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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 33.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/05/12 11:12
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/07 17:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Kontaktmanagement|Rollen festlegen|CSV Datei|Dashboard|Kontaktbereich|Kontakttyp|Kontakt|Administration|Import|Eigenschaft|Rolle|Berechtigung|Nachricht|Bestätigungsnachricht|Ansprechpartner
Inhalt
... ... @@ -7,37 +7,49 @@
7 7  
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
14 14  
15 -
16 16  = Wo findet man was? =
17 17  
18 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>Kontaktmanagement individualisieren]]? Wo im Fenster ist was?"
21 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19 19  
20 -[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
23 +Weitere Nummer: E-Mail-Posteingang (werden da sie E-Mails sind, zu Aktivitäten )mit neuem Screenshot einfügen und Verwaltung der Nachrichten  und Folgekapitel rauslassen
21 21  
25 +[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]
22 22  
23 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
26 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
27 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: Kontakte suchen).
28 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 -(Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
30 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
31 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
27 +(% style="width:939.6px" %)
28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)**7**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 +|(% style="width:144px" %)**8**|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den **Aktivitäten**.
40 +Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])
41 +|(% style="width:144px" %)**9**|(% style="width:793px" %)Hier befindet sich der **Posteingang**. E-Mails, die eingegangen sind, können hier sowohl eingesehen als auch verwaltet werden. E-Mails sind Aktivitäten (Link).
32 32  
33 33  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34 34  
45 +== Kontaktbereiche ==
35 35  
36 -
37 -== Kontakttypen ==
38 -
39 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
40 40  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
49 +Organisationsadresse
50 +
51 +Ansprechpartner
52 +)))|(((
41 41  Eine Organisation ist eine juristische Person.
42 42  Beispiele einer Organisation sind:
43 43  
... ... @@ -45,170 +45,405 @@
45 45  * Verein
46 46  * Stiftung
47 47  )))
48 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
61 +Personenadresse
62 +
63 +Ansprechpartner
64 +
65 +Haushaltsmitglied
66 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
49 49  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
50 50  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
51 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
69 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
70 +Haushaltsadresse
71 +
72 +Haushaltsmitglied
73 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
52 52  Beispiele eines Haushalts sind:(((
53 53  * Familie
54 54  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
55 55  )))
56 56  
79 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
80 +
81 +Neues Beispiel (Stand08-2023) (oder anhand eines kurzen Comics beschreiben?)
82 +
83 +**Alfred Analog** ist eine **Person**. Er ist eine natürliche Person und hat eine **Personenadresse:** Er wohnt in München, in der Münchener-Straße 123.
84 +Vor einigen Jahren hat Alfred Ella geheiratet. Ella hat Alfreds Nachnamen bei der Hochzeit angenommen.
85 +Alfred hat beschlossen, in Ellas Wohnung zu ziehen. Seine alte Wohnung behält er als **Nebenwohnsitz **(**Personenadresse**).
86 +Alfred ist also ein **Haushaltsmitglied **des **Haushalts **Analog in Ellas Wohnung, in diesem Fall wohnen sie gemeinsam (**Haushalt**) in Hamburg, See-Straße 49 (**Haushaltsadresse**).
87 +In Hamburg arbeitet Alfred in einer neuen Firma für Software (**Organisation**). Diese hat einen Sitz in Hamburg, Meer-Straße 15 (**Organisationsadresse 1**) und einen Sitz in Berlin (**Organisationsadresse 2**). Da Alfred in Hamburg arbeitet, ist er nur **Ansprechpartner **der **Organisationsadresse 1**.
88 +**Beruflich **kann man Alfred über die **Organisationsadresse 1** als **Ansprechpartner **erreichen.
89 +**Privat **kann man Alfred am besten als **Haushaltsmitglied **über die **Haushaltsadresse **erreichen.
90 +Er hat zwar seine **alte Wohnung **(**Personenadresse**) nicht aufgegeben, aber hält sich öfter im Haushalt auf.
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
96 +Als Person hat Alfred Analog eine **Personenadresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** einen **Haushalt oder Organisationen**.
97 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
98 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
99 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
100 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
101 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
102 +
103 +
104 +
57 57  == Kontakte anlegen ==
58 58  
59 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
107 +1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
60 60  
61 61  (% style="list-style-type:circle" %)
62 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
110 +* Der Button Kontakt wird angezeigt.
