Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 15 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was.png
- Wo_findet_man_was_2.png
- Wo_findet_man_was_3.png
- Zum_Dashboard_navigieren.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
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... ... @@ -8,15 +8,42 @@ 8 8 = Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 14 14 19 += Wo findet man was? = 15 15 16 - =Kontakttypen=21 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 17 17 18 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 23 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 24 + 25 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 26 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 27 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 28 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 29 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 30 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 31 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 32 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 33 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 34 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 35 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 36 + 37 += Über Kontakte (Grundlegendes) = 38 + 39 +== Kontaktbereiche == 40 + 41 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 19 19 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 43 +Organisationsadresse 44 + 45 +Ansprechpartner 46 +)))|((( 20 20 Eine Organisation ist eine juristische Person. 21 21 Beispiele einer Organisation sind: 22 22 ... ... @@ -24,98 +24,263 @@ 24 24 * Verein 25 25 * Stiftung 26 26 ))) 27 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. 54 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 55 +Personenadresse 56 + 57 +Ansprechpartner 58 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 28 28 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 29 29 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 30 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 61 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 62 +Haushaltsadresse 63 + 64 +Haushaltsmitglied 65 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 31 31 Beispiele eines Haushalts sind:((( 32 32 * Familie 33 33 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 34 34 ))) 35 35 36 -== == 71 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels === 37 37 38 -= Anwendungsfälle = 73 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 74 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 75 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 76 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 77 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 39 39 40 - == Anwendungsfall1==79 +[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]] 41 41 42 42 ?? 43 43 44 -== Anwendungsfall2==83 +== Kontakte anlegen == 45 45 46 - ??85 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 47 47 87 +(% style="list-style-type:circle" %) 88 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 48 48 90 +(% start="2" %) 91 +1. Auf <Kontakt> klicken 49 49 50 -= Arbeiten mit Kontakten = 93 +(% style="list-style-type:circle" %) 94 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 51 51 52 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis 96 +(% start="3" %) 97 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 53 53 54 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 99 +(% style="list-style-type:circle" %) 100 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 55 55 56 - Nebender KontaktverwaltungauchBeziehungsnetzwerkeaufbauen102 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 57 57 104 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 105 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 106 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 58 58 59 -== Kontakt suchen == 108 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 109 +|**Name**|ja|ja|ja 110 +|**Anschrift**|ja|ja|ja 111 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 112 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja 113 +|**Telefon**|ja|ja|ja 114 +|**E-Mail**|ja|ja|ja 115 +|**Web**|nein|ja|nein 60 60 61 - Eineleistungsfähige Suche117 +== Kontakte suchen == 62 62 63 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 119 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 120 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 64 64 65 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich 122 +(% style="list-style-type:circle" %) 123 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 66 66 67 -Beispielsuche 125 +(% start="3" %) 126 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen 68 68 128 +(% style="float:right" %) 129 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 69 69 70 -= =Dublettenerkennung==131 += Konfiguration des Dashboards = 71 71 72 -Unterstützung von Dublettenerkennung 133 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 134 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 135 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 73 73 74 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 137 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 138 +* E-Mail-Signatur 139 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 75 75 76 - Systemunterstützt, Entscheidungen werdenimmer vom Benutzergetroffen141 +== Dashboard konfigurieren == 77 77 143 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 144 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen 78 78 79 -== Kontakte manuell anlegen == 146 +(% style="list-style-type:circle" %) 147 +* Die Einstellungen werden geöffnet. 80 80 81 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 149 +(% start="3" %) 150 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 82 82 83 - NeueOrganisation, HaushaltoderPersonanlegen152 +=== Spaltenlayout ändern === 84 84 85 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 154 +(% style="float:right" %) 155 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 86 86 87 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 157 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 158 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 88 88 89 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 160 +(% style="list-style-type:circle" %) 161 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 90 90 91 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 163 +(% start="3" %) 164 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen 92 92 166 +(% style="list-style-type:circle" %) 167 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 93 93 94 -== Beziehungen verwalten == 169 +(% start="4" %) 170 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 95 95 96 -Beziehungen zwischen Kontakten 172 +(% style="list-style-type:circle" %) 173 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 97 97 98 - NeueBeziehunganlegen175 +== Beziehungen zwischen Kontakten == 99 99 100 -Suchen einer Beziehung 177 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 178 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 179 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 101 101 181 +=== Beziehungen hinzufügen === 102 102 183 +(% style="float:right" %) 184 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 185 + 186 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 187 + 188 +(% style="list-style-type:circle" %) 189 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 190 + 191 +(% start="2" %) 192 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken 193 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 194 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 195 + 196 +(% style="list-style-type:circle" %) 197 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 198 + 199 +(% start="5" %) 200 +1. Das Eingabeformular ausfüllen 201 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 202 + 203 +(% style="list-style-type:circle" %) 204 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 205 + 206 += Import der Kontakte = 207 + 103 103 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 104 104 105 - Unterstützung von Outlook 365210 +?? 106 106 107 - AutomatischerImport derKontakte ausdempersönlichenPostfach212 +== Kontakte aus CSV Datei importieren == 108 108 109 - Erkennenvon Kontaktenmit mehrerenKontaktdaten214 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === 110 110 111 - Beispiel:216 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus: 112 112 218 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 219 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 113 113 221 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 222 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 114 114 115 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 224 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 225 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 116 116 117 - Kontaktekönnen über eineCSV-Dateiinden Non-Profit-Managerimportiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonstender Import nicht funktioniert.227 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 118 118 229 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 230 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 231 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 232 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 233 + 234 +(% class="wikigeneratedid" %) 235 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 236 + 237 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 238 + 239 +(% style="float:right" %) 240 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 241 + 242 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 243 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 244 + 245 +(% style="list-style-type:circle" %) 246 +* Die Kontakte werden angezeigt. 247 + 248 +(% start="3" %) 249 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 250 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken 251 + 252 +(% style="list-style-type:circle" %) 253 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 254 + 255 +(% start="5" %) 256 +1. Die Option CSV Datei auswählen 257 + 258 +(% style="list-style-type:circle" %) 259 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 260 + 261 +(% start="6" %) 262 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 263 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 264 + 265 +(% style="float:right" %) 266 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 267 + 268 +(% style="list-style-type:circle" %) 269 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 270 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 271 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 272 + 273 +==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 274 + 275 +1. Die CSV Datei öffnen 276 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 277 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 278 + 279 +(% style="list-style-type:circle" %) 280 +* Die Personenadresse wird erstellt. 281 + 282 +(% style="float:right" %) 283 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 284 + 285 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 286 + 287 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 288 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 289 +))) 290 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 291 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 292 +1. In die nächste Zeile springen 293 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 294 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 295 + 296 +(% style="float:right" %) 297 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 298 + 299 +(% style="list-style-type:circle" %) 300 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 301 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 302 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 303 + 304 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 305 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 306 + 307 + 308 + 309 + 310 + 119 119 **Anforderungskriterien** 120 120 121 121 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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