Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 129.1 von Marco Bauer am 2023/06/06 17:37
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
24
25 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
26 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
27 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
28 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
29 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
31 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
32 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
33 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
34 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
35 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
36
37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
38
39 == Kontaktbereiche ==
40
41 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Organisationsadresse
44
45 Ansprechpartner
46 )))|(((
47 Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 Beispiele einer Organisation sind:
49
50 * Gewerblicher Betrieb
51 * Verein
52 * Stiftung
53 )))
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 Personenadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 Haushaltsadresse
63
64 Haushaltsmitglied
65 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
66 Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 )))
70
71 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
72
73 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
75 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
76 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
78 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
79 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
80
81 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
82
83 == Kontakte anlegen ==
84
85 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
86
87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
89
90 (% start="2" %)
91 1. Auf **Kontakt** klicken
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
95
96 (% start="3" %)
97 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
101
102 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
103
104 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
105 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
106 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
107
108 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
109 |**Name**|ja|ja|ja
110 |**Anschrift**|ja|ja|ja
111 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
112 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
113 |**Telefon**|ja|ja|ja
114 |**E-Mail**|ja|ja|ja
115 |**Web**|nein|ja|nein
116
117 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
118
119 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
120 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
121 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
122
123 === Beziehungen hinzufügen ===
124
125 (% style="float:right" %)
126 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
127
128 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
132
133 (% start="2" %)
134 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
135 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
136 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
140
141 (% start="5" %)
142 1. Das Eingabeformular ausfüllen
143 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
147
148 == Kontakte suchen ==
149
150 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
151 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
155
156 (% start="3" %)
157 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
158
159 (% style="float:right" %)
160 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
161
162 = Einstellungen und Administration =
163
164 == Einstellungen ==
165
166 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
167
168 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
169 * E-Mail-Signatur
170 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
171 * Dashboard
172 * Förderungen
173
174 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
175
176 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
177 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
178
179 (% style="float:right" %)
180 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Die Einstellungen werden geöffnet.
184
185 (% start="3" %)
186 1. Die Option** E-Mail** auswählen
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
190
191 (% start="4" %)
192 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
196
197 (% start="5" %)
198 1. Die gewünschte Signatur eingeben
199 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
203
204 === Konfiguration des Dashboards ===
205
206 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
207 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
208 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
209
210 ==== Dashboard konfigurieren ====
211
212 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
213 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
214
215 (% style="list-style-type:circle" %)
216 * Die Einstellungen werden geöffnet.
217
218 (% start="3" %)
219 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
220
221 ==== Spaltenlayout ändern ====
222
223 (% style="float:right" %)
224 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
225
226 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
227 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
231
232 (% start="3" %)
233 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
234
235 (% style="list-style-type:circle" %)
236 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
237
238 (% start="4" %)
239 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
240
241 (% style="list-style-type:circle" %)
242 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
243
244
245 = Import der Kontakte =
246
247 (% style="float:right" %)
248 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
249
250 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
251
252 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
256
257 (% start="2" %)
258 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
262
263 (% start="3" %)
264 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
268
269 (% start="4" %)
270 1. Die Option **Outlook **auswählen
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
274
275 (% start="5" %)
276 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
280
281 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
282
283 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
284
285 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
286
287 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
288 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
289
290 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
291 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
292
293 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
294 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
295
296 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
297
298 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
299 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
300 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
301 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
302
303 (% class="wikigeneratedid" %)
304 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
305
306 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
307
308 (% style="float:right" %)
309 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
310
311 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
312 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
313
314 (% style="list-style-type:circle" %)
315 * Die Kontakte werden angezeigt.
316
317 (% start="3" %)
318 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
319 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
320
321 (% style="list-style-type:circle" %)
322 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
323
324 (% start="5" %)
325 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
329
330 (% start="6" %)
331 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
332 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
333
334 (% style="float:right" %)
335 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
336
337 (% style="list-style-type:circle" %)
338 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
339 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
340 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
341
342 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
343
344 1. Die **CSV Datei** öffnen
345 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
346 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * Die Personenadresse wird erstellt.
350
351 (% style="float:right" %)
352 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
353
354 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
355
356 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
357 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
358 )))
359 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
360 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
361 1. In die nächste Zeile springen
362 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
363 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
364
365 (% style="float:right" %)
366 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
367
368 (% style="list-style-type:circle" %)
369 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
370 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
371 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
372
373 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
374 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
375
376 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
377
378 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
379 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
380
381 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
382
383 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
384 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
385 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
386
387 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
388
389 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
390
391 (% style="list-style-type:circle" %)
392 * Der Posteingang wird geöffnet.
393
394 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
395
396 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
397 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
398
399 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
400 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
401
402 (% style="list-style-type:circle" %)
403 * Die Personenadresse wird angezeigt.
404 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
405
406 (% start="3" %)
407 1. Das **Brief-Icon** anklicken
408
409 (% style="list-style-type:circle" %)
410 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
411
412 **Anforderungskriterien**
413
414 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
415 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
416 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
417
418 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
419
420 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
421
422 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
423
424 (% class="wikigeneratedid" %)
425 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
426
427 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
428
429 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
430
431 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
432
433 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
434 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
435 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
436
437 **Beispieldatei**
438
439 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.