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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 17.6 von Marco Bauer am 2023/05/09 16:43
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Wozu der Non-Profit-Manager? =
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10 ??
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13 = Kontakttypen =
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15 ??
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17
18 == Kontakttyp Organisation ==
19
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
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22 Beispiele einer Organisation sind:
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24 * Gewerblicher Betrieb
25 * Verein
26 * Stiftung
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29 == Kontakttyp Person ==
30
31 ??
32
33 == Kontakttyp Haushalt ==
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35 ??
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39 = Anwendungsfälle =
40
41 == Anwendungsfall 1 ==
42
43 ??
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45 == Anwendungsfall 2 ==
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47 ??
48
49
50
51 = Arbeiten mit Kontakten =
52
53 Kontakte sind wichtig, sind die Basis
54
55 Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
56
57 Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
58
59
60 == Kontakt suchen ==
61
62 Eine leistungsfähige Suche
63
64 Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
65
66 Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
67
68 Beispielsuche
69
70
71 == Dublettenerkennung ==
72
73 Unterstützung von Dublettenerkennung
74
75 Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
76
77 System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
78
79
80 == Kontakte manuell anlegen ==
81
82 Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
83
84 Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
85
86 Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
87
88 Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
89
90 Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
91
92 Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
93
94
95 == Beziehungen verwalten ==
96
97 Beziehungen zwischen Kontakten
98
99 Neue Beziehung anlegen
100
101 Suchen einer Beziehung
102
103
104 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
105
106 Unterstützung von Outlook 365
107
108 Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
109
110 Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
111
112 Beispiel:
113
114
115
116 == Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
117
118 Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
119
120 **Anforderungskriterien**
121
122 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
123 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
124 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
125
126 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
127
128 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
129
130 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
131
132 (% class="wikigeneratedid" %)
133 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
134
135 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
136
137 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
138
139 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
140
141 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
142 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
143 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
144
145 **Beispieldatei**
146
147 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.