63 63  
64 64  (% start="2" %)
65 -1. Auf <Kontakt> klicken
113 +1. Auf **Kontakt** klicken
66 66  
67 67  (% style="list-style-type:circle" %)
68 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
116 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69 69  
70 70  (% start="3" %)
71 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
119 +1. Auf gewünschten Kontakttypen (Begrifflichkeit) klicken.
72 72  
73 73  (% style="list-style-type:circle" %)
74 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
122 +* Das Anmeldeformular (Desktop mit Angaben) für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75 75  
124 +== (% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:26px" %)Beziehungen zwischen Kontakten(%%) ==
125 +
126 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
127 +Also können Kontakte miteinander verknüpft werden.
128 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
129 +
130 +== Beziehungen hinzufügen ==
131 +
132 +(% style="float:right" %)
133 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
134 +
135 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
136 +
137 +(% style="list-style-type:circle" %)
138 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
139 +
140 +(% start="2" %)
141 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
142 +1. Die Option **Beziehungen** auswählen
143 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
144 +
145 +(% style="list-style-type:circle" %)
146 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
147 +
148 +(% start="5" %)
149 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
150 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
151 +
152 +(% style="list-style-type:circle" %)
153 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
154 +
76 76  == Kontakte suchen ==
77 77  
78 78  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
158 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80 80  
81 81  (% style="list-style-type:circle" %)
82 82  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83 83  
84 84  (% start="3" %)
85 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
164 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
86 86  
87 -= Kontaktmanagement individualisieren =
166 +(% style="float:right" %)
167 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
88 88  
89 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
169 += Einstellungen =
90 90  
91 -(% style="list-style-type:circle" %)
92 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
171 +== Über Einstellungen ==
93 93  
94 -(% start="2" %)
95 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
173 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
96 96  
175 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
176 +* E-Mail-Signatur
177 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
178 +* Dashboard
179 +* Förderungen
180 +
181 +=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===
182 +
183 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
184 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
185 +
186 +(% style="float:right" %)
187 +[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
188 +
97 97  (% style="list-style-type:circle" %)
98 98  * Die Einstellungen werden geöffnet.
99 99  
100 100  (% start="3" %)
101 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
193 +1. Die Option** E-Mail** auswählen
102 102  
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
103 103  
198 +(% start="4" %)
199 +1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
104 104  
201 +(% style="list-style-type:circle" %)
202 +* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
105 105  
106 -= Anwendungsfälle =
204 +(% start="5" %)
205 +1. Die gewünschte Signatur eingeben
206 +1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
107 107  
108 -== Anwendungsfall 1 ==
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
109 109  
110 -??
211 +=== Konfiguration des Dashboards ===
111 111  
112 -== Anwendungsfall 2 ==
213 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
214 +Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
215 +Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
113 113  
114 -??
217 +==== Dashboard konfigurieren ====
115 115  
219 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
220 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
116 116  
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
117 117  
118 -= Arbeiten mit Kontakten =
225 +(% style="float:right" %)
226 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
119 119  
120 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
228 +(% start="3" %)
229 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
121 121  
122 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
231 +==== Spaltenlayout ändern ====
123 123  
124 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
233 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
234 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
125 125  
236 +(% style="list-style-type:circle" %)
237 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
126 126  
127 -== Kontakt suchen ==
239 +(% start="3" %)
240 +1. Option **Spaltenlayout** auswählen
128 128  
129 -Eine leistungsfähige Suche
242 +(% style="list-style-type:circle" %)
243 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
130 130  
131 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
245 +(% start="4" %)
246 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
132 132  
133 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
248 +(% style="list-style-type:circle" %)
249 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
250 +* (((
251 +
252 +)))
134 134  
135 -Beispielsuche
254 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
255 +(% style="color:inherit; font-family:inherit; font-size:29px" %)Import der Kontakte
136 136  
257 +(% style="float:right" %)
258 +[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
137 137  
138 -== Dublettenerkennung ==
260 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
139 139  
140 -Unterstützung von Dublettenerkennung
262 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
141 141  
142 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
264 +(% style="list-style-type:circle" %)
265 +* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
143 143  
144 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
267 +(% start="2" %)
268 +1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
145 145  
270 +(% style="list-style-type:circle" %)
271 +* Verschiedene Optionen werden angezeigt.
