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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 157.1 von Marco Bauer am 2023/06/13 12:28
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
9
10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
18
19 = Wo findet man was? =
20
21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
22
23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="433" width="935"]]
24
25 (% style="width:939.6px" %)
26 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung
27 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
28 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
29 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
30 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
31 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
32 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
33 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
34 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
35 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
36 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
37
38 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
39
40 == Kontaktbereiche ==
41
42 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
43 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
44 Organisationsadresse
45
46 Ansprechpartner
47 )))|(((
48 Eine Organisation ist eine juristische Person.
49 Beispiele einer Organisation sind:
50
51 * Gewerblicher Betrieb
52 * Verein
53 * Stiftung
54 )))
55 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
56 Personenadresse
57
58 Ansprechpartner
59 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
60 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
61 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
62 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
63 Haushaltsadresse
64
65 Haushaltsmitglied
66 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
67 Beispiele eines Haushalts sind:(((
68 * Familie
69 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
70 )))
71
72 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
73
74 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
75 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
76 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
77 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
78 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
79 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
80 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
81
82 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
83
84 == Kontakte anlegen ==
85
86 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **Kontakt** klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
102
103 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
104
105 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
106 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
107 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
108
109 (% style="width:866.6px" %)
110 |=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt
111 |(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
112 |(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
113 |(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein
114 |(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
115 |(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
116 |(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja
117 |(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein
118
119 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
120
121 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
122 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
123 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
124
125 === Beziehungen hinzufügen ===
126
127 (% style="float:right" %)
128 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
129
130 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
137 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
138 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Das Eingabeformular ausfüllen
145 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
149
150 == Kontakte suchen ==
151
152 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
153 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
157
158 (% start="3" %)
159 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
160
161 (% style="float:right" %)
162 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]
163
164 = Einstellungen und Administration =
165
166 == Einstellungen ==
167
168 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
169
170 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
171 * E-Mail-Signatur
172 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
173 * Dashboard
174 * Förderungen
175
176 === E-Mail-Signatur konfigurieren ===
177
178 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
179 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
180
181 (% style="float:right" %)
182 [[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Die Einstellungen werden geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. Die Option** E-Mail** auswählen
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.
192
193 (% start="4" %)
194 1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.
198
199 (% start="5" %)
200 1. Die gewünschte Signatur eingeben
201 1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.
205
206 === Konfiguration des Dashboards ===
207
208 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
209 Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.
210 Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.
211
212 ==== Dashboard konfigurieren ====
213
214 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
215 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Die Einstellungen werden geöffnet.
219
220 (% style="float:right" %)
221 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
222
223 (% start="3" %)
224 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
225
226 ==== Spaltenlayout ändern ====
227
228 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
229 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
245
246 == Administration ==
247
248 === Zum Administrationsbereich gelangen ===
249
250 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])
251 1. Die Option **Administration **auswählen
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Das Administrationsmenü wird geöffnet.
255
256 === Wozu Rollen und Rechte? ===
257
258 Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.
259 Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.
260 Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.
261
262 === Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===
263
264 [[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]
265
266
267 (% style="width:915.6px" %)
268 |=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung
269 |(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((
270 **Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"
271 **Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)
272
273 Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).
274 )))
275 |(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((
276 **Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden
277
278 Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.
279 **Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.
280 Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.
281 )))
282 |(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((
283 **Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden
284
285 Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.
286 Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.
287 )))
288
289 (% class="box infomessage" %)
290 (((
291 Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:
292 __Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).
293 Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).
294 Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).
295 )))
296
297 === Das Administrationsmenü ===
298
299 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen
300
301 [[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]
302
303 (% style="width:715.6px" %)
304 |=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung
305 |(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((
306 Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.
307 )))
308 |(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.
309 |(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.
310 |(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((
311 Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.
312 )))
313 |(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben.
314 |(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.
315
316
317
318
319 = Import der Kontakte =
320
321 (% style="float:right" %)
322 [[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]
323
324 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
325
326 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Übersicht der Kontakte wird geöffnet.
330
331 (% start="2" %)
332 1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Verschiedene Optionen werden angezeigt.
336
337 (% start="3" %)
338 1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen
339
340 (% style="list-style-type:circle" %)
341 * Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.
342
343 (% start="4" %)
344 1. Die Option **Outlook **auswählen
345
346 (% style="list-style-type:circle" %)
347 * Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.
348
349 (% start="5" %)
350 1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken
351
352 (% style="list-style-type:circle" %)
353 * Die Kontakte aus Outlook werden importiert.
354
355 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
356
357 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
358
359 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
360
361 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
362 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
363
364 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
365 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
366
367 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
368 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
369
370 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
371
372 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
373 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
374 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
375 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
376
377 (% class="wikigeneratedid" %)
378 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
379
380 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
381
382 (% style="float:right" %)
383 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
384
385 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
386 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
387
388 (% style="list-style-type:circle" %)
389 * Die Kontakte werden angezeigt.
390
391 (% start="3" %)
392 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
393 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
394
395 (% style="list-style-type:circle" %)
396 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
397
398 (% start="5" %)
399 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
400
401 (% style="list-style-type:circle" %)
402 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
403
404 (% start="6" %)
405 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
406 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
407
408 (% style="float:right" %)
409 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
410
411 (% style="list-style-type:circle" %)
412 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
413 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
414 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
415
416 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
417
418 1. Die **CSV Datei** öffnen
419 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
420 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
421
422 (% style="list-style-type:circle" %)
423 * Die Personenadresse wird erstellt.
424
425 (% style="float:right" %)
426 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
427
428 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
429
430 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
431 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
432 )))
433 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
434 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
435 1. In die nächste Zeile springen
436 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
437 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
438
439 (% style="float:right" %)
440 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
441
442 (% style="list-style-type:circle" %)
443 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
444 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
445 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
446
447 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
448 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
449
450 = Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =
451
452 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
453 [[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="158" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="304"]]
454
455 == Posteingang und Kontakte im Dashboard ==
456
457 Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
458 Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])
459 Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])
460
461 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
462
463 1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken
464
465 (% style="list-style-type:circle" %)
466 * Der Posteingang wird geöffnet.
467
468 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
469
470 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
471 [[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="244" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="285"]]
472
473 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
474 1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen
475
476 (% style="list-style-type:circle" %)
477 * Die Personenadresse wird angezeigt.
478 * Ein Brief-Icon wird angezeigt.
479
480 (% start="3" %)
481 1. Das **Brief-Icon** anklicken
482
483 (% style="list-style-type:circle" %)
484 * Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.
485
486 **Anforderungskriterien**
487
488 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
489 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
490 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
491
492 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
493
494 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
495
496 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
497
498 (% class="wikigeneratedid" %)
499 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
500
501 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
502
503 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
504
505 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
506
507 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
508 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
509 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
510
511 **Beispieldatei**
512
513 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.