Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement
Version 137.1 von Marco Bauer am 2023/06/09 16:57
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="box" %) | ||
| 2 | ((( | ||
| 3 | **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet** | ||
| 4 | |||
| 5 | {{toc/}} | ||
| 6 | ))) | ||
| 7 | |||
| 8 | = Wozu das Kontaktmanagement? = | ||
| 9 | |||
| 10 | Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander. | ||
| 11 | Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]). | ||
| 12 | Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an. | ||
| 13 | Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**. | ||
| 14 | \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**. | ||
| 15 | Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden. | ||
| 16 | Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr** | ||
| 17 | zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt. | ||
| 18 | |||
| 19 | = Wo findet man was? = | ||
| 20 | |||
| 21 | Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?" | ||
| 22 | |||
| 23 | [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]] | ||
| 24 | |||
| 25 | (% style="width:939.6px" %) | ||
| 26 | |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung | ||
| 27 | |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang). | ||
| 28 | Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). | ||
| 29 | |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]). | ||
| 30 | |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]). | ||
| 31 | |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren | ||
| 32 | (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]). | ||
| 33 | |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]). | ||
| 34 | |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**. | ||
| 35 | |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten. | ||
| 36 | Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]). | ||
| 37 | |||
| 38 | = Über Kontakte (Grundlegendes) = | ||
| 39 | |||
| 40 | == Kontaktbereiche == | ||
| 41 | |||
| 42 | |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung | ||
| 43 | |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|((( | ||
| 44 | Organisationsadresse | ||
| 45 | |||
| 46 | Ansprechpartner | ||
| 47 | )))|((( | ||
| 48 | Eine Organisation ist eine juristische Person. | ||
| 49 | Beispiele einer Organisation sind: | ||
| 50 | |||
| 51 | * Gewerblicher Betrieb | ||
| 52 | * Verein | ||
| 53 | * Stiftung | ||
| 54 | ))) | ||
| 55 | |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|((( | ||
| 56 | Personenadresse | ||
| 57 | |||
| 58 | Ansprechpartner | ||
| 59 | )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**. | ||
| 60 | Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. | ||
| 61 | Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden. | ||
| 62 | |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|((( | ||
| 63 | Haushaltsadresse | ||
| 64 | |||
| 65 | Haushaltsmitglied | ||
| 66 | )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. | ||
| 67 | Beispiele eines Haushalts sind:((( | ||
| 68 | * Familie | ||
| 69 | * Personen, die in einer Gemeinschaft leben | ||
| 70 | ))) | ||
| 71 | |||
| 72 | === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels === | ||
| 73 | |||
| 74 | Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte). | ||
| 75 | Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**. | ||
| 76 | Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.) | ||
| 77 | **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite). | ||
| 78 | Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein. | ||
| 79 | **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht. | ||
| 80 | Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein. | ||
| 81 | |||
| 82 | [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]] | ||
| 83 | |||
| 84 | == Kontakte anlegen == | ||
| 85 | |||
| 86 | 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken | ||
| 87 | |||
| 88 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 89 | * Der Button Kontakt wird angezeigt. | ||
| 90 | |||
| 91 | (% start="2" %) | ||
| 92 | 1. Auf **Kontakt** klicken | ||
| 93 | |||
| 94 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 95 | * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt. | ||
| 96 | |||
| 97 | (% start="3" %) | ||
| 98 | 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken. | ||
| 99 | |||
| 100 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 101 | * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt. | ||
| 102 | |||
| 103 | === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen === | ||
| 104 | |||
| 105 | Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben. | ||
| 106 | **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System. | ||
| 107 | \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben: | ||
| 108 | |||
| 109 | (% style="width:866.6px" %) | ||
| 110 | |=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt | ||
| 111 | |(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja | ||
| 112 | |(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja | ||
| 113 | |(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein | ||
