Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

38

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

39

40

== Kontaktbereiche ==

41

42

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

43

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

49

Beispiele einer Organisation sind:

50

51

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

60

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

61

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

62

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

67

Beispiele eines Haushalts sind:(((

68

* Familie

69

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

70

)))

71

72

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

73

74

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

75

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

76

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

77

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

78

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

79

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

80

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

81

82

[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]

83

84

== Kontakte anlegen ==

85

86

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

87

88

(% style="list-style-type:circle" %)

89

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

90

91

(% start="2" %)

92

1. Auf **Kontakt** klicken

93

94

(% style="list-style-type:circle" %)

95

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

96

97

(% start="3" %)

98

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

99

100

(% style="list-style-type:circle" %)

101

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

102

103

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

104

105

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

106

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

107

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

108

109

(% style="width:866.6px" %)

110

|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt

111

|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

112

|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

113

|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein

114

|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

115

|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

116

|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

117

|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein

118

119

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

120

121

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

122

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

123

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

124

125

=== Beziehungen hinzufügen ===

126

127

(% style="float:right" %)

128

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

129

130

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

131

132

(% style="list-style-type:circle" %)

133

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

134

135

(% start="2" %)

136

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

137

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

138

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

139

140

(% style="list-style-type:circle" %)

141

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

142

143

(% start="5" %)

144

1. Das Eingabeformular ausfüllen

145

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

146

147

(% style="list-style-type:circle" %)

148

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

149

150

== Kontakte suchen ==

151

152

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

153

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

154

155

(% style="list-style-type:circle" %)

156

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

157

158

(% start="3" %)

159

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

160

161

(% style="float:right" %)

162

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

163

164

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

169

170

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

171

* E-Mail-Signatur

172

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

177

178

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

179

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

180

181

(% style="float:right" %)

182

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Die Einstellungen werden geöffnet.

186

187

(% start="3" %)

188

1. Die Option** E-Mail** auswählen

189

190

(% style="list-style-type:circle" %)

191

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

192

193

(% start="4" %)

194

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

195

196

(% style="list-style-type:circle" %)

197

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

198

199

(% start="5" %)

200

1. Die gewünschte Signatur eingeben

201

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

202

203

(% style="list-style-type:circle" %)

204

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

205

206

=== Konfiguration des Dashboards ===

207

208

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

209

Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.

210

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

211

212

==== Dashboard konfigurieren ====

213

214

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

215

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

216

217

(% style="list-style-type:circle" %)

218

* Die Einstellungen werden geöffnet.

219

220

(% style="float:right" %)

221

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

222

223

(% start="3" %)

224

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

225

226

==== Spaltenlayout ändern ====

227

228

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

229

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

230

231

(% style="list-style-type:circle" %)

232

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

233

234

(% start="3" %)

235

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

236

237

(% style="list-style-type:circle" %)

238

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

239

240

(% start="4" %)

241

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

242

243

(% style="list-style-type:circle" %)

244

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

249

250

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

251

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

252

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

253

254

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

255

256

[[image:Administration_3_Ebenen.png||height="381" width="915"]]

257

258

(% style="width:915.6px" %)

259

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

260

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

261

**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

262

**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

263

264

Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).

265

)))

266

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

267

**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden

268

269

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

270

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

271

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

272

)))

273

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

274

**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden

275

276

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

277

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

278

)))

279

280

(% class="box infomessage" %)

281

(((

282

Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:

283

__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).

284

Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).

285

Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).

286

)))

287

288

==== Rollen und Rechte festlegen ====

??

==== Benutzergruppen festlegen ====

??

==== Benutzer festlegen ====

??

= Import der Kontakte =

301

302

(% style="float:right" %)

303

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

304

305

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

306

307

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

308

309

(% style="list-style-type:circle" %)

310

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

311

312

(% start="2" %)

313

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

314

315

(% style="list-style-type:circle" %)

316

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

317

318

(% start="3" %)

319

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

320

321

(% style="list-style-type:circle" %)

322

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

323

324

(% start="4" %)

325

1. Die Option **Outlook **auswählen

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

329

330

(% start="5" %)

331

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

332

333

(% style="list-style-type:circle" %)

334

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

335

336

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

337

338

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

339

340

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

341

342

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

343

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

344

345

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

346

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

347

348

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

349

350

351

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

352

353

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

354

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

355

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

356

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

357

358

(% class="wikigeneratedid" %)

359

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

360

361

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

362

363

(% style="float:right" %)

364

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

365

366

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

367

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

368

369

(% style="list-style-type:circle" %)

370

* Die Kontakte werden angezeigt.

371

372

(% start="3" %)

373

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

374

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

375

376

(% style="list-style-type:circle" %)

377

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

378

379

(% start="5" %)

380

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

381

382

(% style="list-style-type:circle" %)

383

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

384

385

(% start="6" %)

386

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

387

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

388

389

(% style="float:right" %)

390

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

391

392

(% style="list-style-type:circle" %)

393

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

394

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

395

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

396

397

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

398

399

1. Die **CSV Datei** öffnen

400

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

401

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

402

403

(% style="list-style-type:circle" %)

404

* Die Personenadresse wird erstellt.

405

406

(% style="float:right" %)

407

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

408

409

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

410

411

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

412

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

413

)))

414

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

415

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

416

1. In die nächste Zeile springen

417

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

418

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

419

420

(% style="float:right" %)

421

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

422

423

(% style="list-style-type:circle" %)

424

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

425

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

426

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

427

428

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

429

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

430

431

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

432

433

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

434

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]

435

436

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

437

438

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

439

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

440

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

441

442

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

443

444

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

445

446

(% style="list-style-type:circle" %)

447

* Der Posteingang wird geöffnet.

448

449

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

450

451

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

452

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]

453

454

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

455

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

456

457

(% style="list-style-type:circle" %)

458

* Die Personenadresse wird angezeigt.

459

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

460

461

(% start="3" %)

462

1. Das **Brief-Icon** anklicken

463

464

(% style="list-style-type:circle" %)

465

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

466

467

**Anforderungskriterien**

468

469

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

470

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

471

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

472

473

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

474

475

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

476

477

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

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(% class="wikigeneratedid" %)

480

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

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482

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

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484

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

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**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

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* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

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* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

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* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

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