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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 77.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/23 15:07
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/30 16:43
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -16,7 +16,6 @@
16 16  Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 17  zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18 18  
19 -
20 20  = Wo findet man was? =
21 21  
22 22  Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
... ... @@ -23,8 +23,6 @@
23 23  
24 24  [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 25  
26 -
27 -
28 28  |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 30  Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
... ... @@ -39,12 +39,14 @@
39 39  
40 40  = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 41  
39 +== Kontaktbereiche ==
42 42  
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 -|=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
41 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 +Organisationsadresse
44 +
45 +Ansprechpartner
46 +)))|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 49  Beispiele einer Organisation sind:
50 50  
... ... @@ -52,15 +52,37 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
54 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 +Personenadresse
56 +
57 +Ansprechpartner
58 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
61 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 +Haushaltsadresse
63 +
64 +Haushaltsmitglied
65 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 59  Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 60  * Familie
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
71 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72 +
73 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
80 +
81 +[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="424" width="882"]]
82 +
83 +??
84 +
64 64  == Kontakte anlegen ==
65 65  
66 66  1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
... ... @@ -130,6 +130,29 @@
130 130  (% start="3" %)
131 131  1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132 132  
154 +=== Spaltenlayout ändern ===
155 +
156 +(% style="float:right" %)
157 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
158 +
159 +1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
160 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
161 +
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
164 +
165 +(% start="3" %)
166 +1. Option <Spaltenlayout> auswählen
167 +
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
170 +
171 +(% start="4" %)
172 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
173 +
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
176 +
133 133  == Beziehungen zwischen Kontakten ==
134 134  
135 135  Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
... ... @@ -169,37 +169,103 @@
169 169  
170 170  == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
171 171  
172 -??
216 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
173 173  
174 -=== Anforderungen an die zu importierende Datei ===
218 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
175 175  
176 -??
220 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
221 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
177 177  
178 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
223 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
224 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
179 179  
180 -??
226 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
227 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
181 181  
229 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
230 +
231 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
232 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
233 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
234 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
235 +
236 +(% class="wikigeneratedid" %)
237 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
238 +
182 182  === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
183 183  
184 -??
241 +(% style="float:right" %)
242 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
185 185  
244 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
245 +1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
186 186  
187 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteausOutlook365importieren-1" %)
188 -Kontakte aus Outlook 365 importieren
247 +(% style="list-style-type:circle" %)
248 +* Die Kontakte werden angezeigt.
189 189  
190 -Unterstützung von Outlook 365
250 +(% start="3" %)
251 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
252 +1. Auf <Kontakte importieren> klicken
191 191  
192 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
193 193  
194 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
257 +(% start="5" %)
258 +1. Die Option CSV Datei auswählen
195 195  
196 -Beispiel:
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
197 197  
198 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteauseinerCSVDateiimportieren" %)
199 -Kontakte aus einer CSV Datei importieren
263 +(% start="6" %)
264 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
265 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
200 200  
201 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
267 +(% style="float:right" %)
268 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
202 202  
270 +(% style="list-style-type:circle" %)
271 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
272 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
273 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
274 +
275 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
276 +
277 +1. Die CSV Datei öffnen
278 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
279 +1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
280 +
281 +(% style="list-style-type:circle" %)
282 +* Die Personenadresse wird erstellt.
283 +
284 +(% style="float:right" %)
285 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
286 +
287 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
288 +
289 +1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
290 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
291 +)))
292 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
293 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
294 +1. In die nächste Zeile springen
295 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
296 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
297 +
298 +(% style="float:right" %)
299 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
300 +
301 +(% style="list-style-type:circle" %)
302 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
303 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
304 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
305 +
306 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
307 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
203 203  **Anforderungskriterien**
204 204  
205 205  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +93.2 KB
Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +111.5 KB
Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +835.7 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +193.2 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Beispiel.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +590.4 KB
Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +32.0 KB
Inhalt