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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 17.3 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:14
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 = Anwendungsfälle =
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20 == Anwendungsfall 1 ==
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22 ??
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24 == Anwendungsfall 2 ==
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26 ??
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30 = Arbeiten mit Kontakten =
31
32 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
33
34 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
35
36 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
37
38
39 == Kontakt suchen ==
40
41 Eine leistungsfähige Suche
42
43 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
44
45 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
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47 Beispielsuche
48
49
50 == Dublettenerkennung ==
51
52 Unterstützung von Dublettenerkennung
53
54 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
55
56 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
57
58
59 == Kontakte manuell anlegen ==
60
61 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
62
63 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
64
65 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
66
67 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
68
69 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
70
71 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
72
73
74 == Beziehungen verwalten ==
75
76 Beziehungen zwischen Kontakten
77
78 Neue Beziehung anlegen
79
80 Suchen einer Beziehung
81
82
83 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
84
85 Unterstützung von Outlook 365
86
87 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
88
89 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
90
91 Beispiel:
92
93
94
95 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
96
97 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
98
99 **Anforderungskriterien**
100
101 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
102 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
103 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
104
105 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
106
107 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
108
109 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
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111 (% class="wikigeneratedid" %)
112 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
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114 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
115
116 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
117
118 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
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120 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
121 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
122 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
123
124 **Beispieldatei**
125
126 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.