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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/11 15:46
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am 2023/05/23 17:37
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,31 +8,35 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
14 14  
15 15  
16 16  = Wo findet man was? =
17 17  
18 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19 19  
20 -[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
21 21  
22 22  
27 +
23 23  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 24  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 28  |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 -(Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
31 31  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
32 32  
33 -(% class="wikigeneratedid" %)
34 -= =
35 -
36 36  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
37 37  
38 38  
... ... @@ -57,103 +57,200 @@
57 57  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
58 58  )))
59 59  
60 -== ==
61 -
62 62  == Kontakte anlegen ==
63 63  
66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
64 64  
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
65 65  
71 +(% start="2" %)
72 +1. Auf <Kontakt> klicken
73 +
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76 +
77 +(% start="3" %)
78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79 +
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 +
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 +
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88 +
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
97 +
66 66  == Kontakte suchen ==
67 67  
100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
68 68  
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
69 69  
70 -= Kontaktmanagement individualisieren =
106 +(% start="3" %)
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
71 71  
109 +(% style="float:right" %)
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
72 72  
112 += Konfiguration des Dashboards =
73 73  
114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
74 74  
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 +* E-Mail-Signatur
120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
75 75  
76 -= Anwendungsfälle =
122 +== Dashboard konfigurieren ==
77 77  
78 -== Anwendungsfall 1 ==
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
79 79  
80 -??
127 +(% style="list-style-type:circle" %)
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
81 81  
82 -== Anwendungsfall 2 ==
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
83 83  
84 -??
133 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
85 85  
135 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
86 86  
139 +=== Beziehungen hinzufügen ===
87 87  
88 -= Arbeiten mit Kontakten =
141 +(% style="float:right" %)
142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
89 89  
90 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
144 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
91 91  
92 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
93 93  
94 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
149 +(% start="2" %)
150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
95 95  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
96 96  
97 -== Kontakt suchen ==
157 +(% start="5" %)
158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
98 98  
99 -Eine leistungsfähige Suche
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
100 100  
101 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
164 += Import der Kontakte =
102 102  
103 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
166 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
104 104  
105 -Beispielsuche
168 +??
106 106  
170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
107 107  
108 -== Dublettenerkennung ==
172 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
109 109  
110 -Unterstützung von Dublettenerkennung
174 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
111 111  
112 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
176 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
113 113  
114 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
179 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
115 115  
182 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
116 116  
117 -== Kontakte manuell anlegen ==
185 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
118 118  
119 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
187 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
120 120  
121 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
192 +(% class="wikigeneratedid" %)
193 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
122 122  
123 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
195 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
124 124  
125 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
197 +(% style="float:right" %)
198 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
126 126  
127 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
200 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
128 128  
129 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Kontakte werden angezeigt.
130 130  
206 +(% start="3" %)
207 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
131 131  
132 -== Beziehungen verwalten ==
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
133 133  
134 -Beziehungen zwischen Kontakten
213 +(% start="5" %)
214 +1. Die Option CSV Datei auswählen
135 135  
136 -Neue Beziehung anlegen
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
137 137  
138 -Suchen einer Beziehung
219 +(% start="6" %)
220 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
139 139  
223 +(% style="float:right" %)
224 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
140 140  
141 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
142 142  
143 -Unterstützung von Outlook 365
231 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
144 144  
145 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
233 +??
146 146  
147 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
235 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
148 148  
149 -Beispiel:
237 +1. Die CSV Datei öffnen
238 +1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
239 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
240 +1. In die nächste Zeile springen
241 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
242 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
150 150  
244 +(% style="list-style-type:circle" %)
245 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
246 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
247 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
151 151  
249 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse.
250 +Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
251 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
152 152  
153 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
154 154  
155 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
156 156  
255 +
256 +
257 +
157 157  **Anforderungskriterien**
158 158  
159 159  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +39.7 KB
Inhalt