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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 16.1 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:07
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3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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10 = Arbeiten mit Kontakten =
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12 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
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14 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
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16 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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19 == Kontakt suchen ==
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21 Eine leistungsfähige Suche
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23 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
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25 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
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27 Beispielsuche
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30 == Dublettenerkennung ==
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32 Unterstützung von Dublettenerkennung
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34 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
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36 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
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39 == Kontakte manuell anlegen ==
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41 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
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43 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
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45 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
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47 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
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49 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
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51 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
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54 == Beziehungen verwalten ==
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56 Beziehungen zwischen Kontakten
57
58 Neue Beziehung anlegen
59
60 Suchen einer Beziehung
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62
63 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
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65 Unterstützung von Outlook 365
66
67 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
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69 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
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71 Beispiel:
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73
74
75 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
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77 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
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79 **Anforderungskriterien**
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81 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
82 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
83 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
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85 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
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87 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
88
89 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
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94 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
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96 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
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98 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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100 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
101 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
102 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
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104 **Beispieldatei**
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106 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.
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