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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 17.2 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:12
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="wikigeneratedid" %)
9 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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14 = Kontakttypen =
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16 ??
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20 = Arbeiten mit Kontakten =
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22 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
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24 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
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26 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
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28
29 == Kontakt suchen ==
30
31 Eine leistungsfähige Suche
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33 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
34
35 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
36
37 Beispielsuche
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39
40 == Dublettenerkennung ==
41
42 Unterstützung von Dublettenerkennung
43
44 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
45
46 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
47
48
49 == Kontakte manuell anlegen ==
50
51 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
52
53 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
54
55 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
56
57 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
58
59 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
60
61 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
62
63
64 == Beziehungen verwalten ==
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66 Beziehungen zwischen Kontakten
67
68 Neue Beziehung anlegen
69
70 Suchen einer Beziehung
71
72
73 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
74
75 Unterstützung von Outlook 365
76
77 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
78
79 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
80
81 Beispiel:
82
83
84
85 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
86
87 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
88
89 **Anforderungskriterien**
90
91 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
92 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
93 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
94
95 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
96
97 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
98
99 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
100
101 (% class="wikigeneratedid" %)
102 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
103
104 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
105
106 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
107
108 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
109
110 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
111 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
112 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
113
114 **Beispieldatei**
115
116 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.