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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2023/10/30 08:57
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/04/25 08:54
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/06/02 11:24
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.rprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,132 +1,390 @@
1 -{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Inhaltsverzeichnis**"}}
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4 +
2 2  {{toc/}}
3 -{{/box}}
6 +)))
4 4  
5 -= Arbeiten mit Kontakten =
8 += Wozu das Kontaktmanagement? =
6 6  
7 -Kontakte sind wichtig, sind die Basis
10 +Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 +Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 +Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 +Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 +\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 +Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 +Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 +zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
8 8  
9 -Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
19 += Wo findet man was? =
10 10  
11 -Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
21 +Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
12 12  
23 +[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
13 13  
14 -== Kontakt suchen ==
25 +|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 +|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 +Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 +|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 +|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 +|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 +(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 +|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 +|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 +|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 +Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
15 15  
16 -Eine leistungsfähige Suche
37 += Über Kontakte (Grundlegendes) =
17 17  
18 -Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
39 +== Kontaktbereiche ==
19 19  
20 -Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
41 +|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 +Organisationsadresse
21 21  
22 -Beispielsuche
45 +Ansprechpartner
46 +)))|(((
47 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 +Beispiele einer Organisation sind:
23 23  
50 +* Gewerblicher Betrieb
51 +* Verein
52 +* Stiftung
53 +)))
54 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 +Personenadresse
24 24  
25 -== Dublettenerkennung ==
57 +Ansprechpartner
58 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 +Haushaltsadresse
26 26  
27 -Unterstützung von Dublettenerkennung
64 +Haushaltsmitglied
65 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 +* Familie
68 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 +)))
28 28  
29 -Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
71 +=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
30 30  
31 -System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
73 +Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 +Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 +Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 +**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 +Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 +**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 +Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
32 32  
81 +[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
33 33  
34 -== Kontakte manuell anlegen ==
83 +== Kontakte anlegen ==
35 35  
36 -Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
85 +1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
37 37  
38 -Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
87 +(% style="list-style-type:circle" %)
88 +* Der Button Kontakt wird angezeigt.
39 39  
40 -Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
90 +(% start="2" %)
91 +1. Auf **Kontakt** klicken
41 41  
42 -Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
93 +(% style="list-style-type:circle" %)
94 +* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
43 43  
44 -Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
96 +(% start="3" %)
97 +1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
45 45  
46 -Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
99 +(% style="list-style-type:circle" %)
100 +* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
47 47  
102 +=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
48 48  
49 -== Beziehungen verwalten ==
104 +Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
105 +**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
106 +\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
50 50  
51 -Beziehungen zwischen Kontakten
108 +|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
109 +|**Name**|ja|ja|ja
110 +|**Anschrift**|ja|ja|ja
111 +|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
112 +|**Briefansprache**|ja|ja|ja
113 +|**Telefon**|ja|ja|ja
114 +|**E-Mail**|ja|ja|ja
115 +|**Web**|nein|ja|nein
52 52  
53 -Neue Beziehung anlegen
117 +== Kontakte suchen ==
54 54  
55 -Suchen einer Beziehung
119 +1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
120 +1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
56 56  
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
57 57  
125 +(% start="3" %)
126 +1. Den gesuchten Kontakt auswählen
127 +
128 +(% style="float:right" %)
129 +[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
130 +
131 += Konfiguration des Dashboards =
132 +
133 +Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
134 +Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
135 +Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
136 +
137 +* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
138 +* E-Mail-Signatur
139 +* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
140 +
141 +== Dashboard konfigurieren ==
142 +
143 +1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
144 +1. Die Option **Einstellungen** auswählen
145 +
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die Einstellungen werden geöffnet.
