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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 54.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/12 16:45
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Auf Version 1.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/03/05 12:56
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,140 +1,53 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=1]] =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
13 +Immer aktuell
23 23  
24 -[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
15 +DSGVO
25 25  
17 +== Kontakt suchen[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=2]] ==
26 26  
27 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
35 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
19 +Eine leistungsfähige Suche
36 36  
37 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
38 38  
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
39 39  
25 +Beispielsuche
40 40  
41 -== Kontakttypen ==
27 +== Dublettenerkennung[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=3]] ==
42 42  
43 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
45 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 -Beispiele einer Organisation sind:
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
47 47  
48 -* Gewerblicher Betrieb
49 -* Verein
50 -* Stiftung
51 -)))
52 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 -* Familie
58 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
59 -)))
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
60 60  
61 -== Kontakte anlegen ==
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
62 62  
63 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
35 +== Kontakte manuell anlegen[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=4]] ==
64 64  
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
67 67  
68 -(% start="2" %)
69 -1. Auf <Kontakt> klicken
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
70 70  
71 -(% style="list-style-type:circle" %)
72 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
73 73  
74 -(% start="3" %)
75 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
76 76  
77 -(% style="list-style-type:circle" %)
78 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
79 79  
80 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
81 81  
82 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
83 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
49 +== Beziehungen verwalten[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=5]] ==
84 84  
85 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
86 -|**Name**| | |
87 -|**Anschrift**| | |
88 -|**Geburtsdatum**| | |
89 -|**Briefansprache**| | |
90 -|**Telefon**| | |
91 -|**E-Mail**| | |
92 -|**Web**| | |
93 -
94 -
95 -== Kontakte suchen ==
96 -
97 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
98 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
99 -
100 -(% style="list-style-type:circle" %)
101 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
102 -
103 -(% start="3" %)
104 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
105 -
106 -(% style="float:right" %)
107 -[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
108 -
109 -= Konfiguration des Kontaktmanagements =
110 -
111 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
114 -
115 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
116 -* E-Mail-Signatur
117 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
118 -
119 -== Kontaktmanagement konfigurieren ==
120 -
121 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
122 -
123 -(% style="list-style-type:circle" %)
124 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
125 -
126 -(% start="2" %)
127 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
128 -
129 -(% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
131 -
132 -(% start="3" %)
133 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
134 -
135 -
136 -== Beziehungen verwalten ==
137 -
138 138  Beziehungen zwischen Kontakten
139 139  
140 140  Neue Beziehung anlegen
... ... @@ -141,9 +141,8 @@
141 141  
142 142  Suchen einer Beziehung
143 143  
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=6]] ==
144 144  
145 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
146 -
147 147  Unterstützung von Outlook 365
148 148  
149 149  Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
... ... @@ -152,37 +152,10 @@
152 152  
153 153  Beispiel:
154 154  
67 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren[[Bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/edit/Testseite/Kontaktmanagement/WebHome?section=7]] ==
155 155  
69 +Weitere Möglichkeit für den Import von Kontakten über eine CSV Datei (Excel Format)
156 156  
157 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
71 +Notwendiger Aufbau der CSV Datei
158 158  
159 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
160 -
161 -**Anforderungskriterien**
162 -
163 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
164 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
165 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
166 -
167 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
168 -
169 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
170 -
171 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
172 -
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
175 -
176 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
177 -
178 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
179 -
180 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
181 -
182 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
183 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
184 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
185 -
186 -**Beispieldatei**
187 -
188 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
73 +Ablauf des Imports
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -14.0 KB
Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -530 bytes
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,0 @@
1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt
image-20230403122020-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -17.7 KB
Inhalt