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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 105.3 von Marco Bauer am 2023/05/30 15:58
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19
20 = Wo findet man was? =
21
22 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
23
24 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
25
26
27
28 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
30 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
31 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
32 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
33 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
34 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
35 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
36 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
37 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
38 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
39
40 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
41
42 == Kontaktbereiche ==
43
44 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
45 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
46 Organisationsadresse
47
48 Ansprechpartner
49 )))|(((
50 Eine Organisation ist eine juristische Person.
51 Beispiele einer Organisation sind:
52
53 * Gewerblicher Betrieb
54 * Verein
55 * Stiftung
56 )))
57 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
58 Personenadresse
59
60 Ansprechpartner
61 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
62 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
63 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
64 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
65 Haushaltsadresse
66
67 Haushaltsmitglied
68 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
69 Beispiele eines Haushalts sind:(((
70 * Familie
71 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
72 )))
73
74 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
75
76 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
77 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
78 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
79 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
80 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
81
82 [[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png||height="479" width="952"]]
83
84 ??
85
86 == Kontakte anlegen ==
87
88 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
89
90 (% style="list-style-type:circle" %)
91 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
92
93 (% start="2" %)
94 1. Auf <Kontakt> klicken
95
96 (% style="list-style-type:circle" %)
97 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
98
99 (% start="3" %)
100 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
101
102 (% style="list-style-type:circle" %)
103 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
104
105 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
106
107 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
108 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
109 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
110
111 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
112 |**Name**|ja|ja|ja
113 |**Anschrift**|ja|ja|ja
114 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
115 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
116 |**Telefon**|ja|ja|ja
117 |**E-Mail**|ja|ja|ja
118 |**Web**|nein|ja|nein
119
120 == Kontakte suchen ==
121
122 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
123 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
124
125 (% style="list-style-type:circle" %)
126 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
127
128 (% start="3" %)
129 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
130
131 (% style="float:right" %)
132 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
133
134 = Konfiguration des Dashboards =
135
136 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
137 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
138 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
139
140 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
141 * E-Mail-Signatur
142 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
143
144 == Dashboard konfigurieren ==
145
146 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
147 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Einstellungen werden geöffnet.
151
152 (% start="3" %)
153 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
154
155 === Spaltenlayout ändern ===
156
157 (% style="float:right" %)
158 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
159
160 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
161 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
162
163 (% style="list-style-type:circle" %)
164 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
165
166 (% start="3" %)
167 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
168
169 (% style="list-style-type:circle" %)
170 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
171
172 (% start="4" %)
173 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
174
175 (% style="list-style-type:circle" %)
176 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
177
178 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
179
180 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
181 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
182 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
183
184 === Beziehungen hinzufügen ===
185
186 (% style="float:right" %)
187 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
188
189 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
193
194 (% start="2" %)
195 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
196 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
197 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
201
202 (% start="5" %)
203 1. Das Eingabeformular ausfüllen
204 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
208
209 = Import der Kontakte =
210
211 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
212
213 ??
214
215 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
216
217 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
218
219 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
220
221 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
222 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
223
224 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
225 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
226
227 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
228 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
229
230 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
231
232 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
233 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
234 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
235 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
236
237 (% class="wikigeneratedid" %)
238 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
239
240 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
241
242 (% style="float:right" %)
243 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
244
245 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
246 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Die Kontakte werden angezeigt.
250
251 (% start="3" %)
252 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
253 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
257
258 (% start="5" %)
259 1. Die Option CSV Datei auswählen
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
263
264 (% start="6" %)
265 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
266 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
267
268 (% style="float:right" %)
269 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
270
271 (% style="list-style-type:circle" %)
272 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
273 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
274 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
275
276 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
277
278 1. Die CSV Datei öffnen
279 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
280 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
281
282 (% style="list-style-type:circle" %)
283 * Die Personenadresse wird erstellt.
284
285 (% style="float:right" %)
286 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
287
288 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
289
290 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
291 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
292 )))
293 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
294 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
295 1. In die nächste Zeile springen
296 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
297 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
298
299 (% style="float:right" %)
300 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
301
302 (% style="list-style-type:circle" %)
303 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
304 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
305 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
306
307 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
308 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
309
310
311
312
313
314 **Anforderungskriterien**
315
316 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
317 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
318 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
319
320 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
321
322 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
323
324 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
325
326 (% class="wikigeneratedid" %)
327 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
328
329 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
330
331 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
332
333 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
334
335 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
336 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
337 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
338
339 **Beispieldatei**
340
341 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.