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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 3.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:27
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/12 13:29
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,128 +1,200 @@
1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 +
2 2  {{toc/}}
3 -{{/box}}
6 +)))
4 4  
5 -= Arbeiten mit Kontakten =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
6 6  
7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
8 8  
9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
10 10  
11 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
16 += Wo findet man was? =
12 12  
13 -Immer aktuell
18 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
14 14  
15 -DSGVO
20 +[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
16 16  
17 -== Kontakt suchen ==
18 18  
19 -Eine leistungsfähige Suche
23 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
30 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
20 20  
21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
33 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
22 22  
23 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
24 24  
25 -Beispielsuche
26 26  
27 -== Dublettenerkennung ==
37 +== Kontakttypen ==
28 28  
29 -Unterstützung von Dublettenerkennung
39 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
40 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
41 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 +Beispiele einer Organisation sind:
30 30  
31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
44 +* Gewerblicher Betrieb
45 +* Verein
46 +* Stiftung
47 +)))
48 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 +* Familie
54 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 +)))
32 32  
33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
57 +== Kontakte anlegen ==
34 34  
35 -== Kontakte manuell anlegen ==
59 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
36 36  
37 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
61 +(% style="list-style-type:circle" %)
62 +* Button <Kontakt> wird angezeigt.
38 38  
39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
64 +(% start="2" %)
65 +1. Auf <Kontakt> klicken
40 40  
41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
67 +(% style="list-style-type:circle" %)
68 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
42 42  
43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
70 +(% start="3" %)
71 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
44 44  
45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
73 +(% style="list-style-type:circle" %)
74 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
46 46  
47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
76 +=== Organisation mit Ansprechpartner anlegen ===
48 48  
49 -== Beziehungen verwalten ==
78 +??
50 50  
51 -Beziehungen zwischen Kontakten
80 +=== Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen ===
52 52  
53 -Neue Beziehung anlegen
82 +??
54 54  
55 -Suchen einer Beziehung
56 56  
57 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
85 +== Kontakte suchen ==
58 58  
59 -Unterstützung von Outlook 365
87 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
88 +1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
60 60  
61 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
90 +(% style="list-style-type:circle" %)
91 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
62 62  
63 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
93 +(% start="3" %)
94 +1. Gesuchten Kontakt auswählen
64 64  
65 -Beispiel:
96 += Konfiguration des Kontaktmanagements =
66 66  
98 +(% style="float:right" %)
99 +[[Konfigurationen in der Sidebar>>image:Konfigurationen_Kontaktmanagement.png||alt="Konfigurationen in der Sidebar" height="312" width="234"]]
67 67  
101 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
102 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
103 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
68 68  
105 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
106 +* E-Mail-Signatur
107 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
69 69  
70 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
109 +== Kontaktmanagement konfigurieren ==
71 71  
72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
111 +1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
73 73  
74 -**Anforderungskriterien**
113 +(% style="list-style-type:circle" %)
114 +* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
75 75  
76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte nicht improtiert
78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
116 +(% start="2" %)
117 +1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
79 79  
80 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
119 +(% style="list-style-type:circle" %)
120 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
81 81  
82 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
122 +(% start="3" %)
123 +1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
83 83  
84 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
125 += Anwendungsfälle =
85 85  
86 -[[image:image-20230403122020-1.png]]
127 +== Anwendungsfall 1 ==
87 87  
129 +??
88 88  
89 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
131 +== Anwendungsfall 2 ==
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
92 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
93 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
94 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
95 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
96 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
97 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
98 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
99 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
100 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
101 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
102 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
103 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
104 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
105 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
133 +??
107 107  
108 108  
109 109  
110 110  
138 +== Dublettenerkennung ==
111 111  
140 +Unterstützung von Dublettenerkennung
112 112  
142 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
113 113  
144 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
114 114  
115 115  
116 116  
148 +== Beziehungen verwalten ==
117 117  
150 +Beziehungen zwischen Kontakten
118 118  
152 +Neue Beziehung anlegen
119 119  
154 +Suchen einer Beziehung
120 120  
121 121  
157 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
122 122  
159 +Unterstützung von Outlook 365
123 123  
161 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
124 124  
163 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
125 125  
165 +Beispiel:
126 126  
127 127  
128 -Abla
168 +
169 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
170 +
171 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
172 +
173 +**Anforderungskriterien**
174 +
175 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
176 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
177 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
178 +
179 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
180 +
181 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
182 +
183 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
184 +
185 +(% class="wikigeneratedid" %)
186 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
187 +
188 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
189 +
190 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
191 +
192 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
193 +
194 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
195 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
196 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
197 +
198 +**Beispieldatei**
199 +
200 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +530 bytes
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,6 @@
1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 +
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt