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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 147.2 von Marco Bauer am 2023/06/12 18:42
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
24
25 (% style="width:939.6px" %)
26 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37
38 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
39
40 == Kontaktbereiche ==
41
42 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
43 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 Organisationsadresse
45
46 Ansprechpartner
47 )))|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
56 Personenadresse
57
58 Ansprechpartner
59 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
61 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
62 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
63 Haushaltsadresse
64
65 Haushaltsmitglied
66 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
67 Beispiele eines Haushalts sind:(((
68 * Familie
69 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70 )))
71
72 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
73
74 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
75 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
76 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
77 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
78 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
79 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
80 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
81
82 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
83
84 == Kontakte anlegen ==
85
86 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **Kontakt** klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102
103 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
104
105 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
108
109 (% style="width:866.6px" %)
110 |=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
111 |(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
112 |(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 |(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
114 |(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
115 |(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 |(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 |(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
118
119 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
120
121 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
122 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
124
125 === Beziehungen hinzufügen ===
126
127 (% style="float:right" %)
128 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
129
130 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
137 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
138 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Das Eingabeformular ausfüllen
145 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
149
150 == Kontakte suchen ==
151
152 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
153 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
157
158 (% start="3" %)
159 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
160
161 (% style="float:right" %)
162 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
163
164 = Einstellungen und Administration =
165
166 == Einstellungen ==
167
168 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
169
170 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
171 * E-Mail-Signatur
172 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
173 * Dashboard
174 * Förderungen
175
176 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
177
178 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
179 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
180
181 (% style="float:right" %)
182 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Die Einstellungen werden geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. Die Option** E-Mail** auswählen
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
192
193 (% start="4" %)
194 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
198
199 (% start="5" %)
200 1. Die gewünschte Signatur eingeben
201 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
205
206 === Konfiguration des Dashboards ===
207
208 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
209 Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
210 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
211
212 ==== Dashboard konfigurieren ====
213
214 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
215 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Die Einstellungen werden geöffnet.
219
220 (% style="float:right" %)
221 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
222
223 (% start="3" %)
224 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
225
226 ==== Spaltenlayout ändern ====
227
228 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
229 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
245
246 == Administration ==
247
248 === Wozu Rollen und Rechte? ===
249
250 Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
251 Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
252 Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
253
254 === Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
255
256 [[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
257
258
259 (% style="width:915.6px" %)
260 |=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
261 |(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
262 **Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
263 **Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
264
265 Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
266 )))
267 |(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
268 **Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
269
270 Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
271 **Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
272 Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
273 )))
274 |(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
275 **Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
276
277 Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
278 Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
279 )))
280
281 (% class="box infomessage" %)
282 (((
283 Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
284 __Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
285 Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
286 Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
287 )))
288
289 ==== Das Administrationsmenü ====
290
291 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
292
293 [[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="324" style="float:left" width="180"]]
294
295
296
297
298
299
300
301
302
303
304
305
306 ==== Zum Administrationsbereich gelangen ====
307
308 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HE-Mail-Signaturkonfigurieren]])
309 1. Die Option **Administration **auswählen
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Das Administrationsmenü wird geöffnet.
313
314 ==== Lizenznehmer ändern ====
315
316 Im Administrationsmenü die Option Lizenznehmer auswählen
317
318 Infos über Lizenzen werden aufgezeigt
319
320 ==== Benutzer festlegen ====
321
322 ??
323
324 = Import der Kontakte =
325
326 (% style="float:right" %)
327 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
328
329 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
330
331 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
335
336 (% start="2" %)
337 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
338
339 (% style="list-style-type:circle" %)
340 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
341
342 (% start="3" %)
343 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
344
345 (% style="list-style-type:circle" %)
346 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
347
348 (% start="4" %)
349 1. Die Option **Outlook **auswählen
350
351 (% style="list-style-type:circle" %)
352 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
353
354 (% start="5" %)
355 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
356
357 (% style="list-style-type:circle" %)
358 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
359
360 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
361
362 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
363
364 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
365
366 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
367 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
368
369 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
370 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
371
372 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
373 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
374
375 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
376
377 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
378 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
379 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
380 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
381
382 (% class="wikigeneratedid" %)
383 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
384
385 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
386
387 (% style="float:right" %)
388 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
389
390 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
391 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
392
393 (% style="list-style-type:circle" %)
394 * Die Kontakte werden angezeigt.
395
396 (% start="3" %)
397 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
398 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
399
400 (% style="list-style-type:circle" %)
401 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
402
403 (% start="5" %)
404 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
405
406 (% style="list-style-type:circle" %)
407 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
408
409 (% start="6" %)
410 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
411 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
412
413 (% style="float:right" %)
414 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
415
416 (% style="list-style-type:circle" %)
417 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
418 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
419 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
420
421 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
422
423 1. Die **CSV Datei** öffnen
424 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
425 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
426
427 (% style="list-style-type:circle" %)
428 * Die Personenadresse wird erstellt.
429
430 (% style="float:right" %)
431 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
432
433 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
434
435 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
436 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
437 )))
438 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
439 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
440 1. In die nächste Zeile springen
441 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
442 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
443
444 (% style="float:right" %)
445 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
446
447 (% style="list-style-type:circle" %)
448 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
449 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
450 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
451
452 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
453 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
454
455 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
456
457 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
458 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
459
460 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
461
462 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
463 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
464 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
465
466 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
467
468 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
469
470 (% style="list-style-type:circle" %)
471 * Der Posteingang wird geöffnet.
472
473 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
474
475 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
476 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
477
478 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
479 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
480
481 (% style="list-style-type:circle" %)
482 * Die Personenadresse wird angezeigt.
483 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
484
485 (% start="3" %)
486 1. Das **Brief-Icon** anklicken
487
488 (% style="list-style-type:circle" %)
489 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
490
491 **Anforderungskriterien**
492
493 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
494 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
495 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
496
497 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
498
499 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
500
501 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
502
503 (% class="wikigeneratedid" %)
504 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
505
506 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
507
508 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
509
510 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
511
512 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
513 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
514 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
515
516 **Beispieldatei**
517
518 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.