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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/16 13:13
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 16:18
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 10  Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 13  Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 14  \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
... ... @@ -16,7 +16,6 @@
16 16  Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 17  zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18 18  
19 -
20 20  = Wo findet man was? =
21 21  
22 22  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
... ... @@ -23,8 +23,6 @@
23 23  
24 24  [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 25  
26 -
27 -
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 30  Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
... ... @@ -39,12 +39,14 @@
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
39 +== Kontaktbereiche ==
42 42  
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
41 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 +Organisationsadresse
44 +
45 +Ansprechpartner
46 +)))|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 49  Beispiele einer Organisation sind:
50 50  
... ... @@ -52,33 +52,54 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
54 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 +Personenadresse
56 +
57 +Ansprechpartner
58 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
61 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 +Haushaltsadresse
63 +
64 +Haushaltsmitglied
65 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 59  Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 60  * Familie
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
71 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72 +
73 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 +
80 +[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="416" width="865"]]
81 +
82 +??
83 +
64 64  == Kontakte anlegen ==
65 65  
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67 67  
68 68  (% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Button <Kontakt> wird angezeigt.
89 +* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
70 70  
71 71  (% start="2" %)
72 72  1. Auf <Kontakt> klicken
73 73  
74 74  (% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
95 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76 76  
77 77  (% start="3" %)
78 78  1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79 79  
80 80  (% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
101 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82 82  
83 83  === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84 84  
... ... @@ -98,13 +98,13 @@
98 98  == Kontakte suchen ==
99 99  
100 100  1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
121 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 104  * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 105  
106 106  (% start="3" %)
107 -1. Gesuchten Kontakt auswählen
127 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 108  
109 109  (% style="float:right" %)
110 110  [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
... ... @@ -122,14 +122,37 @@
122 122  == Dashboard konfigurieren ==
123 123  
124 124  1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 -1. Option <Einstellungen> auswählen
145 +1. Die Option <Einstellungen> auswählen
126 126  
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 128  * Die Einstellungen werden geöffnet.
129 129  
130 130  (% start="3" %)
131 -1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
151 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132 132  
153 +=== Spaltenlayout ändern ===
154 +
155 +(% style="float:right" %)
156 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
157 +
158 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
159 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
160 +
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
163 +
164 +(% start="3" %)
165 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
166 +
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
169 +
170 +(% start="4" %)
171 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
172 +
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
175 +
133 133  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
134 134  
135 135  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
... ... @@ -144,39 +144,128 @@
144 144  1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
145 145  
146 146  (% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Bereits angelegte Kontakte werden angezeigt.
190 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
148 148  
149 149  (% start="2" %)
150 -1. Gewünschten Kontakt anklicken
151 -1. Option <Beziehungen( )> auswählen
152 -1. Plus-Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
193 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
194 +1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
195 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
153 153  
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
198 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
156 156  
157 157  (% start="5" %)
158 -1. Eingabeformular ausfüllen
159 -1. Auf grünes Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
201 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
202 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
160 160  
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
205 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
163 163  
207 += Import der Kontakte =
208 +
164 164  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
165 165  
166 -Unterstützung von Outlook 365
211 +??
167 167  
168 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
213 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
169 169  
170 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
215 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
171 171  
172 -Beispiel:
217 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
173 173  
219 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
220 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
174 174  
222 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
223 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
175 175  
176 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
225 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
226 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
177 177  
178 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
228 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
179 179  
230 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
231 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
232 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
233 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
234 +
235 +(% class="wikigeneratedid" %)
236 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
237 +
238 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
239 +
240 +(% style="float:right" %)
241 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
242 +
243 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
244 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
245 +
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Die Kontakte werden angezeigt.
248 +
249 +(% start="3" %)
250 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
251 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
252 +
253 +(% style="list-style-type:circle" %)
254 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
255 +
256 +(% start="5" %)
257 +1. Die Option CSV Datei auswählen
258 +
259 +(% style="list-style-type:circle" %)
260 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
261 +
262 +(% start="6" %)
263 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
264 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
265 +
266 +(% style="float:right" %)
267 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
268 +
269 +(% style="list-style-type:circle" %)
270 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
271 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
272 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
273 +
274 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
275 +
276 +1. Die CSV Datei öffnen
277 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
278 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
279 +
280 +(% style="list-style-type:circle" %)
281 +* Die Personenadresse wird erstellt.
282 +
283 +(% style="float:right" %)
284 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
285 +
286 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
287 +
288 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
289 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
290 +)))
291 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
292 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
293 +1. In die nächste Zeile springen
294 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
295 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
296 +
297 +(% style="float:right" %)
298 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
299 +
300 +(% style="list-style-type:circle" %)
301 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
302 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
303 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
304 +
305 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
306 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
180 180  **Anforderungskriterien**
181 181  
182 182  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +590.4 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +32.0 KB
Inhalt