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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 105.2 von Marco Bauer am 2023/05/30 15:57
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42
43
44 == Kontaktbereiche ==
45
46 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Organisationsadresse
49
50 Ansprechpartner
51 )))|(((
52 Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 Beispiele einer Organisation sind:
54
55 * Gewerblicher Betrieb
56 * Verein
57 * Stiftung
58 )))
59 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
60 Personenadresse
61
62 Ansprechpartner
63 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
64 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
65 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
66 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
67 Haushaltsadresse
68
69 Haushaltsmitglied
70 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
71 Beispiele eines Haushalts sind:(((
72 * Familie
73 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
74 )))
75
76 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
77
78 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
79 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
80 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
81 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
82 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
83
84 [[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
85
86 ??
87
88 == Kontakte anlegen ==
89
90 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
94
95 (% start="2" %)
96 1. Auf <Kontakt> klicken
97
98 (% style="list-style-type:circle" %)
99 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
100
101 (% start="3" %)
102 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
106
107 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
108
109 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
110 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
111 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
112
113 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
114 |**Name**|ja|ja|ja
115 |**Anschrift**|ja|ja|ja
116 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
117 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
118 |**Telefon**|ja|ja|ja
119 |**E-Mail**|ja|ja|ja
120 |**Web**|nein|ja|nein
121
122 == Kontakte suchen ==
123
124 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
125 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
129
130 (% start="3" %)
131 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
132
133 (% style="float:right" %)
134 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
135
136 = Konfiguration des Dashboards =
137
138 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
139 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
140 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
141
142 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
143 * E-Mail-Signatur
144 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
145
146 == Dashboard konfigurieren ==
147
148 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
149 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Einstellungen werden geöffnet.
153
154 (% start="3" %)
155 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
156
157 === Spaltenlayout ändern ===
158
159 (% style="float:right" %)
160 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
161
162 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
163 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
167
168 (% start="3" %)
169 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
173
174 (% start="4" %)
175 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
176
177 (% style="list-style-type:circle" %)
178 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
179
180 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
181
182 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
183 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
184 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
185
186 === Beziehungen hinzufügen ===
187
188 (% style="float:right" %)
189 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
190
191 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
195
196 (% start="2" %)
197 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
198 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
199 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
203
204 (% start="5" %)
205 1. Das Eingabeformular ausfüllen
206 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
210
211 = Import der Kontakte =
212
213 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
214
215 ??
216
217 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
218
219 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
220
221 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
222
223 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
224 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
225
226 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
227 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
228
229 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
230 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
231
232 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
233
234 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
235 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
236 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
237 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
238
239 (% class="wikigeneratedid" %)
240 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
241
242 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
243
244 (% style="float:right" %)
245 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
246
247 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
248 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
249
250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * Die Kontakte werden angezeigt.
252
253 (% start="3" %)
254 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
255 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
259
260 (% start="5" %)
261 1. Die Option CSV Datei auswählen
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
265
266 (% start="6" %)
267 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
268 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
269
270 (% style="float:right" %)
271 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
272
273 (% style="list-style-type:circle" %)
274 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
275 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
276 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
277
278 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
279
280 1. Die CSV Datei öffnen
281 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
282 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Die Personenadresse wird erstellt.
286
287 (% style="float:right" %)
288 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
289
290 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
291
292 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
293 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
294 )))
295 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
296 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
297 1. In die nächste Zeile springen
298 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
299 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
300
301 (% style="float:right" %)
302 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
306 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
307 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
308
309 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
310 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
311
312
313
314
315
316 **Anforderungskriterien**
317
318 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
319 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
320 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
321
322 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
323
324 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
325
326 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
327
328 (% class="wikigeneratedid" %)
329 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
330
331 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
332
333 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
334
335 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
336
337 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
338 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
339 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
340
341 **Beispieldatei**
342
343 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.