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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 55.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/15 17:00
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 12:55
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 14  \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
... ... @@ -21,27 +21,30 @@
21 21  
22 22  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23 23  
24 -[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 25  
26 26  
27 +
27 27  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28 28  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
29 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
30 30  |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
31 31  |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
32 32  |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
33 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).
34 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
35 35  |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
36 36  
37 37  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38 38  
39 39  
40 40  
41 -== Kontakttypen ==
44 +== Kontaktbereiche ==
42 42  
43 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
46 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]| |(((
45 45  Eine Organisation ist eine juristische Person.
46 46  Beispiele einer Organisation sind:
47 47  
... ... @@ -49,10 +49,10 @@
49 49  * Verein
50 50  * Stiftung
51 51  )))
52 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]| |Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
53 53  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
54 54  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
58 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]| |Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
56 56  Beispiele eines Haushalts sind:(((
57 57  * Familie
58 58  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
... ... @@ -63,19 +63,19 @@
63 63  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
64 64  
65 65  (% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
67 67  
68 68  (% start="2" %)
69 69  1. Auf <Kontakt> klicken
70 70  
71 71  (% style="list-style-type:circle" %)
72 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
73 73  
74 74  (% start="3" %)
75 75  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
76 76  
77 77  (% style="list-style-type:circle" %)
78 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
79 79  
80 80  === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
81 81  
... ... @@ -95,66 +95,197 @@
95 95  == Kontakte suchen ==
96 96  
97 97  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
98 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
99 99  
100 100  (% style="list-style-type:circle" %)
101 101  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
102 102  
103 103  (% start="3" %)
104 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
105 105  
106 106  (% style="float:right" %)
107 -[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
108 108  
109 -= Konfiguration des Kontaktmanagements =
112 += Konfiguration des Dashboards =
110 110  
111 111  Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 112  Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 113  Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
114 114  
115 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])
118 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
116 116  * E-Mail-Signatur
117 117  * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
118 118  
119 -== Kontaktmanagement konfigurieren ==
122 +== Dashboard konfigurieren ==
120 120  
121 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
122 122  
123 123  (% style="list-style-type:circle" %)
124 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
128 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
125 125  
126 -(% start="2" %)
127 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
130 +(% start="3" %)
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
128 128  
133 +=== Spaltenlayout ändern ===
134 +
135 +(% style="float:right" %)
136 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
137 +
138 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
139 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
140 +
129 129  (% style="list-style-type:circle" %)
130 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
142 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
131 131  
132 132  (% start="3" %)
133 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
145 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
134 134  
135 -== Verknüpfung von Kontakten ==
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
136 136  
150 +(% start="4" %)
151 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
152 +
153 +(% style="list-style-type:circle" %)
154 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
155 +
156 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
157 +
137 137  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
138 138  Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
139 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehungen aufbauen.
160 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
140 140  
162 +=== Beziehungen hinzufügen ===
141 141  
164 +(% style="float:right" %)
165 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
166 +
167 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
168 +
169 +(% style="list-style-type:circle" %)
170 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
171 +
172 +(% start="2" %)
173 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
174 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
175 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
176 +
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
179 +
180 +(% start="5" %)
181 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
182 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
183 +
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
186 +
187 += Import der Kontakte =
188 +
142 142  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
143 143  
144 -Unterstützung von Outlook 365
191 +??
145 145  
146 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
193 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
147 147  
148 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
195 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
149 149  
150 -Beispiel:
197 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
151 151  
199 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
200 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
152 152  
202 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
203 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
153 153  
154 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
205 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
206 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
155 155  
156 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
208 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
157 157  
210 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
211 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
212 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
213 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
214 +
215 +(% class="wikigeneratedid" %)
216 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
217 +
218 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
219 +
220 +(% style="float:right" %)
221 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
222 +
223 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
224 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
225 +
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Die Kontakte werden angezeigt.
228 +
229 +(% start="3" %)
230 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
231 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
232 +
233 +(% style="list-style-type:circle" %)
234 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
235 +
236 +(% start="5" %)
237 +1. Die Option CSV Datei auswählen
238 +
239 +(% style="list-style-type:circle" %)
240 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
241 +
242 +(% start="6" %)
243 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
244 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
245 +
246 +(% style="float:right" %)
247 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
248 +
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
251 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
252 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
253 +
254 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
255 +
256 +1. Die CSV Datei öffnen
257 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
258 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
259 +
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Die Personenadresse wird erstellt.
262 +
263 +(% style="float:right" %)
264 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
265 +
266 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
267 +
268 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
269 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
270 +)))
271 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
272 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
273 +1. In die nächste Zeile springen
274 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
275 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
276 +
277 +(% style="float:right" %)
278 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
279 +
280 +(% style="list-style-type:circle" %)
281 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
282 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
283 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
284 +
285 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
286 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
287 +
288 +
289 +
290 +
291 +
158 158  **Anforderungskriterien**
159 159  
160 160  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +32.0 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +264.8 KB
Inhalt