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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 17.5 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:41
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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18 == Kontakttyp Organisation ==
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20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Eine Organisation kann in verschiedenen Formen auftreten:
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24 == Kontakttyp Person ==
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26 ??
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28 == Kontakttyp Haushalt ==
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30 ??
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34 = Anwendungsfälle =
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36 == Anwendungsfall 1 ==
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38 ??
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40 == Anwendungsfall 2 ==
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42 ??
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45
46 = Arbeiten mit Kontakten =
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48 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
49
50 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
51
52 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
53
54
55 == Kontakt suchen ==
56
57 Eine leistungsfähige Suche
58
59 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
60
61 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
62
63 Beispielsuche
64
65
66 == Dublettenerkennung ==
67
68 Unterstützung von Dublettenerkennung
69
70 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
71
72 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
73
74
75 == Kontakte manuell anlegen ==
76
77 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
78
79 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
80
81 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
82
83 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
84
85 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
86
87 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
88
89
90 == Beziehungen verwalten ==
91
92 Beziehungen zwischen Kontakten
93
94 Neue Beziehung anlegen
95
96 Suchen einer Beziehung
97
98
99 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
100
101 Unterstützung von Outlook 365
102
103 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
104
105 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
106
107 Beispiel:
108
109
110
111 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
112
113 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
114
115 **Anforderungskriterien**
116
117 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
118 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
119 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
120
121 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
122
123 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
124
125 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
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127 (% class="wikigeneratedid" %)
128 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
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130 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
131
132 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
133
134 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
135
136 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
137 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
138 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
139
140 **Beispieldatei**
141
142 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.