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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 104.2 von Marco Bauer am 2023/05/30 13:08
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42
43
44 == Kontaktbereiche ==
45
46 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Organisationsadresse
49
50 Ansprechpartner
51 )))|(((
52 Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 Beispiele einer Organisation sind:
54
55 * Gewerblicher Betrieb
56 * Verein
57 * Stiftung
58 )))
59 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 Personenadresse
61
62 Ansprechpartner
63 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 Haushaltsadresse
68
69 Haushaltsmitglied
70 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 * Familie
73 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 )))
75
76 == Kontakte anlegen ==
77
78 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
82
83 (% start="2" %)
84 1. Auf <Kontakt> klicken
85
86 (% style="list-style-type:circle" %)
87 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
88
89 (% start="3" %)
90 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
94
95 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
96
97 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
98 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
99 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
100
101 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
102 |**Name**|ja|ja|ja
103 |**Anschrift**|ja|ja|ja
104 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
105 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
106 |**Telefon**|ja|ja|ja
107 |**E-Mail**|ja|ja|ja
108 |**Web**|nein|ja|nein
109
110 == Kontakte suchen ==
111
112 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
113 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
114
115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
117
118 (% start="3" %)
119 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
120
121 (% style="float:right" %)
122 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
123
124 = Konfiguration des Dashboards =
125
126 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
127 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
128 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
129
130 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
131 * E-Mail-Signatur
132 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
133
134 == Dashboard konfigurieren ==
135
136 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
137 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Die Einstellungen werden geöffnet.
141
142 (% start="3" %)
143 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
144
145 === Spaltenlayout ändern ===
146
147 (% style="float:right" %)
148 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
149
150 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
151 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
155
156 (% start="3" %)
157 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
161
162 (% start="4" %)
163 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
167
168 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
169
170 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
171 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
172 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
173
174 === Beziehungen hinzufügen ===
175
176 (% style="float:right" %)
177 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
178
179 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
183
184 (% start="2" %)
185 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
186 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
187 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
188
189 (% style="list-style-type:circle" %)
190 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
191
192 (% start="5" %)
193 1. Das Eingabeformular ausfüllen
194 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
198
199 = Import der Kontakte =
200
201 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
202
203 ??
204
205 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
206
207 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
208
209 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
210
211 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
212 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
213
214 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
215 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
216
217 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
218 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
219
220 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
221
222 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
223 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
224 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
225 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
226
227 (% class="wikigeneratedid" %)
228 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
229
230 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
231
232 (% style="float:right" %)
233 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
234
235 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
236 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Die Kontakte werden angezeigt.
240
241 (% start="3" %)
242 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
243 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
247
248 (% start="5" %)
249 1. Die Option CSV Datei auswählen
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
253
254 (% start="6" %)
255 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
256 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
257
258 (% style="float:right" %)
259 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
263 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
264 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
265
266 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
267
268 1. Die CSV Datei öffnen
269 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
270 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Die Personenadresse wird erstellt.
274
275 (% style="float:right" %)
276 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
277
278 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
279
280 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
281 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
282 )))
283 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
284 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
285 1. In die nächste Zeile springen
286 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
287 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
288
289 (% style="float:right" %)
290 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
294 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
295 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
296
297 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
298 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
299
300
301
302
303
304 **Anforderungskriterien**
305
306 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
307 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
308 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
309
310 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
311
312 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
313
314 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
315
316 (% class="wikigeneratedid" %)
317 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
318
319 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
320
321 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
322
323 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
324
325 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
326 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
327 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
328
329 **Beispieldatei**
330
331 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.