -== Anwendungsfall 1 == 172 +(% start="4" %) 173 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 71 71 72 -?? 175 +(% style="list-style-type:circle" %) 176 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 73 73 74 -== Anwendungsfall2==178 +== Beziehungen zwischen Kontakten == 75 75 76 -?? 180 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 181 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 182 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 77 77 184 +=== Beziehungen hinzufügen === 78 78 186 +(% style="float:right" %) 187 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 79 79 80 - =ArbeitenmitKontakten=189 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 81 81 82 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis 191 +(% style="list-style-type:circle" %) 192 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 83 83 84 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 194 +(% start="2" %) 195 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken 196 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 197 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 85 85 86 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 199 +(% style="list-style-type:circle" %) 200 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 87 87 202 +(% start="5" %) 203 +1. Das Eingabeformular ausfüllen 204 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 88 88 89 -== Kontakt suchen == 206 +(% style="list-style-type:circle" %) 207 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 90 90 91 - EineleistungsfähigeSuche209 += Import der Kontakte = 92 92 93 - Suchestartetautomatischnach dem3.Zeichen211 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 94 94 95 - Kombination von mehreren Wortzeichen möglich213 +?? 96 96 97 - Beispielsuche215 +== Kontakte aus CSV Datei importieren == 98 98 217 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === 99 99 100 - ==Dublettenerkennung==219 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus: 101 101 102 -Unterstützung von Dublettenerkennung 221 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 222 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 103 103 104 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 224 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 225 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 105 105 106 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 227 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 228 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 107 107 230 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 108 108 109 -== Kontakte manuell anlegen == 232 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 233 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 234 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 235 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 110 110 111 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 237 +(% class="wikigeneratedid" %) 238 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 112 112 113 - NeueOrganisation,Haushalt oderPersonanlegen240 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 114 114 115 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 242 +(% style="float:right" %) 243 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 116 116 117 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 245 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 246 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 118 118 119 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 248 +(% style="list-style-type:circle" %) 249 +* Die Kontakte werden angezeigt. 120 120 121 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 251 +(% start="3" %) 252 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 253 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken 122 122 255 +(% style="list-style-type:circle" %) 256 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 123 123 124 -== Beziehungen verwalten == 258 +(% start="5" %) 259 +1. Die Option CSV Datei auswählen 125 125 126 -Beziehungen zwischen Kontakten 261 +(% style="list-style-type:circle" %) 262 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 127 127 128 -Neue Beziehung anlegen 264 +(% start="6" %) 265 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 266 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 129 129 130 -Suchen einer Beziehung 268 +(% style="float:right" %) 269 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 131 131 271 +(% style="list-style-type:circle" %) 272 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 273 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 274 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 132 132 133 -== Kontakte ausOutlook 365 importieren ==276 +==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 134 134 135 -Unterstützung von Outlook 365 278 +1. Die CSV Datei öffnen 279 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 280 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 136 136 137 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 282 +(% style="list-style-type:circle" %) 283 +* Die Personenadresse wird erstellt. 138 138 139 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 285 +(% style="float:right" %) 286 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 140 140 141 - Beispiel:288 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 142 142 290 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 291 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 292 +))) 293 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 294 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 295 +1. In die nächste Zeile springen 296 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 297 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 143 143 299 +(% style="float:right" %) 300 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 144 144 145 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 302 +(% style="list-style-type:circle" %) 303 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 304 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 305 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 146 146 147 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 307 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 308 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 148 148 310 + 311 + 312 + 313 + 149 149 **Anforderungskriterien** 150 150 151 151 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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