Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/05/15 18:13
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.r prummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
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... ... @@ -1,139 +1,210 @@ 1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}} 1 +(% class="box" %) 2 +((( 3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet** 4 + 2 2 {{toc/}} 3 - {{/box}}6 +))) 4 4 5 -= ArbeitenmitKontakten =8 += Wozu das Kontaktmanagement? = 6 6 7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis 10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 8 8 9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 10 10 11 - Nebender Kontaktverwaltungauch Beziehungsnetzwerkeaufbauen20 += Wo findet man was? = 12 12 13 - Immer aktuell22 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 14 14 15 - DSGVO24 +[[image:Wo_findet_man_was_3.png]] 16 16 17 -== Kontakt suchen == 18 18 19 -Eine leistungsfähige Suche 20 20 21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 28 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten. 31 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]). 35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement). 36 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 22 22 23 -Ko mbination von mehrerenWortzeichenmöglich#40 += Über Kontakte (Grundlegendes) = 24 24 25 -Beispielsuche 26 26 27 -== Dublettenerkennung == 28 28 29 - UnterstützungvonDublettenerkennung44 +== Kontakttypen == 30 30 31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 46 +|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 48 +Eine Organisation ist eine juristische Person. 49 +Beispiele einer Organisation sind: 32 32 33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 51 +* Gewerblicher Betrieb 52 +* Verein 53 +* Stiftung 54 +))) 55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 56 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 57 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 59 +Beispiele eines Haushalts sind:((( 60 +* Familie 61 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben 62 +))) 34 34 35 -== Kontakte manuell anlegen ==64 +== Kontakte anlegen == 36 36 37 -A nlegenvonKontaktenüberEingabemasken66 +1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 38 38 39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 68 +(% style="list-style-type:circle" %) 69 +* Button <Kontakt> wird angezeigt. 40 40 41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 71 +(% start="2" %) 72 +1. Auf <Kontakt> klicken 42 42 43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 74 +(% style="list-style-type:circle" %) 75 +* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 44 44 45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 77 +(% start="3" %) 78 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 46 46 47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 80 +(% style="list-style-type:circle" %) 81 +* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 48 48 49 -== Beziehungenverwalten ==83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 50 50 51 -Beziehungen zwischen Kontakten 85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 52 52 53 -Neue Beziehung anlegen 89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 90 +|**Name**|ja|ja|ja 91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja 92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja 94 +|**Telefon**|ja|ja|ja 95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja 96 +|**Web**|nein|ja|nein 54 54 55 - SucheneinerBeziehung98 +== Kontakte suchen == 56 56 57 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 100 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 101 +1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 58 58 59 -Unterstützung von Outlook 365 103 +(% style="list-style-type:circle" %) 104 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 60 60 61 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 106 +(% start="3" %) 107 +1. Gesuchten Kontakt auswählen 62 62 63 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 109 +(% style="float:right" %) 110 +[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]] 64 64 65 - Beispiel:112 += Konfiguration des Kontaktmanagements = 66 66 114 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 115 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 116 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 67 67 118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]]) 119 +* E-Mail-Signatur 120 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 68 68 122 +== Kontaktmanagement konfigurieren == 69 69 70 - ==Kontakte auseinerCSV Dateiimportieren==124 +1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren 71 71 72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 126 +(% style="list-style-type:circle" %) 127 +* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt. 73 73 74 -**Anforderungskriterien** 129 +(% start="2" %) 130 +1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken 75 75 76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 132 +(% style="list-style-type:circle" %) 133 +* Die Einstellungen werden geöffnet. 79 79 135 +(% start="3" %) 136 +1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 80 80 81 - **NotwendigerAufbau derCSV Datei**138 +== Beziehungen zwischen Kontakten == 82 82 83 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 140 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 141 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 142 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 84 84 85 -Be im Import der Daten aus einer CSV-Datei können biszu 15 Spalten verwendet werden, diejedocheinedefinierteReihenfolge einhalten müssen. Das NachfolgendeBeispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.144 +=== Beziehungen hinzufügen === 86 86 87 -(% class="wikigeneratedid" %) 88 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 146 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 89 89 90 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 148 +(% style="list-style-type:circle" %) 149 +* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt. 91 91 92 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In diesem Fall sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet. 151 +(% start="2" %) 152 +1. Gewünschten Kontakt anklicken 153 +1. Option <Beziehungen( )> auswählen 154 +1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 93 93 94 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 156 +(% style="list-style-type:circle" %) 157 +* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 95 95 96 - *Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdateneiner Organisation)97 - *Ansprechpartner (Person beieiner Organisationmit Adresseund Kontaktdaten)98 - *Personenadresse(Privatpersonmit AdresseundKontaktdaten)159 +(% start="5" %) 160 +1. Eingabeformular ausfüllen 161 +1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 99 99 163 +(% style="list-style-type:circle" %) 164 +* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 100 100 101 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten** 102 102 103 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %) 104 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld** 105 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %) 106 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %) 107 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 108 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 109 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 110 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 111 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 112 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 113 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 114 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 115 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 116 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 117 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 118 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 167 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 119 119 169 +Unterstützung von Outlook 365 120 120 171 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 121 121 173 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 122 122 175 +Beispiel: 123 123 124 124 125 125 179 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 126 126 181 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 127 127 183 +**Anforderungskriterien** 128 128 185 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 186 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 187 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 129 129 189 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 130 130 191 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 131 131 193 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 132 132 195 +(% class="wikigeneratedid" %) 196 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 133 133 198 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 134 134 200 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. 135 135 202 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 136 136 204 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 205 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 206 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 137 137 208 +**Beispieldatei** 138 138 139 -A bla210 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
- Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,6 @@ 1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position 2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service 3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;; 4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;; 5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin 6 +
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