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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 67.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/16 12:55
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/23 18:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 14  \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
... ... @@ -27,7 +27,7 @@
27 27  
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
30 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 31  |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 32  |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 33  |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
... ... @@ -66,19 +66,19 @@
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67 67  
68 68  (% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
69 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
70 70  
71 71  (% start="2" %)
72 72  1. Auf <Kontakt> klicken
73 73  
74 74  (% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
75 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76 76  
77 77  (% start="3" %)
78 78  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79 79  
80 80  (% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
81 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 82  
83 83  === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 84  
... ... @@ -98,16 +98,16 @@
98 98  == Kontakte suchen ==
99 99  
100 100  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
101 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 104  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 105  
106 106  (% start="3" %)
107 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
107 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 108  
109 109  (% style="float:right" %)
110 -[[via dem Symbol mit den Schiebereglern (siehe Kapitel: ~[~[Wo findet man was?~>~>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F~]~] )>>image:Zum_Dashboard_navigieren.png||height="360" width="512"]]
110 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
111 111  
112 112  = Konfiguration des Dashboards =
113 113  
... ... @@ -121,19 +121,14 @@
121 121  
122 122  == Dashboard konfigurieren ==
123 123  
124 -1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
124 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
125 125  
126 126  (% style="list-style-type:circle" %)
127 -* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
128 -
129 -(% start="2" %)
130 -1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
131 -
132 -(% style="list-style-type:circle" %)
133 133  * Die Einstellungen werden geöffnet.
134 134  
135 135  (% start="3" %)
136 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
131 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
137 137  
138 138  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
139 139  
... ... @@ -144,44 +144,136 @@
144 144  === Beziehungen hinzufügen ===
145 145  
146 146  (% style="float:right" %)
147 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="143" width="556"]]
142 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
148 148  
149 149  1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
150 150  
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
147 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
153 153  
154 154  (% start="2" %)
155 -1. Gewünschten Kontakt anklicken
156 -1. Option <Beziehungen( )> auswählen
157 -1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
150 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
158 158  
159 159  (% style="list-style-type:circle" %)
160 -* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
155 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
161 161  
162 162  (% start="5" %)
163 -1. Eingabeformular ausfüllen
164 -1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
158 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
165 165  
166 166  (% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
162 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
168 168  
164 += Import der Kontakte =
165 +
169 169  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
170 170  
171 -Unterstützung von Outlook 365
168 +??
172 172  
173 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
170 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
174 174  
175 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
172 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
176 176  
177 -Beispiel:
174 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
178 178  
176 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
179 179  
179 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
180 180  
181 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
182 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
182 182  
183 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
185 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
184 184  
187 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
191 +
192 +(% class="wikigeneratedid" %)
193 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
194 +
195 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
196 +
197 +(% style="float:right" %)
198 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
199 +
200 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
202 +
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die Kontakte werden angezeigt.
205 +
206 +(% start="3" %)
207 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
209 +
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
212 +
213 +(% start="5" %)
214 +1. Die Option CSV Datei auswählen
215 +
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
218 +
219 +(% start="6" %)
220 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
222 +
223 +(% style="float:right" %)
224 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
225 +
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
230 +
231 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
232 +
233 +1. Die CSV Datei öffnen
234 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
235 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
236 +
237 +(% style="list-style-type:circle" %)
238 +* Die Personenadresse wird erstellt.
239 +
240 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
241 +
242 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="124" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png" width="348"]]
243 +
244 +(% id="cke_bm_2037024S" style="display: none;" %) (%%)Rot = Ansprechpartner ; Grün = Organisation
245 +
246 +[[image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="106" id="IBeispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png" width="347"]]
247 +
248 +Rot = Ansprechpartner ; Grün = Organisation
249 +
250 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
251 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
252 +)))
253 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
254 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
255 +1. In die nächste Zeile springen
256 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
257 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
258 +
259 +(% style="list-style-type:circle" %)
260 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
261 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
262 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
263 +
264 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
265 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
185 185  **Anforderungskriterien**
186 186  
187 187  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +96.9 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt