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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 104.4 von Marco Bauer am 2023/05/30 13:58
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42
43
44 == Kontaktbereiche ==
45
46 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Organisationsadresse
49
50 Ansprechpartner
51 )))|(((
52 Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 Beispiele einer Organisation sind:
54
55 * Gewerblicher Betrieb
56 * Verein
57 * Stiftung
58 )))
59 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 Personenadresse
61
62 Ansprechpartner
63 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 Haushaltsadresse
68
69 Haushaltsmitglied
70 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 * Familie
73 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 )))
75
76 (% class="wikigeneratedid" %)
77 === Beispiel zu den Kontaktbereichen und Kontakttypen ===
78
79 ??
80
81 [[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
82
83 ??
84
85 ??
86
87 ??
88
89 ??
90
91 ??
92
93 ??
94
95 == Kontakte anlegen ==
96
97 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
101
102 (% start="2" %)
103 1. Auf <Kontakt> klicken
104
105 (% style="list-style-type:circle" %)
106 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
107
108 (% start="3" %)
109 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
110
111 (% style="list-style-type:circle" %)
112 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
113
114 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
115
116 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
117 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
118 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
119
120 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
121 |**Name**|ja|ja|ja
122 |**Anschrift**|ja|ja|ja
123 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
124 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
125 |**Telefon**|ja|ja|ja
126 |**E-Mail**|ja|ja|ja
127 |**Web**|nein|ja|nein
128
129 == Kontakte suchen ==
130
131 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
132 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
136
137 (% start="3" %)
138 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
139
140 (% style="float:right" %)
141 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
142
143 = Konfiguration des Dashboards =
144
145 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
146 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
147 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
148
149 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
150 * E-Mail-Signatur
151 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
152
153 == Dashboard konfigurieren ==
154
155 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
156 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die Einstellungen werden geöffnet.
160
161 (% start="3" %)
162 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
163
164 === Spaltenlayout ändern ===
165
166 (% style="float:right" %)
167 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
168
169 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
170 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
174
175 (% start="3" %)
176 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
180
181 (% start="4" %)
182 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
186
187 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
188
189 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
190 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
191 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
192
193 === Beziehungen hinzufügen ===
194
195 (% style="float:right" %)
196 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
197
198 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
202
203 (% start="2" %)
204 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
205 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
206 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
210
211 (% start="5" %)
212 1. Das Eingabeformular ausfüllen
213 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
214
215 (% style="list-style-type:circle" %)
216 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
217
218 = Import der Kontakte =
219
220 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
221
222 ??
223
224 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
225
226 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
227
228 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
229
230 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
231 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
232
233 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
234 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
235
236 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
237 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
238
239 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
240
241 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
242 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
243 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
244 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
245
246 (% class="wikigeneratedid" %)
247 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
248
249 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
250
251 (% style="float:right" %)
252 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
253
254 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
255 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Die Kontakte werden angezeigt.
259
260 (% start="3" %)
261 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
262 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
266
267 (% start="5" %)
268 1. Die Option CSV Datei auswählen
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
272
273 (% start="6" %)
274 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
275 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
276
277 (% style="float:right" %)
278 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
279
280 (% style="list-style-type:circle" %)
281 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
282 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
283 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
284
285 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
286
287 1. Die CSV Datei öffnen
288 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
289 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Die Personenadresse wird erstellt.
293
294 (% style="float:right" %)
295 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
296
297 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
298
299 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
300 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
301 )))
302 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
303 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
304 1. In die nächste Zeile springen
305 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
306 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
307
308 (% style="float:right" %)
309 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
313 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
314 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
315
316 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
317 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
318
319
320
321
322
323 **Anforderungskriterien**
324
325 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
326 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
327 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
328
329 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
330
331 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
332
333 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
334
335 (% class="wikigeneratedid" %)
336 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
337
338 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
339
340 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
341
342 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
343
344 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
345 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
346 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
347
348 **Beispieldatei**
349
350 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.