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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 152.2 von Marco Bauer am 2023/06/13 11:21
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
24
25 (% style="width:939.6px" %)
26 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37
38 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
39
40 == Kontaktbereiche ==
41
42 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
43 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 Organisationsadresse
45
46 Ansprechpartner
47 )))|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
56 Personenadresse
57
58 Ansprechpartner
59 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
61 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
62 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
63 Haushaltsadresse
64
65 Haushaltsmitglied
66 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
67 Beispiele eines Haushalts sind:(((
68 * Familie
69 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70 )))
71
72 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
73
74 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
75 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
76 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
77 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
78 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
79 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
80 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
81
82 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
83
84 == Kontakte anlegen ==
85
86 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **Kontakt** klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102
103 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
104
105 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
108
109 (% style="width:866.6px" %)
110 |=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
111 |(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
112 |(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 |(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
114 |(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
115 |(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 |(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 |(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
118
119 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
120
121 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
122 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
124
125 === Beziehungen hinzufügen ===
126
127 (% style="float:right" %)
128 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
129
130 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
137 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
138 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Das Eingabeformular ausfüllen
145 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
149
150 == Kontakte suchen ==
151
152 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
153 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
157
158 (% start="3" %)
159 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
160
161 (% style="float:right" %)
162 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
163
164 = Einstellungen und Administration =
165
166 == Einstellungen ==
167
168 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
169
170 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
171 * E-Mail-Signatur
172 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
173 * Dashboard
174 * Förderungen
175
176 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
177
178 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
179 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
180
181 (% style="float:right" %)
182 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Die Einstellungen werden geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. Die Option** E-Mail** auswählen
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
192
193 (% start="4" %)
194 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
198
199 (% start="5" %)
200 1. Die gewünschte Signatur eingeben
201 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
205
206 === Konfiguration des Dashboards ===
207
208 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
209 Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
210 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
211
212 ==== Dashboard konfigurieren ====
213
214 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
215 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Die Einstellungen werden geöffnet.
219
220 (% style="float:right" %)
221 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
222
223 (% start="3" %)
224 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
225
226 ==== Spaltenlayout ändern ====
227
228 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
229 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
245
246 == Administration ==
247
248 === Zum Administrationsbereich gelangen ===
249
250 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
251 1. Die Option **Administration **auswählen
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Das Administrationsmenü wird geöffnet.
255
256 === Wozu Rollen und Rechte? ===
257
258 Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
259 Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
260 Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
261
262 === Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
263
264 [[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
265
266
267 (% style="width:915.6px" %)
268 |=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
269 |(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
270 **Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
271 **Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
272
273 Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
274 )))
275 |(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
276 **Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
277
278 Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
279 **Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
280 Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
281 )))
282 |(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
283 **Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
284
285 Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
286 Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
287 )))
288
289 (% class="box infomessage" %)
290 (((
291 Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
292 __Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
293 Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
294 Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
295 )))
296
297 === Das Administrationsmenü ===
298
299 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
300
301 [[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="441" style="float:left" width="245"]]
302
303 (% style="width:907.6px" %)
304 |=(% style="width: 232px;" %)Nummer|=(% style="width: 674px;" %)Beschreibung/Anleitung
305 |(% style="width:232px" %)**1**|(% style="width:674px" %)
306 |(% style="width:232px" %)**2**|(% style="width:674px" %)
307 |(% style="width:232px" %)**3**|(% style="width:674px" %)
308 |(% style="width:232px" %)**4**|(% style="width:674px" %)
309 |(% style="width:232px" %)**5**|(% style="width:674px" %)
310 |(% style="width:232px" %)**6**|(% style="width:674px" %)
311
312
313
314
315
316
317
318
319
320
321
322
323
324 ==== Lizenznehmer ändern ====
325
326 Im Administrationsmenü die Option Lizenznehmer auswählen
327
328 Infos über Lizenzen werden aufgezeigt
329
330 ==== Benutzer festlegen ====
331
332 ??
333
334 = Import der Kontakte =
335
336 (% style="float:right" %)
337 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
338
339 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
340
341 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
342
343 (% style="list-style-type:circle" %)
344 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
345
346 (% start="2" %)
347 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
348
349 (% style="list-style-type:circle" %)
350 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
351
352 (% start="3" %)
353 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
357
358 (% start="4" %)
359 1. Die Option **Outlook **auswählen
360
361 (% style="list-style-type:circle" %)
362 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
363
364 (% start="5" %)
365 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
366
367 (% style="list-style-type:circle" %)
368 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
369
370 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
371
372 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
373
374 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
375
376 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
377 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
378
379 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
380 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
381
382 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
383 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
384
385 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
386
387 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
388 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
389 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
390 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
391
392 (% class="wikigeneratedid" %)
393 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
394
395 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
396
397 (% style="float:right" %)
398 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
399
400 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
401 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
402
403 (% style="list-style-type:circle" %)
404 * Die Kontakte werden angezeigt.
405
406 (% start="3" %)
407 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
408 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
409
410 (% style="list-style-type:circle" %)
411 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
412
413 (% start="5" %)
414 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
415
416 (% style="list-style-type:circle" %)
417 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
418
419 (% start="6" %)
420 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
421 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
422
423 (% style="float:right" %)
424 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
425
426 (% style="list-style-type:circle" %)
427 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
428 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
429 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
430
431 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
432
433 1. Die **CSV Datei** öffnen
434 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
435 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
436
437 (% style="list-style-type:circle" %)
438 * Die Personenadresse wird erstellt.
439
440 (% style="float:right" %)
441 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
442
443 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
444
445 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
446 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
447 )))
448 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
449 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
450 1. In die nächste Zeile springen
451 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
452 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
453
454 (% style="float:right" %)
455 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
456
457 (% style="list-style-type:circle" %)
458 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
459 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
460 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
461
462 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
463 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
464
465 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
466
467 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
468 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
469
470 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
471
472 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
473 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
474 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
475
476 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
477
478 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
479
480 (% style="list-style-type:circle" %)
481 * Der Posteingang wird geöffnet.
482
483 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
484
485 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
486 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
487
488 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
489 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
490
491 (% style="list-style-type:circle" %)
492 * Die Personenadresse wird angezeigt.
493 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
494
495 (% start="3" %)
496 1. Das **Brief-Icon** anklicken
497
498 (% style="list-style-type:circle" %)
499 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
500
501 **Anforderungskriterien**
502
503 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
504 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
505 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
506
507 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
508
509 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
510
511 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
512
513 (% class="wikigeneratedid" %)
514 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
515
516 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
517
518 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
519
520 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
521
522 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
523 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
524 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
525
526 **Beispieldatei**
527
528 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.