| 114 | |(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja | ||
| 115 | |(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja | ||
| 116 | |(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja | ||
| 117 | |(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein | ||
| 118 | |||
| 119 | == Beziehungen zwischen Kontakten == | ||
| 120 | |||
| 121 | Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind. | ||
| 122 | Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden. | ||
| 123 | Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]. | ||
| 124 | |||
| 125 | === Beziehungen hinzufügen === | ||
| 126 | |||
| 127 | (% style="float:right" %) | ||
| 128 | [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]] | ||
| 129 | |||
| 130 | 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken | ||
| 131 | |||
| 132 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 133 | * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt. | ||
| 134 | |||
| 135 | (% start="2" %) | ||
| 136 | 1. Den gewünschten Kontakt anklicken | ||
| 137 | 1. Die Option **Beziehungen** auswählen | ||
| 138 | 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen) | ||
| 139 | |||
| 140 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 141 | * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt. | ||
| 142 | |||
| 143 | (% start="5" %) | ||
| 144 | 1. Das Eingabeformular ausfüllen | ||
| 145 | 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken | ||
| 146 | |||
| 147 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 148 | * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt. | ||
| 149 | |||
| 150 | == Kontakte suchen == | ||
| 151 | |||
| 152 | 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken | ||
| 153 | 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben | ||
| 154 | |||
| 155 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 156 | * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt. | ||
| 157 | |||
| 158 | (% start="3" %) | ||
| 159 | 1. Den gesuchten Kontakt auswählen | ||
| 160 | |||
| 161 | (% style="float:right" %) | ||
| 162 | [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]] | ||
| 163 | |||
| 164 | = Einstellungen und Administration = | ||
| 165 | |||
| 166 | == Einstellungen == | ||
| 167 | |||
| 168 | Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen: | ||
| 169 | |||
| 170 | * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]]) | ||
| 171 | * E-Mail-Signatur | ||
| 172 | * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch) | ||
| 173 | * Dashboard | ||
| 174 | * Förderungen | ||
| 175 | |||
| 176 | === E-Mail-Signatur konfigurieren === | ||
| 177 | |||
| 178 | 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken | ||
| 179 | 1. Die Option **Einstellungen** auswählen | ||
| 180 | |||
| 181 | (% style="float:right" %) | ||
| 182 | [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]] | ||
| 183 | |||
| 184 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 185 | * Die Einstellungen werden geöffnet. | ||
| 186 | |||
| 187 | (% start="3" %) | ||
| 188 | 1. Die Option** E-Mail** auswählen | ||
| 189 | |||
| 190 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 191 | * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet. | ||
| 192 | |||
| 193 | (% start="4" %) | ||
| 194 | 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen | ||
| 195 | |||
| 196 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 197 | * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet. | ||
| 198 | |||
| 199 | (% start="5" %) | ||
| 200 | 1. Die gewünschte Signatur eingeben | ||
| 201 | 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken | ||
| 202 | |||
| 203 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 204 | * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert. | ||
| 205 | |||
| 206 | === Konfiguration des Dashboards === | ||
| 207 | |||
| 208 | Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren. | ||
| 209 | Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar. | ||
| 210 | Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht. | ||
| 211 | |||
| 212 | ==== Dashboard konfigurieren ==== | ||
| 213 | |||
| 214 | 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken | ||
| 215 | 1. Die Option **Einstellungen** auswählen | ||
| 216 | |||
| 217 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 218 | * Die Einstellungen werden geöffnet. | ||
| 219 | |||
| 220 | (% style="float:right" %) | ||
| 221 | [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]] | ||
| 222 | |||
| 223 | (% start="3" %) | ||
| 224 | 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren | ||
| 225 | |||
| 226 | ==== Spaltenlayout ändern ==== | ||
| 227 | |||
| 228 | 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken | ||
| 229 | 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken | ||
| 230 | |||
| 231 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 232 | * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt. | ||
| 233 | |||
| 234 | (% start="3" %) | ||
| 235 | 1. Option **Spaltenlayout** auswählen | ||
| 236 | |||
| 237 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 238 | * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt. | ||
| 239 | |||
| 240 | (% start="4" %) | ||
