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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 69.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/16 12:58
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/03 12:27
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,204 +1,128 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 -
1 +{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
5 5  {{toc/}}
6 -)))
3 +{{/box}}
7 7  
8 -= Wozu das Kontaktmanagement? =
5 += Arbeiten mit Kontakten =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 -Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
7 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
18 18  
9 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
11 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
13 +Immer aktuell
23 23  
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
15 +DSGVO
25 25  
17 +== Kontakt suchen ==
26 26  
19 +Eine leistungsfähige Suche
27 27  
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
21 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
39 39  
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
23 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
41 41  
25 +Beispielsuche
42 42  
27 +== Dublettenerkennung ==
43 43  
44 -== Kontakttypen ==
29 +Unterstützung von Dublettenerkennung
45 45  
46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 -Beispiele einer Organisation sind:
31 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
50 50  
51 -* Gewerblicher Betrieb
52 -* Verein
53 -* Stiftung
54 -)))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 -* Familie
61 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 -)))
33 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
63 63  
64 -== Kontakte anlegen ==
35 +== Kontakte manuell anlegen ==
65 65  
66 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
37 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
67 67  
68 -(% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
39 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
70 70  
71 -(% start="2" %)
72 -1. Auf <Kontakt> klicken
41 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
73 73  
74 -(% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
43 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
76 76  
77 -(% start="3" %)
78 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
45 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
47 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
82 82  
83 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
49 +== Beziehungen verwalten ==
84 84  
85 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
51 +Beziehungen zwischen Kontakten
88 88  
89 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 -|**Name**|ja|ja|ja
91 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 -|**Telefon**|ja|ja|ja
95 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 -|**Web**|nein|ja|nein
53 +Neue Beziehung anlegen
97 97  
98 -== Kontakte suchen ==
55 +Suchen einer Beziehung
99 99  
100 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
57 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
102 102  
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
59 +Unterstützung von Outlook 365
105 105  
106 -(% start="3" %)
107 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
61 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
108 108  
109 -= Konfiguration des Dashboards =
63 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
110 110  
111 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
112 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
113 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
65 +Beispiel:
114 114  
115 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
116 -* E-Mail-Signatur
117 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
118 118  
119 -== Dashboard konfigurieren ==
120 120  
121 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
122 -1. Option <Einstellungen> auswählen
123 123  
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
70 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
126 126  
127 -(% start="3" %)
128 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
72 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
129 129  
130 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
74 +**Anforderungskriterien**
131 131  
132 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
133 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
134 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
76 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte nicht improtiert
78 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
135 135  
136 -=== Beziehungen hinzufügen ===
80 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
137 137  
138 -(% style="float:right" %)
139 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="143" width="556"]]
82 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
140 140  
141 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
84 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
142 142  
143 -(% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
86 +[[image:image-20230403122020-1.png]]
145 145  
146 -(% start="2" %)
147 -1. Gewünschten Kontakt anklicken
148 -1. Option <Beziehungen( )> auswählen
149 -1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
150 150  
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
89 +**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
153 153  
154 -(% start="5" %)
155 -1. Eingabeformular ausfüllen
156 -1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
91 +(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
92 +|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
93 +|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
94 +|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
95 +|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
96 +|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
97 +|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
98 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
99 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
100 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
101 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
102 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
103 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
104 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
105 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 +|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
157 157  
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
160 160  
161 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
162 162  
163 -Unterstützung von Outlook 365
164 164  
165 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
166 166  
167 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
168 168  
169 -Beispiel:
170 170  
171 171  
172 172  
173 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
174 174  
175 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
176 176  
177 -**Anforderungskriterien**
178 178  
179 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
180 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
181 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
182 182  
183 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
184 184  
185 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
186 186  
187 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
188 188  
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
191 191  
192 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
193 193  
194 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
195 195  
196 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
197 197  
198 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
199 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
200 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
201 201  
202 -**Beispieldatei**
203 -
204 -Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
128 +Abla
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -67.9 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.8 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -14.0 KB
Inhalt
Kontakte_Import.csv
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.rprummer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -530 bytes
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,0 @@
1 -Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 -Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 -Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 -;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 -Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 -
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt