Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 101.2 von Marco Bauer am 2023/05/26 16:22
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42
43
44 == Kontakttypen ==
45
46 |=Icon & Kontakttyp|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
56 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
57 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
58 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
59 Beispiele eines Haushalts sind:(((
60 * Familie
61 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
62 )))
63
64 == Kontakte anlegen ==
65
66 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Auf <Kontakt> klicken
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
76
77 (% start="3" %)
78 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
82
83 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
84
85 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
86 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
87 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
88
89 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
90 |**Name**|ja|ja|ja
91 |**Anschrift**|ja|ja|ja
92 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
93 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
94 |**Telefon**|ja|ja|ja
95 |**E-Mail**|ja|ja|ja
96 |**Web**|nein|ja|nein
97
98 == Kontakte suchen ==
99
100 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
101 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
105
106 (% start="3" %)
107 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
108
109 (% style="float:right" %)
110 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
111
112 = Konfiguration des Dashboards =
113
114 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
115 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
116 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
117
118 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
119 * E-Mail-Signatur
120 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
121
122 == Dashboard konfigurieren ==
123
124 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
125 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Die Einstellungen werden geöffnet.
129
130 (% start="3" %)
131 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
132
133 === Spaltenlayout ändern ===
134
135 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
136 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
140
141 (% start="3" %)
142 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
146
147 (% start="4" %)
148 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
149
150 (% style="list-style-type:circle" %)
151 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
152
153 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
154
155 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
156 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
157 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
158
159 === Beziehungen hinzufügen ===
160
161 (% style="float:right" %)
162 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
163
164 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
168
169 (% start="2" %)
170 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
171 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
172 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
176
177 (% start="5" %)
178 1. Das Eingabeformular ausfüllen
179 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
183
184 = Import der Kontakte =
185
186 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
187
188 ??
189
190 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
191
192 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
193
194 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
195
196 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
197 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
198
199 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
200 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
201
202 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
203 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
204
205 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
206
207 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
208 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
209 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
210 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
211
212 (% class="wikigeneratedid" %)
213 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
214
215 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
216
217 (% style="float:right" %)
218 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
219
220 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
221 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Die Kontakte werden angezeigt.
225
226 (% start="3" %)
227 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
228 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
232
233 (% start="5" %)
234 1. Die Option CSV Datei auswählen
235
236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
238
239 (% start="6" %)
240 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
241 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
242
243 (% style="float:right" %)
244 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
248 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
249 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
250
251 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
252
253 1. Die CSV Datei öffnen
254 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
255 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Die Personenadresse wird erstellt.
259
260 (% style="float:right" %)
261 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
262
263 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
264
265 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
266 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
267 )))
268 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
269 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
270 1. In die nächste Zeile springen
271 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
272 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
273
274 (% style="float:right" %)
275 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
279 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
280 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
281
282 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
283 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
284
285
286
287
288
289 **Anforderungskriterien**
290
291 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
292 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
293 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
294
295 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
296
297 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
298
299 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
300
301 (% class="wikigeneratedid" %)
302 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
303
304 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
305
306 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
307
308 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
309
310 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
311 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
312 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
313
314 **Beispieldatei**
315
316 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.