Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]

24

25

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung

26

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

27

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

28

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

29

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

31

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

32

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

33

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

34

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

35

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

36

37

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

38

39

== Kontaktbereiche ==

40

41

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

42

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

48

Beispiele einer Organisation sind:

49

50

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

59

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

60

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

61

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

66

Beispiele eines Haushalts sind:(((

67

* Familie

68

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

69

)))

70

71

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

72

73

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

74

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

75

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

76

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

77

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

78

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

79

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

80

81

[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]

82

83

== Kontakte anlegen ==

84

85

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

86

87

(% style="list-style-type:circle" %)

88

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

89

90

(% start="2" %)

91

1. Auf **Kontakt** klicken

92

93

(% style="list-style-type:circle" %)

94

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

95

96

(% start="3" %)

97

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

98

99

(% style="list-style-type:circle" %)

100

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

101

102

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

103

104

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

105

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

106

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

107

108

|=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt

109

|**Name**|ja|ja|ja

110

|**Anschrift**|ja|ja|ja

111

|**Geburtsdatum**|ja|nein|nein

112

|**Briefansprache**|ja|ja|ja

113

|**Telefon**|ja|ja|ja

114

|**E-Mail**|ja|ja|ja

115

|**Web**|nein|ja|nein

116

117

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

118

119

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

120

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

121

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

122

123

=== Beziehungen hinzufügen ===

124

125

(% style="float:right" %)

126

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

127

128

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

129

130

(% style="list-style-type:circle" %)

131

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

132

133

(% start="2" %)

134

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

135

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

136

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

137

138

(% style="list-style-type:circle" %)

139

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

140

141

(% start="5" %)

142

1. Das Eingabeformular ausfüllen

143

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

144

145

(% style="list-style-type:circle" %)

146

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

147

148

== Kontakte suchen ==

149

150

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

151

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

152

153

(% style="list-style-type:circle" %)

154

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

155

156

(% start="3" %)

157

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

158

159

(% style="float:right" %)

160

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

161

162

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

167

168

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

169

* E-Mail-Signatur

170

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

175

176

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

177

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

178

179

(% style="float:right" %)

180

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

181

182

(% style="list-style-type:circle" %)

183

* Die Einstellungen werden geöffnet.

184

185

(% start="3" %)

186

1. Die Option** E-Mail** auswählen

187

188

(% style="list-style-type:circle" %)

189

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

190

191

(% start="4" %)

192

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

193

194

(% style="list-style-type:circle" %)

195

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

196

197

(% start="5" %)

198

1. Die gewünschte Signatur eingeben

199

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

200

201

(% style="list-style-type:circle" %)

202

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

203

204

=== Konfiguration des Dashboards ===

205

206

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

207

Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.

208

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

209

210

==== Dashboard konfigurieren ====

211

212

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

213

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

214

215

(% style="list-style-type:circle" %)

216

* Die Einstellungen werden geöffnet.

217

218

(% style="float:right" %)

219

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

220

221

(% start="3" %)

222

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

223

224

==== Spaltenlayout ändern ====

225

226

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

227

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

228

229

(% style="list-style-type:circle" %)

230

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

231

232

(% start="3" %)

233

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

234

235

(% style="list-style-type:circle" %)

236

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

237

238

(% start="4" %)

239

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

240

241

(% style="list-style-type:circle" %)

242

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte (Schaubild) ===

??

==== Wozu Rollen und Rechte? ====

??

==== Rollen und Rechte festlegen ====

??

==== Wozu Benutzergruppen? ====

??

==== Benutzergruppen festlegen ====

??

==== Wozu Benutzer? ====

??

==== Benutzer festlegen ====

??

= Import der Kontakte =

275

276

(% style="float:right" %)

277

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

278

279

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

280

281

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

282

283

(% style="list-style-type:circle" %)

284

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

285

286

(% start="2" %)

287

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

288

289

(% style="list-style-type:circle" %)

290

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

291

292

(% start="3" %)

293

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

294

295

(% style="list-style-type:circle" %)

296

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

297

298

(% start="4" %)

299

1. Die Option **Outlook **auswählen

300

301

(% style="list-style-type:circle" %)

302

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

303

304

(% start="5" %)

305

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

306

307

(% style="list-style-type:circle" %)

308

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

309

310

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

311

312

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

313

314

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

315

316

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

317

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

318

319

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

320

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

321

322

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

323

324

325

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

326

327

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

328

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

329

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

330

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

331

332

(% class="wikigeneratedid" %)

333

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

334

335

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

336

337

(% style="float:right" %)

338

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

339

340

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

341

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

342

343

(% style="list-style-type:circle" %)

344

* Die Kontakte werden angezeigt.

345

346

(% start="3" %)

347

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

348

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

349

350

(% style="list-style-type:circle" %)

351

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

352

353

(% start="5" %)

354

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

355

356

(% style="list-style-type:circle" %)

357

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

358

359

(% start="6" %)

360

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

361

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

362

363

(% style="float:right" %)

364

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

365

366

(% style="list-style-type:circle" %)

367

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

368

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

369

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

370

371

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

372

373

1. Die **CSV Datei** öffnen

374

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

375

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

376

377

(% style="list-style-type:circle" %)

378

* Die Personenadresse wird erstellt.

379

380

(% style="float:right" %)

381

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

382

383

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

384

385

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

386

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

387

)))

388

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

389

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

390

1. In die nächste Zeile springen

391

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

392

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

393

394

(% style="float:right" %)

395

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

396

397

(% style="list-style-type:circle" %)

398

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

399

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

400

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

401

402

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

403

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

404

405

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

406

407

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

408

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]

409

410

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

411

412

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

413

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

414

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

415

416

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

417

418

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

419

420

(% style="list-style-type:circle" %)

421

* Der Posteingang wird geöffnet.

422

423

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

424

425

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

426

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]

427

428

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

429

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

430

431

(% style="list-style-type:circle" %)

432

* Die Personenadresse wird angezeigt.

433

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

434

435

(% start="3" %)

436

1. Das **Brief-Icon** anklicken

437

438

(% style="list-style-type:circle" %)

439

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

440

441

**Anforderungskriterien**

442

443

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

444

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

445

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

446

447

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

448

449

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

450

451

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

452

453

(% class="wikigeneratedid" %)

454

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

455

456

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

457

458

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

459

460

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

461

462

* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

463

* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

464

* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

465

466