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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 107.1 von Marco Bauer am 2023/05/30 16:18
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
24
25 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
36
37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39 == Kontaktbereiche ==
40
41 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Organisationsadresse
44
45 Ansprechpartner
46 )))|(((
47 Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 Beispiele einer Organisation sind:
49
50 * Gewerblicher Betrieb
51 * Verein
52 * Stiftung
53 )))
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 Personenadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 Haushaltsadresse
63
64 Haushaltsmitglied
65 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 )))
70
71 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72
73 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79
80 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="416" width="865"]]
81
82 ??
83
84 == Kontakte anlegen ==
85
86 1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf <Kontakt> klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102
103 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
104
105 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
108
109 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
110 |**Name**|ja|ja|ja
111 |**Anschrift**|ja|ja|ja
112 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
113 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
114 |**Telefon**|ja|ja|ja
115 |**E-Mail**|ja|ja|ja
116 |**Web**|nein|ja|nein
117
118 == Kontakte suchen ==
119
120 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
121 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
125
126 (% start="3" %)
127 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
128
129 (% style="float:right" %)
130 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
131
132 = Konfiguration des Dashboards =
133
134 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
135 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
136 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
137
138 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
139 * E-Mail-Signatur
140 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
141
142 == Dashboard konfigurieren ==
143
144 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
145 1. Die Option <Einstellungen> auswählen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die Einstellungen werden geöffnet.
149
150 (% start="3" %)
151 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
152
153 === Spaltenlayout ändern ===
154
155 (% style="float:right" %)
156 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
157
158 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
159 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
163
164 (% start="3" %)
165 1. Option <Spaltenlayout> auswählen
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
169
170 (% start="4" %)
171 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
175
176 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
177
178 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
179 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
180 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
181
182 === Beziehungen hinzufügen ===
183
184 (% style="float:right" %)
185 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
186
187 1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
188
189 (% style="list-style-type:circle" %)
190 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
191
192 (% start="2" %)
193 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
194 1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
195 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
199
200 (% start="5" %)
201 1. Das Eingabeformular ausfüllen
202 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
206
207 = Import der Kontakte =
208
209 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
210
211 ??
212
213 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
214
215 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
216
217 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
218
219 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
220 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
221
222 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
223 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
224
225 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
226 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
227
228 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
229
230 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
231 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
232 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
233 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
234
235 (% class="wikigeneratedid" %)
236 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
237
238 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
239
240 (% style="float:right" %)
241 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
242
243 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
244 1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Die Kontakte werden angezeigt.
248
249 (% start="3" %)
250 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
251 1. Auf <Kontakte importieren> klicken
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
255
256 (% start="5" %)
257 1. Die Option CSV Datei auswählen
258
259 (% style="list-style-type:circle" %)
260 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
261
262 (% start="6" %)
263 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
264 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
265
266 (% style="float:right" %)
267 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
268
269 (% style="list-style-type:circle" %)
270 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
271 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
272 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
273
274 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
275
276 1. Die CSV Datei öffnen
277 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
278 1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
279
280 (% style="list-style-type:circle" %)
281 * Die Personenadresse wird erstellt.
282
283 (% style="float:right" %)
284 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
285
286 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
287
288 1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
289 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
290 )))
291 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
292 1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
293 1. In die nächste Zeile springen
294 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
295 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
296
297 (% style="float:right" %)
298 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
302 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
303 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
304
305 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
306 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
307
308
309
310
311
312 **Anforderungskriterien**
313
314 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
315 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
316 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
317
318 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
319
320 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
321
322 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
323
324 (% class="wikigeneratedid" %)
325 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
326
327 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
328
329 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
330
331 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
332
333 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
334 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
335 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
336
337 **Beispieldatei**
338
339 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.