146 146  
147 -== Kontakte manuell anlegen ==
273 +(% start="3" %)
274 +1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
148 148  
149 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
276 +(% style="list-style-type:circle" %)
277 +* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
150 150  
151 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
279 +(% start="4" %)
280 +1. Die Option **Outlook **auswählen
152 152  
153 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
282 +(% style="list-style-type:circle" %)
283 +* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
154 154  
155 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
285 +(% start="5" %)
286 +1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
156 156  
157 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
288 +(% style="list-style-type:circle" %)
289 +* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
158 158  
159 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
291 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
160 160  
293 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
161 161  
162 -== Beziehungen verwalten ==
295 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
163 163  
164 -Beziehungen zwischen Kontakten
297 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
298 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
165 165  
166 -Neue Beziehung anlegen
300 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
301 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
167 167  
168 -Suchen einer Beziehung
303 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
304 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
169 169  
306 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
170 170  
171 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
308 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
309 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
310 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
311 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
172 172  
173 -Unterstützung von Outlook 365
313 +(% class="wikigeneratedid" %)
314 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
174 174  
175 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
316 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
176 176  
177 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
318 +(% style="float:right" %)
319 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
178 178  
179 -Beispiel:
321 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
322 +1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
180 180  
324 +(% style="list-style-type:circle" %)
325 +* Die Kontakte werden angezeigt.
181 181  
327 +(% start="3" %)
328 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
329 +1. Auf **Kontakte importieren** klicken
182 182  
183 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
331 +(% style="list-style-type:circle" %)
332 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
184 184  
185 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
334 +(% start="5" %)
335 +1. Die Option **CSV Datei **auswählen
186 186  
187 -**Anforderungskriterien**
337 +(% style="list-style-type:circle" %)
338 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
188 188  
189 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
190 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
191 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
340 +(% start="6" %)
341 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
342 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
192 192  
193 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
344 +(% style="float:right" %)
345 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
194 194  
195 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
349 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
350 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
196 196  
197 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
352 +(% class="wikigeneratedid" %)
353 +==== ====
198 198  
199 199  (% class="wikigeneratedid" %)
200 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
356 +=== Benötigte Zellen für die jeweilige Adresse ===
201 201  
202 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
358 +Mehrere Überlegungen (wird noch abgewogen):
203 203  
204 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
360 +Beispiele mit jeweiliger Piktogrammdarstellung zur Veranschaulichung
205 205  
206 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
362 +Oder: In Tabellenform
207 207  
208 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
209 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
210 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
364 +|=(% style="width: 281px;" %)Adresse|=(% style="width: 876px;" %)Inhalte
365 +|(% style="width:281px" %)Personenadresse|(% style="width:876px" %)(((
366 +* Anrede
367 +* Titel (wenn vorhanden)
368 +* Vorname
369 +* Nachname
370 +* Land
371 +* PLZ
372 +* Ort
373 +* Mobiltelefon
374 +)))
375 +|(% style="width:281px" %)Organisationsadresse|(% style="width:876px" %)
211 211  
212 -**Beispieldatei**
377 +==== Personenadresse aus Import erstellen (Konzept überlegen, ob 1 Bsp. mit allen 5 Kontakttypen und diese erläutert, ausreicht) ====
213 213  
214 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
379 +1. Die **CSV Datei** öffnen
380 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
381 +1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
382 +
383 +(% style="list-style-type:circle" %)
384 +* Die Personenadresse wird erstellt.
385 +
386 +(% style="float:right" %)
387 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
388 +
389 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
390 +
391 +1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
392 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
393 +)))
394 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
395 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
396 +1. In die nächste Zeile springen
397 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
398 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
399 +
400 +(% style="float:right" %)
401 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
402 +
403 +(% style="list-style-type:circle" %)
404 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
405 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
406 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
407 +
408 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
409 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
410 +
411 += Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
412 +
413 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
414 +[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]
415 +
416 +== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
417 +
418 +Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
419 +Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
420 +Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
421 +
422 +== Nachrichten (E-Mail ~= Aktivität ~= keine Nachricht) im Non Profit Manager empfangen ==
423 +
424 +1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
425 +
426 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
427 +[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]
428 +
429 +(% style="list-style-type:circle" %)
430 +* Der Posteingang wird geöffnet.
431 +
432 +== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
433 +
434 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
435 +1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
436 +
437 +(% style="list-style-type:circle" %)
438 +* Die Personenadresse wird angezeigt.
439 +* Ein Brief-Icon wird angezeigt.
440 +
441 +(% start="3" %)
442 +1. Das **Brief-Icon** anklicken
443 +
444 +(% style="list-style-type:circle" %)
445 +* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
446 +
447 +(% class="box infomessage" %)
448 +(((
449 += **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
450 +
451 +"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"
452 +Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]
453 +
454 +"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"
455 +Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]
456 +
457 +"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"
458 +Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]
459 +)))
460 +
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