148 +
149 +(% start="3" %)
150 +1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
151 +
152 +=== Spaltenlayout ändern ===
153 +
154 +(% style="float:right" %)
155 +[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
156 +
157 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
158 +1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
159 +
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
162 +
163 +(% start="3" %)
164 +1. Option **Spaltenlayout** auswählen
165 +
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
168 +
169 +(% start="4" %)
170 +1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
171 +
172 +(% style="list-style-type:circle" %)
173 +* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
174 +
175 +== Beziehungen zwischen Kontakten ==
176 +
177 +Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
178 +Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
179 +Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
180 +
181 +=== Beziehungen hinzufügen ===
182 +
183 +(% style="float:right" %)
184 +[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
185 +
186 +1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
187 +
188 +(% style="list-style-type:circle" %)
189 +* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
190 +
191 +(% start="2" %)
192 +1. Den gewünschten Kontakt anklicken
193 +1. Die Option **Beziehungen** auswählen
194 +1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
195 +
196 +(% style="list-style-type:circle" %)
197 +* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
198 +
199 +(% start="5" %)
200 +1. Das Eingabeformular ausfüllen
201 +1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
202 +
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
205 +
206 += Import der Kontakte =
207 +
58 58  == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
59 59  
60 -Unterstützung von Outlook 365
210 +Im Dashboard auf Kontakte klicken
61 61  
62 -Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
212 +Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
63 63  
64 -Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
214 +Die 3 Punkte oberhalb der Kontakte anklicken
65 65  
66 -Beispiel:
216 +Verschiedene Optionen werden angezeigt.
67 67  
218 +Die Option Kontakte importieren auswählen
68 68  
220 +Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
69 69  
70 -== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
222 +Die Option Outlook auswählen
71 71  
72 -Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
224 +Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
73 73  
74 -**Anforderungskriterien**
226 +Auf das Häkchen oben rechts klicken
75 75  
76 -* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
77 -* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
78 -* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
228 +Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
79 79  
80 -**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
230 +== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
81 81  
82 -Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
232 +=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
83 83  
84 -Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
234 +Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
85 85  
236 +* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
237 +* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
238 +
239 +**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
240 +Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
241 +
242 +|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
243 +|Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
244 +
245 +=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
246 +
247 +1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
248 +1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
249 +1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
250 +1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
251 +
86 86  (% class="wikigeneratedid" %)
87 -[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
253 +[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
88 88  
89 -Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
255 +=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
90 90  
91 -Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
257 +(% style="float:right" %)
258 +[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
92 92  
93 -**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
260 +1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
261 +1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
94 94  
95 -* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
96 -* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
97 -* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
263 +(% style="list-style-type:circle" %)
264 +* Die Kontakte werden angezeigt.
98 98  
99 -**Detailerläuterung der Anforderung an Feldinhalten**
266 +(% start="3" %)
267 +1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
268 +1. Auf **Kontakte importieren** klicken
100 100  
101 -(% style="margin-right:auto; width:593px" %)
102 -|(% style="width:101px" %)**Spalte**|(% style="width:115px" %)**Bedeutung**|(% style="width:250px" %)**Restriktionen der Inhalte**|(% style="width:124px" %)**Pflichtfeld**
103 -|(% style="width:101px" %)A|(% style="width:115px" %)Anrede|(% style="width:250px" %)Textfeld, in der Regel Herr oder Frau|(% style="width:124px" %)
104 -|(% style="width:101px" %)B|(% style="width:115px" %)Titel|(% style="width:250px" %)Textfeld, z.B. Dr.|(% style="width:124px" %)
105 -|(% style="width:101px" %)C|(% style="width:115px" %)Vorname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
106 -|(% style="width:101px" %)D|(% style="width:115px" %)Nachname|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
107 -|(% style="width:101px" %)E|(% style="width:115px" %)Land|(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
108 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
109 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
110 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
111 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
112 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
113 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
114 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
115 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
116 -|(% style="width:101px" %) |(% style="width:115px" %) |(% style="width:250px" %) |(% style="width:124px" %)
270 +(% style="list-style-type:circle" %)
271 +* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
117 117  
273 +(% start="5" %)
274 +1. Die Option **CSV Datei **auswählen
118 118  
276 +(% style="list-style-type:circle" %)
277 +* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
119 119  
279 +(% start="6" %)
280 +1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
281 +1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
120 120  
283 +(% style="float:right" %)
284 +[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
121 121  
286 +(% style="list-style-type:circle" %)
287 +* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
288 +* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
289 +* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
122 122  
291 +==== Personenadresse aus Import erstellen ====
123 123  
293 +1. Die **CSV Datei** öffnen
294 +1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
295 +1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
124 124  
297 +(% style="list-style-type:circle" %)
298 +* Die Personenadresse wird erstellt.
