Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 147.4 von Marco Bauer am 2023/06/12 18:45
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
24
25 (% style="width:939.6px" %)
26 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37
38 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
39
40 == Kontaktbereiche ==
41
42 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
43 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 Organisationsadresse
45
46 Ansprechpartner
47 )))|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
56 Personenadresse
57
58 Ansprechpartner
59 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
61 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
62 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
63 Haushaltsadresse
64
65 Haushaltsmitglied
66 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
67 Beispiele eines Haushalts sind:(((
68 * Familie
69 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70 )))
71
72 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
73
74 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
75 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
76 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
77 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
78 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
79 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
80 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
81
82 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
83
84 == Kontakte anlegen ==
85
86 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **Kontakt** klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102
103 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
104
105 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
108
109 (% style="width:866.6px" %)
110 |=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
111 |(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
112 |(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 |(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
114 |(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
115 |(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 |(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 |(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
118
119 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
120
121 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
122 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
124
125 === Beziehungen hinzufügen ===
126
127 (% style="float:right" %)
128 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
129
130 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
137 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
138 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Das Eingabeformular ausfüllen
145 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
149
150 == Kontakte suchen ==
151
152 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
153 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
157
158 (% start="3" %)
159 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
160
161 (% style="float:right" %)
162 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
163
164 = Einstellungen und Administration =
165
166 == Einstellungen ==
167
168 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
169
170 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
171 * E-Mail-Signatur
172 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
173 * Dashboard
174 * Förderungen
175
176 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
177
178 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
179 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
180
181 (% style="float:right" %)
182 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Die Einstellungen werden geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. Die Option** E-Mail** auswählen
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
192
193 (% start="4" %)
194 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
198
199 (% start="5" %)
200 1. Die gewünschte Signatur eingeben
201 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
205
206 === Konfiguration des Dashboards ===
207
208 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
209 Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
210 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
211
212 ==== Dashboard konfigurieren ====
213
214 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
215 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Die Einstellungen werden geöffnet.
219
220 (% style="float:right" %)
221 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
222
223 (% start="3" %)
224 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
225
226 ==== Spaltenlayout ändern ====
227
228 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
229 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
245
246 == Administration ==
247
248 === Wozu Rollen und Rechte? ===
249
250 Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
251 Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
252 Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
253
254 === Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
255
256 [[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
257
258
259 (% style="width:915.6px" %)
260 |=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
261 |(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
262 **Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
263 **Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
264
265 Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
266 )))
267 |(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
268 **Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
269
270 Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
271 **Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
272 Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
273 )))
274 |(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
275 **Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
276
277 Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
278 Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
279 )))
280
281 (% class="box infomessage" %)
282 (((
283 Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
284 __Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
285 Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
286 Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
287 )))
288
289 ==== Das Administrationsmenü ====
290
291 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
292
293 [[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="258" style="float:left" width="144"]]
294
295 (% style="width:907.6px" %)
296 |=(% style="width: 232px;" %) |=(% style="width: 674px;" %)
297 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
298 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
299 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
300 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
301 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
302 |(% style="width:232px" %) |(% style="width:674px" %)
303
304
305 ==== Zum Administrationsbereich gelangen ====
306
307 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HE-Mail-Signaturkonfigurieren]])
308 1. Die Option **Administration **auswählen
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Das Administrationsmenü wird geöffnet.
312
313 ==== Lizenznehmer ändern ====
314
315 Im Administrationsmenü die Option Lizenznehmer auswählen
316
317 Infos über Lizenzen werden aufgezeigt
318
319 ==== Benutzer festlegen ====
320
321 ??
322
323 = Import der Kontakte =
324
325 (% style="float:right" %)
326 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
327
328 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
329
330 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
331
332 (% style="list-style-type:circle" %)
333 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
334
335 (% start="2" %)
336 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
337
338 (% style="list-style-type:circle" %)
339 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
340
341 (% start="3" %)
342 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
343
344 (% style="list-style-type:circle" %)
345 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
346
347 (% start="4" %)
348 1. Die Option **Outlook **auswählen
349
350 (% style="list-style-type:circle" %)
351 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
352
353 (% start="5" %)
354 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
355
356 (% style="list-style-type:circle" %)
357 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
358
359 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
360
361 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
362
363 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
364
365 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
366 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
367
368 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
369 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
370
371 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
372 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
373
374 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
375
376 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
377 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
378 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
379 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
380
381 (% class="wikigeneratedid" %)
382 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
383
384 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
385
386 (% style="float:right" %)
387 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
388
389 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
390 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
391
392 (% style="list-style-type:circle" %)
393 * Die Kontakte werden angezeigt.
394
395 (% start="3" %)
396 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
397 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
398
399 (% style="list-style-type:circle" %)
400 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
401
402 (% start="5" %)
403 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
404
405 (% style="list-style-type:circle" %)
406 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
407
408 (% start="6" %)
409 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
410 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
411
412 (% style="float:right" %)
413 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
414
415 (% style="list-style-type:circle" %)
416 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
417 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
418 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
419
420 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
421
422 1. Die **CSV Datei** öffnen
423 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
424 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
425
426 (% style="list-style-type:circle" %)
427 * Die Personenadresse wird erstellt.
428
429 (% style="float:right" %)
430 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
431
432 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
433
434 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
435 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
436 )))
437 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
438 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
439 1. In die nächste Zeile springen
440 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
441 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
442
443 (% style="float:right" %)
444 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
445
446 (% style="list-style-type:circle" %)
447 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
448 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
449 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
450
451 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
452 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
453
454 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
455
456 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
457 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
458
459 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
460
461 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
462 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
463 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
464
465 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
466
467 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
468
469 (% style="list-style-type:circle" %)
470 * Der Posteingang wird geöffnet.
471
472 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
473
474 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
475 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
476
477 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
478 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
479
480 (% style="list-style-type:circle" %)
481 * Die Personenadresse wird angezeigt.
482 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
483
484 (% start="3" %)
485 1. Das **Brief-Icon** anklicken
486
487 (% style="list-style-type:circle" %)
488 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
489
490 **Anforderungskriterien**
491
492 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
493 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
494 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
495
496 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
497
498 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
499
500 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
501
502 (% class="wikigeneratedid" %)
503 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
504
505 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
506
507 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
508
509 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
510
511 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
512 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
513 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
514
515 **Beispieldatei**
516
517 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.