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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 8.1
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/06 07:22
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/06/09 17:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,133 +1,500 @@
1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 +
2 2  {{toc/}}
3 -{{/box}}
6 +)))
4 4  
5 -= Arbeiten mit Kontakten =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
6 6  
7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
8 8  
9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 += Wo findet man was? =
10 10  
11 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
12 12  
13 -Immer aktuell
23 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
14 14  
15 -DSGVO
25 +(% style="width:939.6px" %)
26 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
16 16  
17 -== Kontakt suchen ==
38 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
18 18  
19 -Eine leistungsfähige Suche
40 +== Kontaktbereiche ==
20 20  
21 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
42 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
43 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 +Organisationsadresse
22 22  
23 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich#
46 +Ansprechpartner
47 +)))|(((
48 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 +Beispiele einer Organisation sind:
24 24  
25 -Beispielsuche
51 +* Gewerblicher Betrieb
52 +* Verein
53 +* Stiftung
54 +)))
55 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
56 +Personenadresse
26 26  
27 -== Dublettenerkennung ==
58 +Ansprechpartner
59 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
61 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
62 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
63 +Haushaltsadresse
28 28  
29 -Unterstützung von Dublettenerkennung
65 +Haushaltsmitglied
66 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
67 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
68 +* Familie
69 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70 +)))
30 30  
31 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
72 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
32 32  
33 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
74 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
75 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
76 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
77 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
78 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
79 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
80 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
34 34  
35 -== Kontakte manuell anlegen ==
82 +[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
36 36  
37 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
84 +== Kontakte anlegen ==
38 38  
39 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
86 +1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
40 40  
41 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
88 +(% style="list-style-type:circle" %)
89 +* Der Button Kontakt wird angezeigt.
42 42  
43 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
91 +(% start="2" %)
92 +1. Auf **Kontakt** klicken
44 44  
45 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
94 +(% style="list-style-type:circle" %)
95 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
46 46  
47 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
97 +(% start="3" %)
98 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
48 48  
49 -== Beziehungen verwalten ==
100 +(% style="list-style-type:circle" %)
101 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
50 50  
51 -Beziehungen zwischen Kontakten
103 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
52 52  
53 -Neue Beziehung anlegen
105 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
54 54  
55 -Suchen einer Beziehung
109 +(% style="width:866.6px" %)
110 +|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
111 +|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
112 +|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 +|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
114 +|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
115 +|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 +|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 +|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
56 56  
119 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
120 +
121 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
122 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
124 +
125 +=== Beziehungen hinzufügen ===
126 +
127 +(% style="float:right" %)
128 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
129 +
130 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
131 +
132 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
134 +
135 +(% start="2" %)
136 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
137 +1. Die Option **Beziehungen** auswählen
138 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
139 +
140 +(% style="list-style-type:circle" %)
141 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
142 +
143 +(% start="5" %)
144 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
145 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
146 +
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
149 +
150 +== Kontakte suchen ==
151 +
152 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
153 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
154 +
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
157 +
158 +(% start="3" %)
159 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
160 +
161 +(% style="float:right" %)
162 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
163 +
164 += Einstellungen und Administration =
165 +
166 +== Einstellungen ==
167 +
168 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
169 +
170 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
171 +* E-Mail-Signatur
172 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
173 +* Dashboard
174 +* Förderungen
175 +
176 +=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===
177 +
178 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
179 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
180 +
181 +(% style="float:right" %)
182 +[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
183 +
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
186 +
187 +(% start="3" %)
188 +1. Die Option** E-Mail** auswählen
189 +
190 +(% style="list-style-type:circle" %)
191 +* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
192 +
193 +(% start="4" %)
194 +1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
195 +
196 +(% style="list-style-type:circle" %)
197 +* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
198 +
199 +(% start="5" %)
200 +1. Die gewünschte Signatur eingeben
201 +1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
202 +
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
205 +
206 +=== Konfiguration des Dashboards ===
207 +
208 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
209 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
210 +Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
211 +
212 +==== Dashboard konfigurieren ====
213 +
214 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
215 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
216 +
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
219 +
220 +(% style="float:right" %)
221 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
222 +
223 +(% start="3" %)
224 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
225 +
226 +==== Spaltenlayout ändern ====
227 +
228 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
229 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
230 +
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
233 +
234 +(% start="3" %)
235 +1. Option **Spaltenlayout** auswählen
236 +
237 +(% style="list-style-type:circle" %)
238 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
239 +
240 +(% start="4" %)
241 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
242 +
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
245 +
246 +== Administration ==
247 +
248 +=== Wozu Rollen und Rechte? ===
249 +
250 +Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
251 +Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
252 +Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
253 +
254 +=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
255 +
256 +[[image:Administration_3_Ebenen.png||height="381" width="915"]]
257 +
258 +(% style="width:915.6px" %)
259 +|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
260 +|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
261 +Rollen: Sammlung an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
262 +Rechte: einzelne Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
263 +
264 +Fazit: Mit den **Rechten** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man alles **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann.
