Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

38

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

39

40

== Kontaktbereiche ==

41

42

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

43

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

49

Beispiele einer Organisation sind:

50

51

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

60

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

61

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

62

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

67

Beispiele eines Haushalts sind:(((

68

* Familie

69

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

70

)))

71

72

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

73

74

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

75

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

76

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

77

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

78

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

79

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

80

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

81

82

[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]

83

84

== Kontakte anlegen ==

85

86

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

87

88

(% style="list-style-type:circle" %)

89

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

90

91

(% start="2" %)

92

1. Auf **Kontakt** klicken

93

94

(% style="list-style-type:circle" %)

95

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

96

97

(% start="3" %)

98

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

99

100

(% style="list-style-type:circle" %)

101

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

102

103

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

104

105

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

106

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

107

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

108

109

(% style="width:866.6px" %)

110

|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt

111

|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

112

|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

113

|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein

114

|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

115

|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

116

|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

117

|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein

118

119

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

120

121

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

122

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

123

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

124

125

=== Beziehungen hinzufügen ===

126

127

(% style="float:right" %)

128

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

129

130

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

131

132

(% style="list-style-type:circle" %)

133

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

134

135

(% start="2" %)

136

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

137

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

138

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

139

140

(% style="list-style-type:circle" %)

141

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

142

143

(% start="5" %)

144

1. Das Eingabeformular ausfüllen

145

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

146

147

(% style="list-style-type:circle" %)

148

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

149

150

== Kontakte suchen ==

151

152

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

153

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

154

155

(% style="list-style-type:circle" %)

156

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

157

158

(% start="3" %)

159

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

160

161

(% style="float:right" %)

162

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

163

164

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

169

170

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

171

* E-Mail-Signatur

172

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

177

178

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

179

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

180

181

(% style="float:right" %)

182

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Die Einstellungen werden geöffnet.

186

187

(% start="3" %)

188

1. Die Option** E-Mail** auswählen

189

190

(% style="list-style-type:circle" %)

191

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

192

193

(% start="4" %)

194

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

195

196

(% style="list-style-type:circle" %)

197

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

198

199

(% start="5" %)

200

1. Die gewünschte Signatur eingeben

201

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

202

203

(% style="list-style-type:circle" %)

204

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

205

206

=== Konfiguration des Dashboards ===

207

208

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

209

Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.

210

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

211

212

==== Dashboard konfigurieren ====

213

214

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

215

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

216

217

(% style="list-style-type:circle" %)

218

* Die Einstellungen werden geöffnet.

219

220

(% style="float:right" %)

221

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

222

223

(% start="3" %)

224

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

225

226

==== Spaltenlayout ändern ====

227

228

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

229

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

230

231

(% style="list-style-type:circle" %)

232

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

233

234

(% start="3" %)

235

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

236

237

(% style="list-style-type:circle" %)

238

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

239

240

(% start="4" %)

241

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

242

243

(% style="list-style-type:circle" %)

244

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

249

250

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

251

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

252

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

253

254

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

255

256

[[image:Administration_3_Ebenen.png||height="381" width="915"]]

257

258

(% style="width:915.6px" %)

259

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

260

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

261

Rollen: Sammlung an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

262

Rechte: einzelne Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

263

264

Fazit: Mit den **Rechten** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man alles **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann.

265

)))

266

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

267

Voraussetzung: Rollen (und somit auch Rechte) sind festgelegt worden

268

269

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

270

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

271

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

272

)))

273

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

274

Voraussetzung: Benutzergruppen sind festgelegt worden

275

276

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

277

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

278

)))

279

280

(% class="wikigeneratedid" %)

281

Das Beispiel noch mal ausgeschrieben:

282

Hans Tester (Benutzer) ist ein Praktikant (Benutzergruppe).

283

Als Praktikant kann er "nur bestimmte Nachrichten erhalten" (Rolle).

284

Das heißt: Hans kann z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (Rechte).

285

286

==== Rollen und Rechte festlegen ====

??

==== Wozu Benutzergruppen? ====

??

==== Benutzergruppen festlegen ====

??

==== Wozu Benutzer? ====

??

==== Benutzer festlegen ====

??

= Import der Kontakte =

307

308

(% style="float:right" %)

309

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

310

311

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

312

313

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

314

315

(% style="list-style-type:circle" %)

316

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

317

318

(% start="2" %)

319

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

320

321

(% style="list-style-type:circle" %)

322

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

323

324

(% start="3" %)

325

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

329

330

(% start="4" %)

331

1. Die Option **Outlook **auswählen

332

333

(% style="list-style-type:circle" %)

334

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

335

336

(% start="5" %)

337

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

338

339

(% style="list-style-type:circle" %)

340

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

341

342

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

343

344

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

345

346

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

347

348

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

349

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

350

351

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

352

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

353

354

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

355

356

357

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

358

359

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

360

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

361

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

362

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

363

364

(% class="wikigeneratedid" %)

365

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

366

367

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

368

369

(% style="float:right" %)

370

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

371

372

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

373

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

374

375

(% style="list-style-type:circle" %)

376

* Die Kontakte werden angezeigt.

377

378

(% start="3" %)

379

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

380

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

381

382

(% style="list-style-type:circle" %)

383

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

384

385

(% start="5" %)

386

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

387

388

(% style="list-style-type:circle" %)

389

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

390

391

(% start="6" %)

392

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

393

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

394

395

(% style="float:right" %)

396

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

397

398

(% style="list-style-type:circle" %)

399

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

400

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

401

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

402

403

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

404

405

1. Die **CSV Datei** öffnen

406

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

407

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

408

409

(% style="list-style-type:circle" %)

410

* Die Personenadresse wird erstellt.

411

412

(% style="float:right" %)

413

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

414

415

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

416

417

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

418

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

419

)))

420

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

421

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

422

1. In die nächste Zeile springen

423

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

424

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

425

426

(% style="float:right" %)

427

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

428

429

(% style="list-style-type:circle" %)

430

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

431

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

432

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

433

434

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

435

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

436

437

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

438

439

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

440

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]

441

442

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

443

444

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

445

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

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Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

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== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

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1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Der Posteingang wird geöffnet.

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== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

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(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

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[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]

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1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

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1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

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(% style="list-style-type:circle" %)

464

* Die Personenadresse wird angezeigt.

465

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

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(% start="3" %)

468

1. Das **Brief-Icon** anklicken

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470

(% style="list-style-type:circle" %)

471

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

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**Anforderungskriterien**

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* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

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* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

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* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

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**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

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Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

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Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

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(% class="wikigeneratedid" %)

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[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

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Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

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Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

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**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

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* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

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* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

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* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

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