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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 4.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/15 18:08
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,139 +1,210 @@
1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 +
2 2  {{toc/}}
3 -{{/box}}
6 +)))
4 4  
5 -= Arbeiten mit Kontakten =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
6 6  
7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
8 8  
9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
10 10  
11 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
20 += Wo findet man was? =
12 12  
13 -Immer aktuell
22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
14 14  
15 -DSGVO
24 +[[image:Wo_findet_man_was_3.png]]
16 16  
17 -== Kontakt suchen ==
18 18  
19 -Eine leistungsfähige Suche
20 20  
21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem zwischen Beziehungen zwischen Kontakten hinzufügen (Siehe Kapitel: Beziehungen hinzufügen).
22 22  
23 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
40 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
24 24  
25 -Beispielsuche
26 26  
27 -== Dublettenerkennung ==
28 28  
29 -Unterstützung von Dublettenerkennung
44 +== Kontakttypen ==
30 30  
31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 +Beispiele einer Organisation sind:
32 32  
33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
51 +* Gewerblicher Betrieb
52 +* Verein
53 +* Stiftung
54 +)))
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 +* Familie
61 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 +)))
34 34  
35 -== Kontakte manuell anlegen ==
64 +== Kontakte anlegen ==
36 36  
37 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
38 38  
39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Button <Kontakt> wird angezeigt.
40 40  
41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
71 +(% start="2" %)
72 +1. Auf <Kontakt> klicken
42 42  
43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
44 44  
45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
77 +(% start="3" %)
78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
46 46  
47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
48 48  
49 -== Beziehungen verwalten ==
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
50 50  
51 -Beziehungen zwischen Kontakten
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
52 52  
53 -Neue Beziehung anlegen
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
54 54  
55 -Suchen einer Beziehung
98 +== Kontakte suchen ==
56 56  
57 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 +1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
58 58  
59 -Unterstützung von Outlook 365
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
60 60  
61 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
106 +(% start="3" %)
107 +1. Gesuchten Kontakt auswählen
62 62  
63 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
109 +(% style="float:right" %)
110 +[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
64 64  
65 -Beispiel:
112 += Konfiguration des Kontaktmanagements =
66 66  
114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
67 67  
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
119 +* E-Mail-Signatur
120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
68 68  
122 +== Kontaktmanagement konfigurieren ==
69 69  
70 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
124 +1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
71 71  
72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
126 +(% style="list-style-type:circle" %)
127 +* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
73 73  
74 -**Anforderungskriterien**
129 +(% start="2" %)
130 +1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
75 75  
76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
132 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
79 79  
135 +(% start="3" %)
136 +1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
80 80  
81 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
138 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
82 82  
83 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
140 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
141 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
142 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehungen hinzufügen.
84 84  
85 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
144 +=== Beziehungen hinzufügen ===
86 86  
87 -(% class="wikigeneratedid" %)
88 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
146 +Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
89 89  
90 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
148 +Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
91 91  
92 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In diesem Fall sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet.
150 +Gewünschten Kontakt anklicken
93 93  
94 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
152 +Option <Beziehungen( )> auswählen
95 95  
96 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
97 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
98 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
154 +Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
99 99  
156 +Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
100 100  
101 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
158 +Eingabeformular ausfüllen
102 102  
103 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
104 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
105 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
106 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
107 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
117 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
118 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
160 +Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
119 119  
162 +Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
120 120  
121 121  
122 122  
123 123  
167 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
124 124  
169 +Unterstützung von Outlook 365
125 125  
171 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
126 126  
173 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
127 127  
175 +Beispiel:
128 128  
129 129  
130 130  
179 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
131 131  
181 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
132 132  
183 +**Anforderungskriterien**
133 133  
185 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
186 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
187 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
134 134  
189 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
135 135  
191 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
136 136  
193 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
137 137  
195 +(% class="wikigeneratedid" %)
196 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
138 138  
139 -Abla
198 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
199 +
200 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
201 +
202 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
203 +
204 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
205 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
206 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
207 +
208 +**Beispieldatei**
209 +
210 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +14.0 KB
Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +530 bytes
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,6 @@
1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 +
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +39.7 KB
Inhalt