265 +)))
266 +|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
267 +Voraussetzung: Rollen (und somit auch Rechte) sind festgelegt worden
268 +
269 +Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
270 +**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
271 +Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
272 +)))
273 +|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
274 +Voraussetzung: Benutzergruppen sind festgelegt worden
275 +
276 +Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
277 +Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
278 +)))
279 +
280 +(% class="wikigeneratedid" %)
281 +Das Beispiel noch mal ausgeschrieben:
282 +Hans Tester (Benutzer) ist ein Praktikant (Benutzergruppe).
283 +Als Praktikant kann er "nur bestimmte Nachrichten erhalten" (Rolle).
284 +Das heißt: Hans kann z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (Rechte).
285 +
286 +==== Rollen und Rechte festlegen ====
287 +
288 +??
289 +
290 +==== Wozu Benutzergruppen? ====
291 +
292 +??
293 +
294 +==== Benutzergruppen festlegen ====
295 +
296 +??
297 +
298 +==== Wozu Benutzer? ====
299 +
300 +??
301 +
302 +==== Benutzer festlegen ====
303 +
304 +??
305 +
306 += Import der Kontakte =
307 +
308 +(% style="float:right" %)
309 +[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
310 +
57 57  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
58 58  
59 -Unterstützung von Outlook 365
313 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
60 60  
61 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
315 +(% style="list-style-type:circle" %)
316 +* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
62 62  
63 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
318 +(% start="2" %)
319 +1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
64 64  
65 -Beispiel:
321 +(% style="list-style-type:circle" %)
322 +* Verschiedene Optionen werden angezeigt.
66 66  
324 +(% start="3" %)
325 +1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
67 67  
327 +(% style="list-style-type:circle" %)
328 +* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
68 68  
330 +(% start="4" %)
331 +1. Die Option **Outlook **auswählen
69 69  
70 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
333 +(% style="list-style-type:circle" %)
334 +* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
71 71  
72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
336 +(% start="5" %)
337 +1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
73 73  
74 -**Anforderungskriterien**
339 +(% style="list-style-type:circle" %)
340 +* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
75 75  
76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
342 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
79 79  
80 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
344 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
81 81  
82 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
346 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
83 83  
84 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
348 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
349 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
85 85  
351 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
352 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
353 +
354 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
355 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
356 +
357 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
358 +
359 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
360 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
361 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
362 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
363 +
86 86  (% class="wikigeneratedid" %)
87 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
365 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
88 88  
89 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
367 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
90 90  
91 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
369 +(% style="float:right" %)
370 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
92 92  
93 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
372 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
373 +1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
94 94  
95 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
375 +(% style="list-style-type:circle" %)
376 +* Die Kontakte werden angezeigt.
98 98  
99 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
378 +(% start="3" %)
379 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
380 +1. Auf **Kontakte importieren** klicken
100 100  
101 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
382 +(% style="list-style-type:circle" %)
383 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
117 117  
385 +(% start="5" %)
386 +1. Die Option **CSV Datei **auswählen
118 118  
388 +(% style="list-style-type:circle" %)
389 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
119 119  
391 +(% start="6" %)
392 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
393 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
120 120  
395 +(% style="float:right" %)
396 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
121 121  
398 +(% style="list-style-type:circle" %)
399 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
400 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
401 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
122 122  
403 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
123 123  
405 +1. Die **CSV Datei** öffnen
406 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
407 +1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
124 124  
409 +(% style="list-style-type:circle" %)
410 +* Die Personenadresse wird erstellt.
125 125  
412 +(% style="float:right" %)
413 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
126 126  
415 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
127 127  
417 +1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
418 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
419 +)))
420 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
421 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
422 +1. In die nächste Zeile springen
423 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
424 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
128 128  
426 +(% style="float:right" %)
427 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
129 129  
429 +(% style="list-style-type:circle" %)
430 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
431 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
432 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
130 130  
434 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
435 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
131 131  
437 += Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
132 132  
133 -Abla
439 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
440 +[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
441 +
442 +== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
443 +
444 +Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
445 +Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
446 +Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
447 +
448 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
449 +
450 +1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
451 +
452 +(% style="list-style-type:circle" %)
453 +* Der Posteingang wird geöffnet.
454 +
455 +== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
456 +
457 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
458 +[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
459 +
460 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
461 +1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
462 +
463 +(% style="list-style-type:circle" %)
464 +* Die Personenadresse wird angezeigt.
465 +* Ein Brief-Icon wird angezeigt.
466 +
467 +(% start="3" %)
468 +1. Das **Brief-Icon** anklicken
469 +
470 +(% style="list-style-type:circle" %)
471 +* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
472 +
473 +**Anforderungskriterien**
474 +
475 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
476 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
477 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
478 +
479 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
480 +
481 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
482 +
483 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
484 +
485 +(% class="wikigeneratedid" %)
486 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
487 +
488 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
489 +
490 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
491 +
492 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
493 +
494 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
495 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
496 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
497 +
498 +**Beispieldatei**
499 +
500 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Administration_3_Ebenen.png
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Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
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Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
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Beziehungen_verwalten.png
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1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 +
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Posteingang_Home_Screen.png
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