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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 71.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/16 13:13
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 15:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 14  \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
... ... @@ -39,12 +39,14 @@
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
42 +== Kontaktbereiche ==
42 42  
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
44 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
46 +Organisationsadresse
47 +
48 +Ansprechpartner
49 +)))|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 49  Beispiele einer Organisation sind:
50 50  
... ... @@ -52,33 +52,53 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
57 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
58 +Personenadresse
59 +
60 +Ansprechpartner
61 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
64 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
65 +Haushaltsadresse
66 +
67 +Haushaltsmitglied
68 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 59  Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 60  * Familie
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
74 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
75 +
76 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
77 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
78 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
79 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
80 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
81 +
82 +[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
83 +
84 +??
85 +
64 64  == Kontakte anlegen ==
65 65  
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67 67  
68 68  (% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
91 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
70 70  
71 71  (% start="2" %)
72 72  1. Auf <Kontakt> klicken
73 73  
74 74  (% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
97 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76 76  
77 77  (% start="3" %)
78 78  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79 79  
80 80  (% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
103 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 82  
83 83  === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 84  
... ... @@ -98,13 +98,13 @@
98 98  == Kontakte suchen ==
99 99  
100 100  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
123 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 104  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 105  
106 106  (% start="3" %)
107 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
129 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 108  
109 109  (% style="float:right" %)
110 110  [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
... ... @@ -122,14 +122,37 @@
122 122  == Dashboard konfigurieren ==
123 123  
124 124  1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 -1. Option <Einstellungen> auswählen
147 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
126 126  
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 128  * Die Einstellungen werden geöffnet.
129 129  
130 130  (% start="3" %)
131 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
153 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132 132  
155 +=== Spaltenlayout ändern ===
156 +
157 +(% style="float:right" %)
158 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
159 +
160 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
161 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
162 +
163 +(% style="list-style-type:circle" %)
164 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
165 +
166 +(% start="3" %)
167 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
168 +
169 +(% style="list-style-type:circle" %)
170 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
171 +
172 +(% start="4" %)
173 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
174 +
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
177 +
133 133  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
134 134  
135 135  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
... ... @@ -144,39 +144,128 @@
144 144  1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
145 145  
146 146  (% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
192 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
148 148  
149 149  (% start="2" %)
150 -1. Gewünschten Kontakt anklicken
151 -1. Option <Beziehungen( )> auswählen
152 -1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
195 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
196 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
197 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
200 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
156 156  
157 157  (% start="5" %)
158 -1. Eingabeformular ausfüllen
159 -1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
203 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
204 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
160 160  
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
207 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
163 163  
209 += Import der Kontakte =
210 +
164 164  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
165 165  
166 -Unterstützung von Outlook 365
213 +??
167 167  
168 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
215 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
169 169  
170 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
217 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
171 171  
172 -Beispiel:
219 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
173 173  
221 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
222 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
174 174  
224 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
225 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
175 175  
176 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
227 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
228 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
177 177  
178 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
230 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
179 179  
232 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
233 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
234 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
235 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
236 +
237 +(% class="wikigeneratedid" %)
238 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
239 +
240 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
241 +
242 +(% style="float:right" %)
243 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
244 +
245 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
246 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
247 +
248 +(% style="list-style-type:circle" %)
249 +* Die Kontakte werden angezeigt.
250 +
251 +(% start="3" %)
252 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
253 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
254 +
255 +(% style="list-style-type:circle" %)
256 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
257 +
258 +(% start="5" %)
259 +1. Die Option CSV Datei auswählen
260 +
261 +(% style="list-style-type:circle" %)
262 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
263 +
264 +(% start="6" %)
265 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
266 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
267 +
268 +(% style="float:right" %)
269 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
270 +
271 +(% style="list-style-type:circle" %)
272 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
273 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
274 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
275 +
276 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
277 +
278 +1. Die CSV Datei öffnen
279 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
280 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
281 +
282 +(% style="list-style-type:circle" %)
283 +* Die Personenadresse wird erstellt.
284 +
285 +(% style="float:right" %)
286 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
287 +
288 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
289 +
290 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
291 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
292 +)))
293 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
294 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
295 +1. In die nächste Zeile springen
296 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
297 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
298 +
299 +(% style="float:right" %)
300 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
301 +
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
304 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
305 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
306 +
307 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
308 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
180 180  **Anforderungskriterien**
181 181  
182 182  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +32.0 KB
Inhalt