Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]

24

25

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung

26

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

27

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

28

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

29

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

31

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

32

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

33

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

34

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

35

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

36

37

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

38

39

== Kontaktbereiche ==

40

41

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

42

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

48

Beispiele einer Organisation sind:

49

50

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

59

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

60

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

61

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

66

Beispiele eines Haushalts sind:(((

67

* Familie

68

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

69

)))

70

71

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

72

73

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

74

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

75

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

76

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

77

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

78

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

79

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

80

81

[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]

82

83

== Kontakte anlegen ==

84

85

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

86

87

(% style="list-style-type:circle" %)

88

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

89

90

(% start="2" %)

91

1. Auf **Kontakt** klicken

92

93

(% style="list-style-type:circle" %)

94

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

95

96

(% start="3" %)

97

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

98

99

(% style="list-style-type:circle" %)

100

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

101

102

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

103

104

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

105

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

106

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

107

108

|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt

109

|**Name**|ja|ja|ja

110

|**Anschrift**|ja|ja|ja

111

|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein

112

|**Briefansprache**|ja|ja|ja

113

|**Telefon**|ja|ja|ja

114

|**E-Mail**|ja|ja|ja

115

|**Web**|nein|ja|nein

116

117

== Kontakte suchen ==

118

119

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

120

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

121

122

(% style="list-style-type:circle" %)

123

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

124

125

(% start="3" %)

126

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

127

128

(% style="float:right" %)

129

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

130

131

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

136

137

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

138

* E-Mail-Signatur

139

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

144

145

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

146

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

147

148

(% style="float:right" %)

149

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

150

151

(% style="list-style-type:circle" %)

152

* Die Einstellungen werden geöffnet.

153

154

(% start="3" %)

155

1. Die Option** E-Mail** auswählen

156

157

(% style="list-style-type:circle" %)

158

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

159

160

(% start="4" %)

161

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

162

163

(% style="list-style-type:circle" %)

164

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

165

166

(% start="5" %)

167

1. Die gewünschte Signatur eingeben

168

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

169

170

(% style="list-style-type:circle" %)

171

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

172

173

=== Konfiguration des Dashboards ===

174

175

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

176

Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.

177

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

178

179

==== Dashboard konfigurieren ====

180

181

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

182

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Die Einstellungen werden geöffnet.

186

187

(% start="3" %)

188

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

189

190

==== Spaltenlayout ändern ====

191

192

(% style="float:right" %)

193

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

194

195

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

196

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

197

198

(% style="list-style-type:circle" %)

199

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

200

201

(% start="3" %)

202

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

203

204

(% style="list-style-type:circle" %)

205

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

206

207

(% start="4" %)

208

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

209

210

(% style="list-style-type:circle" %)

211

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

212

213

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

214

215

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

216

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

217

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

218

219

=== Beziehungen hinzufügen ===

220

221

(% style="float:right" %)

222

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

223

224

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

225

226

(% style="list-style-type:circle" %)

227

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

228

229

(% start="2" %)

230

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

231

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

232

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

233

234

(% style="list-style-type:circle" %)

235

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

236

237

(% start="5" %)

238

1. Das Eingabeformular ausfüllen

239

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

240

241

(% style="list-style-type:circle" %)

242

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

243

244

= Import der Kontakte =

245

246

(% style="float:right" %)

247

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

248

249

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

250

251

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

252

253

(% style="list-style-type:circle" %)

254

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

255

256

(% start="2" %)

257

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

258

259

(% style="list-style-type:circle" %)

260

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

261

262

(% start="3" %)

263

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

264

265

(% style="list-style-type:circle" %)

266

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

267

268

(% start="4" %)

269

1. Die Option **Outlook **auswählen

270

271

(% style="list-style-type:circle" %)

272

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

273

274

(% start="5" %)

275

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

276

277

(% style="list-style-type:circle" %)

278

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

279

280

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

281

282

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

283

284

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

285

286

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

287

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

288

289

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

290

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

291

292

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

293

294

295

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

296

297

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

298

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

299

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

300

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

301

302

(% class="wikigeneratedid" %)

303

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

304

305

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

306

307

(% style="float:right" %)

308

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

309

310

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

311

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

312

313

(% style="list-style-type:circle" %)

314

* Die Kontakte werden angezeigt.

315

316

(% start="3" %)

317

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

318

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

319

320

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

322

323

(% start="5" %)

324

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

325

326

(% style="list-style-type:circle" %)

327

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

328

329

(% start="6" %)

330

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

331

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

332

333

(% style="float:right" %)

334

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

335

336

(% style="list-style-type:circle" %)

337

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

338

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

339

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

340

341

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

342

343

1. Die **CSV Datei** öffnen

344

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

345

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

346

347

(% style="list-style-type:circle" %)

348

* Die Personenadresse wird erstellt.

349

350

(% style="float:right" %)

351

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

352

353

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

354

355

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

356

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

357

)))

358

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

359

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

360

1. In die nächste Zeile springen

361

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

362

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

363

364

(% style="float:right" %)

365

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

366

367

(% style="list-style-type:circle" %)

368

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

369

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

370

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

371

372

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

373

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

374

375

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

376

377

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

378

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]

379

380

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

381

382

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

383

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

384

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

385

386

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

387

388

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

389

390

(% style="list-style-type:circle" %)

391

* Der Posteingang wird geöffnet.

392

393

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

394

395

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

396

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]

397

398

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

399

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

400

401

(% style="list-style-type:circle" %)

402

* Die Personenadresse wird angezeigt.

403

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

404

405

(% start="3" %)

406

1. Das **Brief-Icon** anklicken

407

408

(% style="list-style-type:circle" %)

409

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

410

411

**Anforderungskriterien**

412

413

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

414

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

415

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

416

417

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

418

419

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

420

421

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

422

423

(% class="wikigeneratedid" %)

424

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

425

426

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

427

428

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

429

430

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

431

432

* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

433

* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

434

* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

435

436