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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 76.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/23 13:21
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Auf Version 106.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 15:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -16,7 +16,6 @@
16 16  Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 17  zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18 18  
19 -
20 20  = Wo findet man was? =
21 21  
22 22  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
... ... @@ -23,8 +23,6 @@
23 23  
24 24  [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 25  
26 -
27 -
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 30  Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
... ... @@ -39,12 +39,14 @@
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
39 +== Kontaktbereiche ==
42 42  
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
41 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 +Organisationsadresse
44 +
45 +Ansprechpartner
46 +)))|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 49  Beispiele einer Organisation sind:
50 50  
... ... @@ -52,15 +52,35 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
54 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 +Personenadresse
56 +
57 +Ansprechpartner
58 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
61 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 +Haushaltsadresse
63 +
64 +Haushaltsmitglied
65 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 59  Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 60  * Familie
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
71 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72 +
73 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 +
79 +[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
80 +
81 +??
82 +
64 64  == Kontakte anlegen ==
65 65  
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -130,6 +130,29 @@
130 130  (% start="3" %)
131 131  1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132 132  
152 +=== Spaltenlayout ändern ===
153 +
154 +(% style="float:right" %)
155 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
156 +
157 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
158 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
159 +
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
162 +
163 +(% start="3" %)
164 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
165 +
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
168 +
169 +(% start="4" %)
170 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
171 +
172 +(% style="list-style-type:circle" %)
173 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
174 +
133 133  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
134 134  
135 135  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
... ... @@ -161,37 +161,111 @@
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 162  * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
163 163  
164 -
165 -
166 166  = Import der Kontakte =
167 167  
168 168  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
169 169  
210 +??
211 +
170 170  == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
171 171  
172 -=== Anforderungen an die zu importierende Datei ===
173 -
174 174  === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
175 175  
216 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
217 +
218 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
219 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
220 +
221 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
222 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
223 +
224 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
225 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
226 +
227 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
228 +
229 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
230 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
231 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
232 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
233 +
234 +(% class="wikigeneratedid" %)
235 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
236 +
176 176  === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
177 177  
239 +(% style="float:right" %)
240 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteausOutlook365importieren-1" %)
180 -Kontakte aus Outlook 365 importieren
242 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
243 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
181 181  
182 -Unterstützung von Outlook 365
245 +(% style="list-style-type:circle" %)
246 +* Die Kontakte werden angezeigt.
183 183  
184 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
248 +(% start="3" %)
249 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
250 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
185 185  
186 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
187 187  
188 -Beispiel:
255 +(% start="5" %)
256 +1. Die Option CSV Datei auswählen
189 189  
190 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteauseinerCSVDateiimportieren" %)
191 -Kontakte aus einer CSV Datei importieren
258 +(% style="list-style-type:circle" %)
259 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
192 192  
193 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
261 +(% start="6" %)
262 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
263 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
194 194  
265 +(% style="float:right" %)
266 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
267 +
268 +(% style="list-style-type:circle" %)
269 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
270 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
271 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
272 +
273 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
274 +
275 +1. Die CSV Datei öffnen
276 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
277 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
278 +
279 +(% style="list-style-type:circle" %)
280 +* Die Personenadresse wird erstellt.
281 +
282 +(% style="float:right" %)
283 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
284 +
285 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
286 +
287 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
288 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
289 +)))
290 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
291 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
292 +1. In die nächste Zeile springen
293 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
294 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
295 +
296 +(% style="float:right" %)
297 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
298 +
299 +(% style="list-style-type:circle" %)
300 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
301 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
302 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
303 +
304 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
305 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
195 195  **Anforderungskriterien**
196 196  
197 197  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +32.0 KB
Inhalt