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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 3.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:27
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/15 17:00
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,128 +1,185 @@
1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 +
2 2  {{toc/}}
3 -{{/box}}
6 +)))
4 4  
5 -= Arbeiten mit Kontakten =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
6 6  
7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
8 8  
9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
10 10  
11 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
20 += Wo findet man was? =
12 12  
13 -Immer aktuell
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
14 14  
15 -DSGVO
24 +[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
16 16  
17 -== Kontakt suchen ==
18 18  
19 -Eine leistungsfähige Suche
27 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
35 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
20 20  
21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
37 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
22 22  
23 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
24 24  
25 -Beispielsuche
26 26  
27 -== Dublettenerkennung ==
41 +== Kontakttypen ==
28 28  
29 -Unterstützung von Dublettenerkennung
43 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
45 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 +Beispiele einer Organisation sind:
30 30  
31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
48 +* Gewerblicher Betrieb
49 +* Verein
50 +* Stiftung
51 +)))
52 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 +* Familie
58 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
59 +)))
32 32  
33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
61 +== Kontakte anlegen ==
34 34  
35 -== Kontakte manuell anlegen ==
63 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
36 36  
37 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Button <Kontakt> wird angezeigt.
38 38  
39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
68 +(% start="2" %)
69 +1. Auf <Kontakt> klicken
40 40  
41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
71 +(% style="list-style-type:circle" %)
72 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
42 42  
43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
74 +(% start="3" %)
75 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
44 44  
45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
77 +(% style="list-style-type:circle" %)
78 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
46 46  
47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
80 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
48 48  
49 -== Beziehungen verwalten ==
82 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
83 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
84 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
50 50  
51 -Beziehungen zwischen Kontakten
86 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
87 +|**Name**|ja|ja|ja
88 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
89 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
90 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
91 +|**Telefon**|ja|ja|ja
92 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
93 +|**Web**|nein|ja|nein
52 52  
53 -Neue Beziehung anlegen
95 +== Kontakte suchen ==
54 54  
55 -Suchen einer Beziehung
97 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
98 +1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
56 56  
57 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
100 +(% style="list-style-type:circle" %)
101 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
58 58  
59 -Unterstützung von Outlook 365
103 +(% start="3" %)
104 +1. Gesuchten Kontakt auswählen
60 60  
61 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
106 +(% style="float:right" %)
107 +[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
62 62  
63 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
109 += Konfiguration des Kontaktmanagements =
64 64  
65 -Beispiel:
111 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
66 66  
115 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
116 +* E-Mail-Signatur
117 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
67 67  
119 +== Kontaktmanagement konfigurieren ==
68 68  
121 +1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
69 69  
70 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
123 +(% style="list-style-type:circle" %)
124 +* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
71 71  
72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
126 +(% start="2" %)
127 +1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
73 73  
74 -**Anforderungskriterien**
129 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
75 75  
76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte nicht improtiert
78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
132 +(% start="3" %)
133 +1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
79 79  
80 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
135 +== Verknüpfung von Kontakten ==
81 81  
82 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
137 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
138 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
139 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehungen aufbauen.
83 83  
84 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
85 85  
86 -[[image:image-20230403122020-1.png]]
142 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
87 87  
144 +Unterstützung von Outlook 365
88 88  
89 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
146 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
92 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
93 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
94 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
95 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
96 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
97 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
98 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
99 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
100 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
101 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
102 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
103 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
104 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
105 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
148 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
107 107  
150 +Beispiel:
108 108  
109 109  
110 110  
154 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
111 111  
156 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
112 112  
158 +**Anforderungskriterien**
113 113  
160 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
161 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
162 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
114 114  
164 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
115 115  
166 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
116 116  
168 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
117 117  
170 +(% class="wikigeneratedid" %)
171 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
118 118  
173 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
119 119  
175 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
120 120  
177 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
121 121  
179 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
180 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
181 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
122 122  
183 +**Beispieldatei**
123 123  
124 -
125 -
126 -
127 -
128 -Abla
185 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +530 bytes
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,6 @@
1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 +
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +39.7 KB
Inhalt