Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 111.1 von Marco Bauer am 2023/06/01 13:03
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
24
25 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
36
37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39 == Kontaktbereiche ==
40
41 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Organisationsadresse
44
45 Ansprechpartner
46 )))|(((
47 Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 Beispiele einer Organisation sind:
49
50 * Gewerblicher Betrieb
51 * Verein
52 * Stiftung
53 )))
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 Personenadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 Haushaltsadresse
63
64 Haushaltsmitglied
65 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 )))
70
71 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72
73 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
80
81 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
82
83 ??
84
85 == Kontakte anlegen ==
86
87 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **Kontakt** klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
103
104 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
105
106 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
107 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
108 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
109
110 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
111 |**Name**|ja|ja|ja
112 |**Anschrift**|ja|ja|ja
113 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
114 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
115 |**Telefon**|ja|ja|ja
116 |**E-Mail**|ja|ja|ja
117 |**Web**|nein|ja|nein
118
119 == Kontakte suchen ==
120
121 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
122 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
126
127 (% start="3" %)
128 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
129
130 (% style="float:right" %)
131 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
132
133 = Konfiguration des Dashboards =
134
135 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
136 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
137 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
138
139 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
140 * E-Mail-Signatur
141 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
142
143 == Dashboard konfigurieren ==
144
145 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
146 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Die Einstellungen werden geöffnet.
150
151 (% start="3" %)
152 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
153
154 === Spaltenlayout ändern ===
155
156 (% style="float:right" %)
157 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
158
159 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
160 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
164
165 (% start="3" %)
166 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
170
171 (% start="4" %)
172 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
176
177 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
178
179 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
180 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
181 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
182
183 === Beziehungen hinzufügen ===
184
185 (% style="float:right" %)
186 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
187
188 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
192
193 (% start="2" %)
194 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
195 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
196 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
200
201 (% start="5" %)
202 1. Das Eingabeformular ausfüllen
203 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
207
208 = Import der Kontakte =
209
210 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
211
212 ??
213
214 === Posteingang im Kontaktmanagement ===
215
216 ??
217
218 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
219
220 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
221
222 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
223
224 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
225 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
226
227 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
228 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
229
230 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
231 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
232
233 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
234
235 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
236 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
237 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
238 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
239
240 (% class="wikigeneratedid" %)
241 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
242
243 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
244
245 (% style="float:right" %)
246 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
247
248 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
249 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Kontakte werden angezeigt.
253
254 (% start="3" %)
255 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
256 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
260
261 (% start="5" %)
262 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
266
267 (% start="6" %)
268 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
269 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
270
271 (% style="float:right" %)
272 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
273
274 (% style="list-style-type:circle" %)
275 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
276 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
277 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
278
279 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
280
281 1. Die **CSV Datei** öffnen
282 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
283 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Die Personenadresse wird erstellt.
287
288 (% style="float:right" %)
289 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
290
291 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
292
293 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
294 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
295 )))
296 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
297 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
298 1. In die nächste Zeile springen
299 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
300 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
301
302 (% style="float:right" %)
303 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
307 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
308 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
309
310 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
311 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
312
313
314
315
316
317 **Anforderungskriterien**
318
319 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
320 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
321 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
322
323 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
324
325 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
326
327 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
328
329 (% class="wikigeneratedid" %)
330 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
331
332 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
333
334 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
335
336 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
337
338 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
339 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
340 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
341
342 **Beispieldatei**
343
344 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.