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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 118.2 von Marco Bauer am 2023/06/02 11:24
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
24
25 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
36
37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39 == Kontaktbereiche ==
40
41 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Organisationsadresse
44
45 Ansprechpartner
46 )))|(((
47 Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 Beispiele einer Organisation sind:
49
50 * Gewerblicher Betrieb
51 * Verein
52 * Stiftung
53 )))
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 Personenadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 Haushaltsadresse
63
64 Haushaltsmitglied
65 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 )))
70
71 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72
73 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
80
81 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
82
83 == Kontakte anlegen ==
84
85 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
86
87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
89
90 (% start="2" %)
91 1. Auf **Kontakt** klicken
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
95
96 (% start="3" %)
97 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
101
102 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
103
104 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
105 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
106 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
107
108 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
109 |**Name**|ja|ja|ja
110 |**Anschrift**|ja|ja|ja
111 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
112 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
113 |**Telefon**|ja|ja|ja
114 |**E-Mail**|ja|ja|ja
115 |**Web**|nein|ja|nein
116
117 == Kontakte suchen ==
118
119 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
120 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
124
125 (% start="3" %)
126 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
127
128 (% style="float:right" %)
129 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
130
131 = Konfiguration des Dashboards =
132
133 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
134 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
135 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
136
137 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
138 * E-Mail-Signatur
139 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
140
141 == Dashboard konfigurieren ==
142
143 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
144 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Die Einstellungen werden geöffnet.
148
149 (% start="3" %)
150 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
151
152 === Spaltenlayout ändern ===
153
154 (% style="float:right" %)
155 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
156
157 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
158 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
162
163 (% start="3" %)
164 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
168
169 (% start="4" %)
170 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
174
175 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
176
177 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
178 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
179 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
180
181 === Beziehungen hinzufügen ===
182
183 (% style="float:right" %)
184 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
185
186 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
190
191 (% start="2" %)
192 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
193 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
194 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
198
199 (% start="5" %)
200 1. Das Eingabeformular ausfüllen
201 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
205
206 = Import der Kontakte =
207
208 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
209
210 Im Dashboard auf Kontakte klicken
211
212 Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
213
214 Die 3 Punkte oberhalb der Kontakte anklicken
215
216 Verschiedene Optionen werden angezeigt.
217
218 Die Option Kontakte importieren auswählen
219
220 Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
221
222 Die Option Outlook auswählen
223
224 Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
225
226 Auf das Häkchen oben rechts klicken
227
228 Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
229
230 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
231
232 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
233
234 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
235
236 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
237 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
238
239 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
240 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
241
242 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
243 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
244
245 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
246
247 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
248 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
249 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
250 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
251
252 (% class="wikigeneratedid" %)
253 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
254
255 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
256
257 (% style="float:right" %)
258 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
259
260 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
261 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Die Kontakte werden angezeigt.
265
266 (% start="3" %)
267 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
268 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
272
273 (% start="5" %)
274 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
275
276 (% style="list-style-type:circle" %)
277 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
278
279 (% start="6" %)
280 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
281 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
282
283 (% style="float:right" %)
284 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
285
286 (% style="list-style-type:circle" %)
287 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
288 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
289 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
290
291 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
292
293 1. Die **CSV Datei** öffnen
294 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
295 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Die Personenadresse wird erstellt.
299
300 (% style="float:right" %)
301 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
302
303 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
304
305 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
306 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
307 )))
308 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
309 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
310 1. In die nächste Zeile springen
311 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
312 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
313
314 (% style="float:right" %)
315 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
319 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
320 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
321
322 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
323 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
324
325 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
326
327 (% style="float:right" %)
328 [[Überschrift>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="148" width="285"]]
329
330 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
331 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager empfangen)
332 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager versenden)
333
334 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
335
336 Im Dashboard auf Posteingang klicken
337
338 Posteingang wird geöffnet.
339
340 === Posteingang des Non Profit Manager im Überblick ===
341
342 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
343
344 (% style="float:right" %)
345 [[Überschrift>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" width="285"]]
346
347 Im Dashboard auf Kontakte klicken
348
349 Gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
350
351 Die Personenadresse wird angezeigt.
352
353 Ein Brief-Icon wird angezeigt.
354
355 Das Brief-Icon anklicken
356
357 Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
358
359
360
361
362
363 **Anforderungskriterien**
364
365 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
366 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
367 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
368
369 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
370
371 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
372
373 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
374
375 (% class="wikigeneratedid" %)
376 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
377
378 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
379
380 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
381
382 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
383
384 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
385 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
386 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
387
388 **Beispieldatei**
389
390 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.