125 125  
300 +(% style="float:right" %)
301 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
126 126  
303 +==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
127 127  
305 +1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
306 +(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
307 +)))
308 +1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
309 +1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
310 +1. In die nächste Zeile springen
311 +1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
312 +1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
128 128  
314 +(% style="float:right" %)
315 +[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
129 129  
317 +(% style="list-style-type:circle" %)
318 +* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
319 +* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
320 +* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
130 130  
322 +**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
323 +Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
131 131  
132 -Abla
325 += Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
326 +
327 +(% style="float:right" %)
328 +[[Überschrift>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="148" width="285"]]
329 +
330 +Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
331 +Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager empfangen)
332 +Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager versenden)
333 +
334 +== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
335 +
336 +Im Dashboard auf Posteingang klicken
337 +
338 +Posteingang wird geöffnet.
339 +
340 +=== Posteingang des Non Profit Manager im Überblick ===
341 +
342 +== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
343 +
344 +(% style="float:right" %)
345 +[[Überschrift>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" width="285"]]
346 +
347 +Im Dashboard auf Kontakte klicken
348 +
349 +Gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
350 +
351 +Die Personenadresse wird angezeigt.
352 +
353 +Ein Brief-Icon wird angezeigt.
354 +
355 +Das Brief-Icon anklicken
356 +
357 +Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
358 +
359 +
360 +
361 +
362 +
363 +**Anforderungskriterien**
364 +
365 +* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
366 +* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
367 +* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
368 +
369 +**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
370 +
371 +Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
372 +
373 +Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
374 +
375 +(% class="wikigeneratedid" %)
376 +[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
377 +
378 +Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
379 +
380 +Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
381 +
382 +**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
383 +
384 +* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
385 +* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
386 +* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
387 +
388 +**Beispieldatei**
389 +
390 +Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png
Author
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Inhalt
Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png
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Inhalt
Beziehung_Hinzufügen_Schritt_3_und_4.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehungen_verwalten.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_via_Sidebar.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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Inhalt
Konfigurationen_Kontaktmanagement.png
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Inhalt
Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png
Author
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Inhalt
Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png
Author
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Kontakte_Import.csv
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1 +XWiki.rprummer
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Inhalt
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1 +Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Land;PLZ;Ort;Strasse;Nr.;Telefon;Mobiltelefon;E-Mail;Organisation;Abteilung;Position
2 +Herr;Dr.;Klaus;Alles;D;85716;Unterschleissheim;Bezirksstrasse;3;089 800 900;0172 123 456;mustermann2@web.de;Lufthansa AG;Zentrale Dienste;Leiter Service
3 +Frau;;Martina;Elefterios;D;;;;;;;elke3@test.de;;;
4 +;;;;D;80333;M�nchen;Georg-Ring;11;;;info1@universe.de;Universe S.E.;;
5 +Frau;Prof. Dr.;Petra;Blum;D;85716;Unterschleissheim;Waldweg;10a;123;456;mailadresse;Otto Versand e.V.;Gesch�ftsleitung;Gesch�ftsf�hrerin
6 +
Kontaktmanagement_Beispiel.png
Author
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Inhalt
Posteingang_Home_Screen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png
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Inhalt
Spaltenlayout_ändern_1.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Willkommen_010_Kontaktmanagement.png
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Wo_findet_man_was.png
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Wo_findet_man_was_2.png
Author
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Inhalt
Wo_findet_man_was_3.png
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Zum_Dashboard_navigieren.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt