Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 11 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
- Beziehungen_verwalten.png
- Einstellungen_via_Sidebar.png
- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
- Spaltenlayout_ändern_1.png
- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
- Wo_findet_man_was_3.png
Details
- Seiteneigenschaften
-
- Inhalt
-
... ... @@ -8,7 +8,7 @@ 8 8 = Wozu das Kontaktmanagement? = 9 9 10 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). 12 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. ... ... @@ -21,27 +21,32 @@ 21 21 22 22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" 23 23 24 -[[image:Wo_ findet_man_was_2.png]]24 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]] 25 25 26 26 27 + 27 27 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 28 28 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 29 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten .30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 30 30 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 31 31 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 32 32 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 33 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]).34 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für dasKontaktmanagement).34 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). 35 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). 35 35 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 36 36 37 37 = Über Kontakte (Grundlegendes) = 38 38 42 +== Kontaktbereiche == 39 39 40 - 41 -== Kontakttypen == 42 - 43 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 44 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung 44 44 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 46 +Organisationsadresse 47 + 48 +Ansprechpartner 49 +)))|((( 45 45 Eine Organisation ist eine juristische Person. 46 46 Beispiele einer Organisation sind: 47 47 ... ... @@ -49,33 +49,53 @@ 49 49 * Verein 50 50 * Stiftung 51 51 ))) 52 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 57 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( 58 +Personenadresse 59 + 60 +Ansprechpartner 61 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 53 53 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 54 54 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 64 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( 65 +Haushaltsadresse 66 + 67 +Haushaltsmitglied 68 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 56 56 Beispiele eines Haushalts sind:((( 57 57 * Familie 58 58 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben 59 59 ))) 60 60 74 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels === 75 + 76 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). 77 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. 78 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) 79 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). 80 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. 81 + 82 +[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]] 83 + 84 +?? 85 + 61 61 == Kontakte anlegen == 62 62 63 63 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken 64 64 65 65 (% style="list-style-type:circle" %) 66 -* Button <Kontakt> wird angezeigt. 91 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt. 67 67 68 68 (% start="2" %) 69 69 1. Auf <Kontakt> klicken 70 70 71 71 (% style="list-style-type:circle" %) 72 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 97 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 73 73 74 74 (% start="3" %) 75 75 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 76 76 77 77 (% style="list-style-type:circle" %) 78 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 103 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 79 79 80 80 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === 81 81 ... ... @@ -95,69 +95,197 @@ 95 95 == Kontakte suchen == 96 96 97 97 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 98 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 123 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 99 99 100 100 (% style="list-style-type:circle" %) 101 101 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 102 102 103 103 (% start="3" %) 104 -1. Gesuchten Kontakt auswählen129 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen 105 105 106 106 (% style="float:right" %) 107 -[[ viademSymbol mitden Schiebereglern(sieheKapitel: ~[~[Wo findet manwas?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]132 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]] 108 108 109 -= Konfiguration des Kontaktmanagements =134 += Konfiguration des Dashboards = 110 110 111 111 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 112 112 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 113 113 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 114 114 115 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]])140 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) 116 116 * E-Mail-Signatur 117 117 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 118 118 119 -== Kontaktmanagementkonfigurieren ==144 +== Dashboard konfigurieren == 120 120 121 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren 146 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken 147 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen 122 122 123 123 (% style="list-style-type:circle" %) 124 -* Schriftzug<Dashboard konfigurieren>wirdangezeigt.150 +* Die Einstellungen werden geöffnet. 125 125 126 -(% start=" 2" %)127 -1. AufdiedreiblauenSchiebereglerklicken152 +(% start="3" %) 153 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 128 128 155 +=== Spaltenlayout ändern === 156 + 157 +(% style="float:right" %) 158 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] 159 + 160 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 161 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken 162 + 129 129 (% style="list-style-type:circle" %) 130 -* DieEinstellungen werdengeöffnet.164 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. 131 131 132 132 (% start="3" %) 133 -1. GewünschtenBereichauswählenund konfigurieren167 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen 134 134 169 +(% style="list-style-type:circle" %) 170 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. 171 + 172 +(% start="4" %) 173 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen 174 + 175 +(% style="list-style-type:circle" %) 176 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. 177 + 135 135 == Beziehungen zwischen Kontakten == 136 136 137 137 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 138 138 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 139 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehung enhinzufügen.182 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 140 140 141 141 === Beziehungen hinzufügen === 142 142 186 +(% style="float:right" %) 187 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] 143 143 189 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken 144 144 191 +(% style="list-style-type:circle" %) 192 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. 193 + 194 +(% start="2" %) 195 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken 196 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen 197 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 198 + 199 +(% style="list-style-type:circle" %) 200 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 201 + 202 +(% start="5" %) 203 +1. Das Eingabeformular ausfüllen 204 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 205 + 206 +(% style="list-style-type:circle" %) 207 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 208 + 209 += Import der Kontakte = 210 + 145 145 == Kontakte aus Outlook 365 importieren == 146 146 147 - Unterstützung von Outlook 365213 +?? 148 148 149 - AutomatischerImport derKontakte ausdempersönlichenPostfach215 +== Kontakte aus CSV Datei importieren == 150 150 151 - Erkennenvon Kontaktenmit mehrerenKontaktdaten217 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === 152 152 153 - Beispiel:219 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus: 154 154 221 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt 222 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) 155 155 224 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. 225 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. 156 156 157 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 227 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O 228 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position 158 158 159 - Kontaktekönnen über eineCSV-Dateiinden Non-Profit-Managerimportiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonstender Import nicht funktioniert.230 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === 160 160 232 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen 233 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen 234 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen 235 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern 236 + 237 +(% class="wikigeneratedid" %) 238 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 239 + 240 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === 241 + 242 +(% style="float:right" %) 243 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] 244 + 245 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) 246 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) 247 + 248 +(% style="list-style-type:circle" %) 249 +* Die Kontakte werden angezeigt. 250 + 251 +(% start="3" %) 252 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) 253 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken 254 + 255 +(% style="list-style-type:circle" %) 256 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. 257 + 258 +(% start="5" %) 259 +1. Die Option CSV Datei auswählen 260 + 261 +(% style="list-style-type:circle" %) 262 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. 263 + 264 +(% start="6" %) 265 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen 266 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen 267 + 268 +(% style="float:right" %) 269 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] 270 + 271 +(% style="list-style-type:circle" %) 272 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) 273 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. 274 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. 275 + 276 +==== Personenadresse aus Import erstellen ==== 277 + 278 +1. Die CSV Datei öffnen 279 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen 280 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen 281 + 282 +(% style="list-style-type:circle" %) 283 +* Die Personenadresse wird erstellt. 284 + 285 +(% style="float:right" %) 286 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] 287 + 288 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== 289 + 290 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( 291 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) 292 +))) 293 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) 294 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen 295 +1. In die nächste Zeile springen 296 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) 297 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) 298 + 299 +(% style="float:right" %) 300 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] 301 + 302 +(% style="list-style-type:circle" %) 303 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. 304 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. 305 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. 306 + 307 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. 308 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. 309 + 310 + 311 + 312 + 313 + 161 161 **Anforderungskriterien** 162 162 163 163 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +93.2 KB - Inhalt
- Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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- Author
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- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +68.3 KB - Inhalt
- Beziehungen_verwalten.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +67.9 KB - Inhalt
- Einstellungen_via_Sidebar.png
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- Author
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- Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
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- Author
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- Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
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- Author
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- Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
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- Author
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- Spaltenlayout_ändern_1.png
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- Author
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- Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
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- Author
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- Wo_findet_man_was_3.png
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- Author
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