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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/12 13:01
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/26 16:22
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,9 +8,13 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
14 14  
15 15  
16 16  = Wo findet man was? =
... ... @@ -17,18 +17,21 @@
17 17  
18 18  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
19 19  
20 -[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
21 21  
22 22  
27 +
23 23  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
24 24  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
25 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
26 26  |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
27 27  |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28 28  |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
29 -(Siehe Kapitel: Konfiguration des Kontaktmanagements).
30 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
31 31  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
32 32  
33 33  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
34 34  
... ... @@ -59,141 +59,226 @@
59 59  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
60 60  
61 61  (% style="list-style-type:circle" %)
62 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
63 63  
64 64  (% start="2" %)
65 65  1. Auf <Kontakt> klicken
66 66  
67 67  (% style="list-style-type:circle" %)
68 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
69 69  
70 70  (% start="3" %)
71 71  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
72 72  
73 73  (% style="list-style-type:circle" %)
74 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
75 75  
83 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 +
85 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88 +
89 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 +|**Name**|ja|ja|ja
91 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 +|**Telefon**|ja|ja|ja
95 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 +|**Web**|nein|ja|nein
97 +
76 76  == Kontakte suchen ==
77 77  
78 78  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
79 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
80 80  
81 81  (% style="list-style-type:circle" %)
82 82  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
83 83  
84 84  (% start="3" %)
85 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
86 86  
87 -= Konfiguration des Kontaktmanagements =
88 -
89 89  (% style="float:right" %)
90 -[[Konfigurationen in der Sidebar>>image:Konfigurationen_Kontaktmanagement.png||alt="Konfigurationen in der Sidebar" height="312" width="234"]]
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
91 91  
112 += Konfiguration des Dashboards =
113 +
92 92  Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
93 93  Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
94 94  Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
95 95  
96 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
97 97  * E-Mail-Signatur
98 98  * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
99 99  
100 -== Kontaktmanagement konfigurieren ==
122 +== Dashboard konfigurieren ==
101 101  
102 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
103 103  
104 104  (% style="list-style-type:circle" %)
105 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
106 106  
107 -(% start="2" %)
108 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
109 109  
133 +=== Spaltenlayout ändern ===
134 +
135 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
136 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
137 +
110 110  (% style="list-style-type:circle" %)
111 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
139 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
112 112  
113 113  (% start="3" %)
114 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
142 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
115 115  
116 -= Anwendungsfälle =
144 +(% style="list-style-type:circle" %)
145 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
117 117  
118 -== Anwendungsfall 1 ==
147 +(% start="4" %)
148 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
119 119  
120 -??
150 +(% style="list-style-type:circle" %)
151 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
121 121  
122 -== Anwendungsfall 2 ==
153 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
123 123  
124 -??
155 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
156 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
157 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
125 125  
159 +=== Beziehungen hinzufügen ===
126 126  
161 +(% style="float:right" %)
162 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
127 127  
128 -= Arbeiten mit Kontakten =
164 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
129 129  
130 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
131 131  
132 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
169 +(% start="2" %)
170 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
171 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
172 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
133 133  
134 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
135 135  
177 +(% start="5" %)
178 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
179 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
136 136  
137 -== Kontakt suchen ==
181 +(% style="list-style-type:circle" %)
182 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
138 138  
139 -Eine leistungsfähige Suche
184 += Import der Kontakte =
140 140  
141 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
186 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
142 142  
143 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
188 +??
144 144  
145 -Beispielsuche
190 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
146 146  
192 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
147 147  
148 -== Dublettenerkennung ==
194 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
149 149  
150 -Unterstützung von Dublettenerkennung
196 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
197 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
151 151  
152 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
199 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
200 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
153 153  
154 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
202 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
203 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
155 155  
205 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
156 156  
157 -== Kontakte manuell anlegen ==
207 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
208 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
209 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
210 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
158 158  
159 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
212 +(% class="wikigeneratedid" %)
213 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
160 160  
161 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
215 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
162 162  
163 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
217 +(% style="float:right" %)
218 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
164 164  
165 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
220 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
221 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
166 166  
167 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* Die Kontakte werden angezeigt.
168 168  
169 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
226 +(% start="3" %)
227 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
228 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
170 170  
230 +(% style="list-style-type:circle" %)
231 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
171 171  
172 -== Beziehungen verwalten ==
233 +(% start="5" %)
234 +1. Die Option CSV Datei auswählen
173 173  
174 -Beziehungen zwischen Kontakten
236 +(% style="list-style-type:circle" %)
237 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
175 175  
176 -Neue Beziehung anlegen
239 +(% start="6" %)
240 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
241 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
177 177  
178 -Suchen einer Beziehung
243 +(% style="float:right" %)
244 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
179 179  
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
248 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
249 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
180 180  
181 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
251 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
182 182  
183 -Unterstützung von Outlook 365
253 +1. Die CSV Datei öffnen
254 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
255 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
184 184  
185 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Die Personenadresse wird erstellt.
186 186  
187 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
260 +(% style="float:right" %)
261 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
188 188  
189 -Beispiel:
263 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
190 190  
265 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
266 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
267 +)))
268 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
269 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
270 +1. In die nächste Zeile springen
271 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
272 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
191 191  
274 +(% style="float:right" %)
275 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
192 192  
193 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
277 +(% style="list-style-type:circle" %)
278 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
279 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
280 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
194 194  
195 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
282 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
283 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
196 196  
285 +
286 +
287 +
288 +
197 197  **Anforderungskriterien**
198 198  
199 199  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +39.7 KB
Inhalt