| 241 | 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen | ||
| 242 | |||
| 243 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 244 | * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt. | ||
| 245 | |||
| 246 | == Administration == | ||
| 247 | |||
| 248 | === Wozu Rollen und Rechte? === | ||
| 249 | |||
| 250 | Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**. | ||
| 251 | Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**. | ||
| 252 | Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**. | ||
| 253 | |||
| 254 | === Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte === | ||
| 255 | |||
| 256 | [[image:Administration_3_Ebenen.png||height="381" width="915"]] | ||
| 257 | |||
| 258 | (% style="width:915.6px" %) | ||
| 259 | |=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung | ||
| 260 | |(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)((( | ||
| 261 | Rollen: Sammlung an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten" | ||
| 262 | Rechte: einzelne Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar) | ||
| 263 | |||
| 264 | Fazit: Mit den **Rechten** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man alles **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann. | ||
| 265 | ))) | ||
| 266 | |(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %) | ||
| 267 | |(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %) | ||
| 268 | |||
| 269 | ==== Rollen und Rechte festlegen ==== | ||
| 270 | |||
| 271 | ?? | ||
| 272 | |||
| 273 | ==== Wozu Benutzergruppen? ==== | ||
| 274 | |||
| 275 | ?? | ||
| 276 | |||
| 277 | ==== Benutzergruppen festlegen ==== | ||
| 278 | |||
| 279 | ?? | ||
| 280 | |||
| 281 | ==== Wozu Benutzer? ==== | ||
| 282 | |||
| 283 | ?? | ||
| 284 | |||
| 285 | ==== Benutzer festlegen ==== | ||
| 286 | |||
| 287 | ?? | ||
| 288 | |||
| 289 | = Import der Kontakte = | ||
| 290 | |||
| 291 | (% style="float:right" %) | ||
| 292 | [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]] | ||
| 293 | |||
| 294 | == Kontakte aus Outlook 365 importieren == | ||
| 295 | |||
| 296 | 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) | ||
| 297 | |||
| 298 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 299 | * Übersicht der Kontakte wird geöffnet. | ||
| 300 | |||
| 301 | (% start="2" %) | ||
| 302 | 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken | ||
| 303 | |||
| 304 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 305 | * Verschiedene Optionen werden angezeigt. | ||
| 306 | |||
| 307 | (% start="3" %) | ||
| 308 | 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen | ||
| 309 | |||
| 310 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 311 | * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet. | ||
| 312 | |||
| 313 | (% start="4" %) | ||
| 314 | 1. Die Option **Outlook **auswählen | ||
| 315 | |||
| 316 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 317 | * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt. | ||
| 318 | |||
| 319 | (% start="5" %) | ||
| 320 | 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken | ||
| 321 | |||
| 322 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 323 | * Die Kontakte aus Outlook werden importiert. | ||
| 324 | |||
| 325 | == Kontakte aus CSV Datei importieren == | ||
| 326 | |||
| 327 | === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei === | ||
| 328 | |||
| 329 | Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus: | ||
| 330 | |||
| 331 | * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt | ||
| 332 | * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert) | ||
| 333 | |||
| 334 | **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder. | ||
| 335 | Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen. | ||
| 336 | |||
| 337 | |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O | ||
| 338 | |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position | ||
| 339 | |||
| 340 | === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten === | ||
| 341 | |||
| 342 | 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen | ||
| 343 | 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen | ||
| 344 | 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen | ||
| 345 | 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern | ||
| 346 | |||
| 347 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 348 | [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] | ||
| 349 | |||
| 350 | === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren === | ||
| 351 | |||
| 352 | (% style="float:right" %) | ||
| 353 | [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]] | ||
| 354 | |||
| 355 | 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]) | ||
| 356 | 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7) | ||
| 357 | |||
| 358 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 359 | * Die Kontakte werden angezeigt. | ||
| 360 | |||
| 361 | (% start="3" %) | ||
| 362 | 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1) | ||
| 363 | 1. Auf **Kontakte importieren** klicken | ||
| 364 | |||
| 365 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 366 | * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt. | ||
| 367 | |||
