Änderungen von Dokument Kontaktmanagement
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am 2023/04/03 12:42
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. MarcoBauer1 +XWiki.rprummer - Inhalt
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... ... @@ -1,213 +1,139 @@ 1 -(% class="box" %) 2 -((( 3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet** 4 - 1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}} 5 5 {{toc/}} 6 - )))3 +{{/box}} 7 7 8 -= WozudasKontaktmanagement?=5 += Arbeiten mit Kontakten = 9 9 10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. 11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen). 12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. 13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. 14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. 15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. 16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** 17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. 7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis 18 18 9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten 19 19 20 - = Wo findetmanwas?=11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen 21 21 22 - Dennman stellt sich zuerst immerdie Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"13 +Immer aktuell 23 23 24 - [[image:Wo_findet_man_was_3.png]]15 +DSGVO 25 25 17 +== Kontakt suchen == 26 26 19 +Eine leistungsfähige Suche 27 27 28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung 29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). 30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten. 31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). 32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). 33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren 34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Kontaktmanagements>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesKontaktmanagements]]). 35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement). 36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**. 37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. 38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). 21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen 39 39 40 - = ÜberKontakte(Grundlegendes)=23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich# 41 41 25 +Beispielsuche 42 42 27 +== Dublettenerkennung == 43 43 44 - ==Kontakttypen==29 +Unterstützung von Dublettenerkennung 45 45 46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung 47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( 48 -Eine Organisation ist eine juristische Person. 49 -Beispiele einer Organisation sind: 31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen? 50 50 51 -* Gewerblicher Betrieb 52 -* Verein 53 -* Stiftung 54 -))) 55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. 56 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. 57 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. 58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. 59 -Beispiele eines Haushalts sind:((( 60 -* Familie 61 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben 62 -))) 33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen 63 63 64 -== Kontakte anlegen == 35 +== Kontakte manuell anlegen == 65 65 66 - 1.Auf<+>nebenderSuchleisteklicken37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken 67 67 68 -(% style="list-style-type:circle" %) 69 -* Button <Kontakt> wird angezeigt. 39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen 70 70 71 -(% start="2" %) 72 -1. Auf <Kontakt> klicken 41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen 73 73 74 -(% style="list-style-type:circle" %) 75 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. 43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen 76 76 77 -(% start="3" %) 78 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. 45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen 79 79 80 -(% style="list-style-type:circle" %) 81 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. 47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen 82 82 83 -== =Gemeinsamkeitund Unterschiedebei derErstellung von Kontakttypen ===49 +== Beziehungen verwalten == 84 84 85 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. 86 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. 87 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: 51 +Beziehungen zwischen Kontakten 88 88 89 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt 90 -|**Name**|ja|ja|ja 91 -|**Anschrift**|ja|ja|ja 92 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein 93 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja 94 -|**Telefon**|ja|ja|ja 95 -|**E-Mail**|ja|ja|ja 96 -|**Web**|nein|ja|nein 53 +Neue Beziehung anlegen 97 97 98 - == Kontakte suchen==55 +Suchen einer Beziehung 99 99 100 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken 101 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben 57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 102 102 103 -(% style="list-style-type:circle" %) 104 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. 59 +Unterstützung von Outlook 365 105 105 106 -(% start="3" %) 107 -1. Gesuchten Kontakt auswählen 61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 108 108 109 -(% style="float:right" %) 110 -[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]] 63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 111 111 112 - = Konfiguration des Kontaktmanagements =65 +Beispiel: 113 113 114 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. 115 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. 116 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: 117 117 118 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Passwort ändern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HPasswortE4ndern28dringendempfohlen29]]) 119 -* E-Mail-Signatur 120 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) 121 121 122 -== Kontaktmanagement konfigurieren == 123 123 124 - 1.Zu dendreiblauenSchiebereglernnavigieren70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 125 125 126 -(% style="list-style-type:circle" %) 127 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt. 72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 128 128 129 -(% start="2" %) 130 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken 74 +**Anforderungskriterien** 131 131 132 -(% style="list-style-type:circle" %) 133 -* Die Einstellungen werden geöffnet. 76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 134 134 135 -(% start="3" %) 136 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren 137 137 138 - == BeziehungenzwischenKontakten ==81 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 139 139 140 -(% style="float:right" %) 141 -[[Beziehung hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png||height="145" width="528"]] 83 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 142 142 143 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. 144 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. 145 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. 85 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 146 146 147 -=== Beziehungen hinzufügen === 87 +(% class="wikigeneratedid" %) 88 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 148 148 149 - 1.Im Dashboard auf<Kontakte>klicken90 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner, der mit der Organisationsadresse verbunden ist. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 150 150 151 -(% style="list-style-type:circle" %) 152 -* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt. 92 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In diesem Fall sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L der Personenadresse zugeordnet. 153 153 154 -(% start="2" %) 155 -1. Gewünschten Kontakt anklicken 156 -1. Option <Beziehungen( )> auswählen 157 -1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) 94 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 158 158 159 -(% style="list-style-type:circle" %) 160 -* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. 96 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 97 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 98 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 161 161 162 -(% start="5" %) 163 -1. Eingabeformular ausfüllen 164 -1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken 165 165 166 -(% style="list-style-type:circle" %) 167 -* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. 101 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten** 168 168 103 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %) 104 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld** 105 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %) 106 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %) 107 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 108 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 109 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 110 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 111 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 112 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 113 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 114 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 115 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 116 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 117 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 118 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %) 169 169 170 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren == 171 171 172 -Unterstützung von Outlook 365 173 173 174 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach 175 175 176 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten 177 177 178 -Beispiel: 179 179 180 180 181 181 182 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren == 183 183 184 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert. 185 185 186 -**Anforderungskriterien** 187 187 188 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt 189 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert 190 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen 191 191 192 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei** 193 193 194 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. 195 195 196 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. 197 197 198 -(% class="wikigeneratedid" %) 199 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] 200 200 201 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. 202 202 203 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. 204 204 205 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** 206 206 207 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) 208 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) 209 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) 210 210 211 -**Beispieldatei** 212 - 213 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden. 139 +Abla
- Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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- Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
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... ... @@ -1,6 +1,0 @@ 1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position 2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service 3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;; 4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;; 5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin 6 -
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