Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
Von Version 89.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/23 17:37
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 23.2
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/09 17:46
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -7,42 +7,14 @@
7 7  
8 8  = Wozu das Kontaktmanagement? =
9 9  
10 -Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 -Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
10 +Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
11 +Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
12 12  Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 -Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 -\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 -Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 -Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 -zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
18 18  
19 19  
20 -= Wo findet man was? =
16 += Kontakttypen =
21 21  
22 -Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23 -
24 -[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25 -
26 -
27 -
28 -|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 -Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 -|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 -|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 -|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 -(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 -|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 -|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 -|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 -Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39 -
40 -= Über Kontakte (Grundlegendes) =
41 -
42 -
43 -
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 46  |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 47  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 48  Eine Organisation ist eine juristische Person.
... ... @@ -52,7 +52,7 @@
52 52  * Verein
53 53  * Stiftung
54 54  )))
55 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
27 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
56 56  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 57  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 58  |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
... ... @@ -61,200 +61,122 @@
61 61  * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 62  )))
63 63  
64 -== Kontakte anlegen ==
36 +== Kontakttyp Organisation ==
65 65  
66 -1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
38 +(% style="float:right" %)
39 +[[Icon der Organisation>>image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png||height="59" width="203"]]
67 67  
68 -(% style="list-style-type:circle" %)
69 -* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
41 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
70 70  
71 -(% start="2" %)
72 -1. Auf <Kontakt> klicken
43 +Beispiele einer Organisation sind:
73 73  
74 -(% style="list-style-type:circle" %)
75 -* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
45 +* Gewerblicher Betrieb
46 +* Verein
47 +* Stiftung
76 76  
77 -(% start="3" %)
78 -1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
49 +(% style="float:right" %)
50 +[[Icon einer Person>>image:Icons_Kontakttypen_Person.png||height="59" width="196"]]
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
52 +== Kontakttyp Person ==
82 82  
83 -=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
54 +Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
84 84  
85 -Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 -**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 -\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
56 +Eine Person kann für sich alleine stehen, oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
88 88  
89 -|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 -|**Name**|ja|ja|ja
91 -|**Anschrift**|ja|ja|ja
92 -|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 -|**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 -|**Telefon**|ja|ja|ja
95 -|**E-Mail**|ja|ja|ja
96 -|**Web**|nein|ja|nein
97 97  
98 -== Kontakte suchen ==
59 +== Kontakttyp Haushalt ==
99 99  
100 -1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 -1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102 -
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105 -
106 -(% start="3" %)
107 -1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108 -
109 109  (% style="float:right" %)
110 -[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
62 +[[Icon eines Haushalts>>image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]
111 111  
112 -= Konfiguration des Dashboards =
64 +Ein Haushalt ist der Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
113 113  
114 -Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 -Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 -Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
66 +Beispiele eines Haushalts sind:
117 117  
118 -* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 -* E-Mail-Signatur
120 -* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
68 +* Familie
69 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
121 121  
122 -== Dashboard konfigurieren ==
71 += Anwendungsfälle =
123 123  
124 -1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 -1. Die Option <Einstellungen> auswählen
73 +== Anwendungsfall 1 ==
126 126  
127 -(% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Die Einstellungen werden geöffnet.
75 +??
129 129  
130 -(% start="3" %)
131 -1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
77 +== Anwendungsfall 2 ==
132 132  
133 -== Beziehungen zwischen Kontakten ==
79 +??
134 134  
135 -Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
136 -Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
137 -Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
138 138  
139 -=== Beziehungen hinzufügen ===
140 140  
141 -(% style="float:right" %)
142 -[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
83 += Arbeiten mit Kontakten =
143 143  
144 -1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
85 +Kontakte sind wichtig, sind die Basis
145 145  
146 -(% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
87 +Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
148 148  
149 -(% start="2" %)
150 -1. Den gewünschten Kontakt anklicken
151 -1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
152 -1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
89 +Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
156 156  
157 -(% start="5" %)
158 -1. Das Eingabeformular ausfüllen
159 -1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
92 +== Kontakt suchen ==
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
94 +Eine leistungsfähige Suche
163 163  
164 -= Import der Kontakte =
96 +Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
165 165  
166 -== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
98 +Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
167 167  
168 -??
100 +Beispielsuche
169 169  
170 -== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
171 171  
172 -=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
103 +== Dublettenerkennung ==
173 173  
174 -Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
105 +Unterstützung von Dublettenerkennung
175 175  
176 -* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
177 -* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
107 +Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
178 178  
179 -**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
180 -Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
109 +System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
181 181  
182 -|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
183 -|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
184 184  
185 -=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
112 +== Kontakte manuell anlegen ==
186 186  
187 -1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
188 -1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
189 -1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
190 -1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
114 +Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
116 +Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
194 194  
195 -=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
118 +Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
196 196  
197 -(% style="float:right" %)
198 -[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
120 +Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
199 199  
200 -1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
201 -1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
122 +Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
202 202  
203 -(% style="list-style-type:circle" %)
204 -* Die Kontakte werden angezeigt.
124 +Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
205 205  
206 -(% start="3" %)
207 -1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
208 -1. Auf <Kontakte importieren> klicken
209 209  
210 -(% style="list-style-type:circle" %)
211 -* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
127 +== Beziehungen verwalten ==
212 212  
213 -(% start="5" %)
214 -1. Die Option CSV Datei auswählen
129 +Beziehungen zwischen Kontakten
215 215  
216 -(% style="list-style-type:circle" %)
217 -* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
131 +Neue Beziehung anlegen
218 218  
219 -(% start="6" %)
220 -1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
221 -1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
133 +Suchen einer Beziehung
222 222  
223 -(% style="float:right" %)
224 -[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
225 225  
226 -(% style="list-style-type:circle" %)
227 -* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
228 -* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
229 -* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
136 +== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
230 230  
231 -==== Personenadresse aus Import erstellen ====
138 +Unterstützung von Outlook 365
232 232  
233 -??
140 +Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
234 234  
235 -==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
142 +Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
236 236  
237 -1. CSV Datei öffnen
238 -1. Einen Kontakt mit bestimmte Eigenschaften (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) eintragen
239 -1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
240 -1. In die nächste Zeile springen
241 -1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) eintragen
242 -1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
144 +Beispiel:
243 243  
244 -(% style="list-style-type:circle" %)
245 -* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
246 -* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
247 -* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
248 248  
249 -**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse.
250 -Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal die Organisationsadresse verändern.
251 -Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
252 252  
148 +== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
253 253  
150 +Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
254 254  
255 -
256 -
257 -
258 258  **Anforderungskriterien**
259 259  
260 260  * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -68.3 KB
Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -67.9 KB
Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -96.9 KB
Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -14.0 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -77.4 KB
Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -193.2 KB
Inhalt
Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -262.8 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -155.1 KB
Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -264.8 KB
Inhalt
Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -39.7 KB
Inhalt