| 368 | (% start="5" %) | ||
| 369 | 1. Die Option **CSV Datei **auswählen | ||
| 370 | |||
| 371 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 372 | * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte. | ||
| 373 | |||
| 374 | (% start="6" %) | ||
| 375 | 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen | ||
| 376 | 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen | ||
| 377 | |||
| 378 | (% style="float:right" %) | ||
| 379 | [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]] | ||
| 380 | |||
| 381 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 382 | * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2) | ||
| 383 | * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt. | ||
| 384 | * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt. | ||
| 385 | |||
| 386 | ==== Personenadresse aus Import erstellen ==== | ||
| 387 | |||
| 388 | 1. Die **CSV Datei** öffnen | ||
| 389 | 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen | ||
| 390 | 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen** | ||
| 391 | |||
| 392 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 393 | * Die Personenadresse wird erstellt. | ||
| 394 | |||
| 395 | (% style="float:right" %) | ||
| 396 | [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]] | ||
| 397 | |||
| 398 | ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ==== | ||
| 399 | |||
| 400 | 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])((( | ||
| 401 | (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %) | ||
| 402 | ))) | ||
| 403 | 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname) | ||
| 404 | 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen** | ||
| 405 | 1. In die nächste Zeile springen | ||
| 406 | 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation) | ||
| 407 | 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname) | ||
| 408 | |||
| 409 | (% style="float:right" %) | ||
| 410 | [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]] | ||
| 411 | |||
| 412 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 413 | * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse. | ||
| 414 | * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner. | ||
| 415 | * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden. | ||
| 416 | |||
| 417 | **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern. | ||
| 418 | Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch. | ||
| 419 | |||
| 420 | = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager = | ||
| 421 | |||
| 422 | (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) | ||
| 423 | [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]] | ||
| 424 | |||
| 425 | == Posteingang und Kontakte im Dashboard == | ||
| 426 | |||
| 427 | Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen. | ||
| 428 | Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]]) | ||
| 429 | Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]]) | ||
| 430 | |||
| 431 | == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen == | ||
| 432 | |||
| 433 | 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken | ||
| 434 | |||
| 435 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 436 | * Der Posteingang wird geöffnet. | ||
| 437 | |||
| 438 | == Nachrichten im Non Profit Manager versenden == | ||
| 439 | |||
| 440 | (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %) | ||
| 441 | [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]] | ||
| 442 | |||
| 443 | 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken | ||
| 444 | 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen | ||
| 445 | |||
| 446 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 447 | * Die Personenadresse wird angezeigt. | ||
| 448 | * Ein Brief-Icon wird angezeigt. | ||
| 449 | |||
| 450 | (% start="3" %) | ||
| 451 | 1. Das **Brief-Icon** anklicken | ||
| 452 | |||
| 453 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 454 | * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet. | ||
| 455 | |||
| 456 | **Anforderungskriterien** | ||
| 457 | |||
| 458 | * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt | ||
| 459 | * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert | ||
| 460 | * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen | ||
| 461 | |||
| 462 | **Notwendiger Aufbau der CSV Datei** | ||
| 463 | |||
| 464 | Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden. | ||
| 465 | |||
| 466 | Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten. | ||
| 467 | |||
| 468 | (% class="wikigeneratedid" %) | ||
| 469 | [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]] | ||
| 470 | |||
| 471 | Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden. | ||
| 472 | |||
| 473 | Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet. | ||
| 474 | |||
| 475 | **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:** | ||
| 476 | |||
| 477 | * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation) | ||
| 478 | * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten) | ||
| 479 | * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten) | ||
| 480 | |||
| 481 | **Beispieldatei** | ||
| 482 | |||
| 483 | Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden. |