Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)

38

39

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

40

41

== Kontaktbereiche ==

42

43

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

44

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

50

Beispiele einer Organisation sind:

51

52

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

61

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

62

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

63

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

68

Beispiele eines Haushalts sind:(((

69

* Familie

70

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

71

)))

72

73

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

74

75

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

76

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

77

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

78

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

79

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

80

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

81

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

== Kontakte anlegen ==

86

87

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

88

89

(% style="list-style-type:circle" %)

90

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

91

92

(% start="2" %)

93

1. Auf **Kontakt** klicken

94

95

(% style="list-style-type:circle" %)

96

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

97

98

(% start="3" %)

99

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

100

101

(% style="list-style-type:circle" %)

102

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

103

104

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

105

106

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

107

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

108

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

109

110

(% style="width:866.6px" %)

111

|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt

112

|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

113

|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

114

|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein

115

|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

116

|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

117

|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

118

|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein

119

120

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

121

122

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

123

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

124

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

125

126

=== Beziehungen hinzufügen ===

127

128

(% style="float:right" %)

129

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

130

131

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

132

133

(% style="list-style-type:circle" %)

134

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

135

136

(% start="2" %)

137

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

138

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

139

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

140

141

(% style="list-style-type:circle" %)

142

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

143

144

(% start="5" %)

145

1. Das Eingabeformular ausfüllen

146

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

147

148

(% style="list-style-type:circle" %)

149

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

150

151

== Kontakte suchen ==

152

153

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

154

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

155

156

(% style="list-style-type:circle" %)

157

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

158

159

(% start="3" %)

160

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

161

162

(% style="float:right" %)

163

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

164

165

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

170

171

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

172

* E-Mail-Signatur

173

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

178

179

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

180

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

181

182

(% style="float:right" %)

183

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

184

185

(% style="list-style-type:circle" %)

186

* Die Einstellungen werden geöffnet.

187

188

(% start="3" %)

189

1. Die Option** E-Mail** auswählen

190

191

(% style="list-style-type:circle" %)

192

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

193

194

(% start="4" %)

195

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

196

197

(% style="list-style-type:circle" %)

198

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

199

200

(% start="5" %)

201

1. Die gewünschte Signatur eingeben

202

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

203

204

(% style="list-style-type:circle" %)

205

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

206

207

=== Konfiguration des Dashboards ===

208

209

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

210

Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.

211

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

212

213

==== Dashboard konfigurieren ====

214

215

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

216

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

217

218

(% style="list-style-type:circle" %)

219

* Die Einstellungen werden geöffnet.

220

221

(% style="float:right" %)

222

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

223

224

(% start="3" %)

225

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

226

227

==== Spaltenlayout ändern ====

228

229

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

230

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

231

232

(% style="list-style-type:circle" %)

233

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

234

235

(% start="3" %)

236

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

237

238

(% style="list-style-type:circle" %)

239

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

240

241

(% start="4" %)

242

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

243

244

(% style="list-style-type:circle" %)

245

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Zum Administrationsbereich gelangen ===

250

251

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])

252

1. Die Option **Administration **auswählen

253

254

(% style="list-style-type:circle" %)

255

* Das Administrationsmenü wird geöffnet.

256

257

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

258

259

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

260

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

261

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

262

263

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

264

265

[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]

266

267

268

(% style="width:915.6px" %)

269

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

270

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

271

**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

272

**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

273

274

Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).

275

)))

276

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

277

**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden

278

279

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

280

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

281

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

282

)))

283

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

284

**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden

285

286

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

287

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

288

)))

289

290

(% class="box infomessage" %)

291

(((

292

Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:

293

__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).

294

Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).

295

Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).

296

)))

297

298

=== Das Administrationsmenü ===

299

300

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen

301

302

[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]

303

304

(% style="width:715.6px" %)

305

|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung

306

|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((

307

Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.

308

)))

309

|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.

310

|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.

311

|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((

312

Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.

313

)))

314

|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]

315

|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.

316

317

= Import der Kontakte =

318

319

(% style="float:right" %)

320

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

321

322

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

323

324

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

325

326

(% style="list-style-type:circle" %)

327

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

328

329

(% start="2" %)

330

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

331

332

(% style="list-style-type:circle" %)

333

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

334

335

(% start="3" %)

336

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

337

338

(% style="list-style-type:circle" %)

339

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

340

341

(% start="4" %)

342

1. Die Option **Outlook **auswählen

343

344

(% style="list-style-type:circle" %)

345

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

346

347

(% start="5" %)

348

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

349

350

(% style="list-style-type:circle" %)

351

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

352

353

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

354

355

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

356

357

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

358

359

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

360

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

361

362

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

363

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

364

365

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

366

367

368

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

369

370

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

371

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

372

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

373

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

374

375

(% class="wikigeneratedid" %)

376

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

377

378

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

379

380

(% style="float:right" %)

381

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

382

383

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

384

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

385

386

(% style="list-style-type:circle" %)

387

* Die Kontakte werden angezeigt.

388

389

(% start="3" %)

390

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

391

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

392

393

(% style="list-style-type:circle" %)

394

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

395

396

(% start="5" %)

397

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

398

399

(% style="list-style-type:circle" %)

400

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

401

402

(% start="6" %)

403

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

404

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

405

406

(% style="float:right" %)

407

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

408

409

(% style="list-style-type:circle" %)

410

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

411

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

412

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

413

414

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

415

416

1. Die **CSV Datei** öffnen

417

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

418

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

419

420

(% style="list-style-type:circle" %)

421

* Die Personenadresse wird erstellt.

422

423

(% style="float:right" %)

424

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

425

426

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

427

428

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

429

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

430

)))

431

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

432

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

433

1. In die nächste Zeile springen

434

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

435

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

436

437

(% style="float:right" %)

438

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

439

440

(% style="list-style-type:circle" %)

441

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

442

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

443

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

444

445

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

446

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

447

448

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

449

450

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

451

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]

452

453

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

454

455

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

456

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

457

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

458

459

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

460

461

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

462

463

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

464

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]

465

466

(% style="list-style-type:circle" %)

467

* Der Posteingang wird geöffnet.

468

469

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

470

471

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

472

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

473

474

(% style="list-style-type:circle" %)

475

* Die Personenadresse wird angezeigt.

476

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

477

478

(% start="3" %)

479

1. Das **Brief-Icon** anklicken

480

481

(% style="list-style-type:circle" %)

482

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

483

484

(% class="box infomessage" %)

485

(((

486

= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =

487

488

"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"

489

Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]

490

491

"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"

492

Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]

493

494

"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"

495

Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]

)))

**Anforderungskriterien**

502

503

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

504

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

505

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

506

507

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

508

509

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

510

511

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

512

513

(% class="wikigeneratedid" %)

514

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

515

516

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

517

518

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

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520

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

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* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

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* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

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* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

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