Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**

)))

= Wozu das Kontaktmanagement? =

9

10

Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.[[image:Kontaktmanagement_Intro_Bild.png||height="121" style="float:right" width="421"]]

11

Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).

12

Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.

13

Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.

14

\\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.

15

Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.

16

Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**

17

zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

18

19

= Wo findet man was? =

20

21

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"

22

23

[[image:Wo_sind_Aktivitaeten.png||height="437" width="941"]]

24

25

(% style="width:939.6px" %)

26

|=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 793px;" %)Beschreibung

27

|(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:793px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).

28

Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

29

|(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:793px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).

30

|(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:793px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).

31

|(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:793px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren

32

(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).

33

|(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:793px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).

34

|(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:793px" %)Hier kann man sich **abmelden**.

35

|(% style="width:144px" %)7|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.

36

Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).

37

|(% style="width:144px" %)8|(% style="width:793px" %)Hier gelangt man zu den Aktivitäten.

38

Unter anderem kann man hier Aktivitäten erstellen und mit Kontakten verknüpfen (Siehe Kapitel: [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Aktivit%C3%A4ten/]])

39

40

= Über Kontakte (Grundlegendes) =

41

42

== Kontaktbereiche ==

43

44

|=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

45

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

51

Beispiele einer Organisation sind:

52

53

* Gewerblicher Betrieb

* Verein

* Stiftung

)))

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

62

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

63

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

64

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

69

Beispiele eines Haushalts sind:(((

70

* Familie

71

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

72

)))

73

74

=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===

75

76

Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).

77

Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.

78

Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)

79

**Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).

80

Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.

81

**Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.

82

Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.

== Kontakte anlegen ==

87

88

1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken

89

90

(% style="list-style-type:circle" %)

91

* Der Button Kontakt wird angezeigt.

92

93

(% start="2" %)

94

1. Auf **Kontakt** klicken

95

96

(% style="list-style-type:circle" %)

97

* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

98

99

(% start="3" %)

100

1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

101

102

(% style="list-style-type:circle" %)

103

* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

104

105

=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===

106

107

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.

108

**Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

109

\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

110

111

(% style="width:866.6px" %)

112

|=(% style="width: 244px;" %)Information|=(% style="width: 234px;" %)Kontakt|=(% style="width: 203px;" %)Organisation|=(% style="width: 184px;" %)Haushalt

113

|(% style="width:244px" %)**Name**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

114

|(% style="width:244px" %)**Anschrift**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

115

|(% style="width:244px" %)**Geburtsdatum**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)nein|(% style="width:184px" %)nein

116

|(% style="width:244px" %)**Briefansprache**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

117

|(% style="width:244px" %)**Telefon**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

118

|(% style="width:244px" %)**E-Mail**|(% style="width:234px" %)ja|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)ja

119

|(% style="width:244px" %)**Web**|(% style="width:234px" %)nein|(% style="width:203px" %)ja|(% style="width:184px" %)nein

120

121

== Beziehungen zwischen Kontakten ==

122

123

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.

124

Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.

125

Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].

126

127

=== Beziehungen hinzufügen ===

128

129

(% style="float:right" %)

130

[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]

131

132

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

133

134

(% style="list-style-type:circle" %)

135

* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

136

137

(% start="2" %)

138

1. Den gewünschten Kontakt anklicken

139

1. Die Option **Beziehungen** auswählen

140

1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

141

142

(% style="list-style-type:circle" %)

143

* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

144

145

(% start="5" %)

146

1. Das Eingabeformular ausfüllen

147

1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

148

149

(% style="list-style-type:circle" %)

150

* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

151

152

== Kontakte suchen ==

153

154

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken

155

1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

156

157

(% style="list-style-type:circle" %)

158

* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

159

160

(% start="3" %)

161

1. Den gesuchten Kontakt auswählen

162

163

(% style="float:right" %)

164

[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="282" width="290"]]

165

166

= Einstellungen und Administration =

== Einstellungen ==

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

171

172

* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])

173

* E-Mail-Signatur

174

* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)

* Dashboard

* Förderungen

=== E-Mail-Signatur konfigurieren ===

179

180

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

181

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

182

183

(% style="float:right" %)

184

[[E-Mail-Signatur konfigurieren>>image:E-Mail-Signatur_Wiki.png||height="194" width="287"]]

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Die Einstellungen werden geöffnet.

188

189

(% start="3" %)

190

1. Die Option** E-Mail** auswählen

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

194

195

(% start="4" %)

196

1. Das** Stift**-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

197

198

(% style="list-style-type:circle" %)

199

* E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

200

201

(% start="5" %)

202

1. Die gewünschte Signatur eingeben

203

1. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

204

205

(% style="list-style-type:circle" %)

206

* Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

207

208

=== Konfiguration des Dashboards ===

209

210

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.

211

Die **Rubriken Posteingang**, **Kontakte** und **Aktivitäten** sind über Anklicken des **"Stift"-Icons** veränderbar.

212

Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

213

214

==== Dashboard konfigurieren ====

215

216

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken

217

1. Die Option **Einstellungen** auswählen

218

219

(% style="list-style-type:circle" %)

220

* Die Einstellungen werden geöffnet.

221

222

(% style="float:right" %)

223

[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]

224

225

(% start="3" %)

226

1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

227

228

==== Spaltenlayout ändern ====

229

230

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

231

1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

232

233

(% style="list-style-type:circle" %)

234

* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

235

236

(% start="3" %)

237

1. Option **Spaltenlayout** auswählen

238

239

(% style="list-style-type:circle" %)

240

* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

241

242

(% start="4" %)

243

1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

244

245

(% style="list-style-type:circle" %)

246

* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

== Administration ==

=== Zum Administrationsbereich gelangen ===

251

252

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HEinstellungen]])

253

1. Die Option **Administration **auswählen

254

255

(% style="list-style-type:circle" %)

256

* Das Administrationsmenü wird geöffnet.

257

258

=== Wozu Rollen und Rechte? ===

259

260

Das Szenario: Ein **Programm** in einer Institution, **das jeder und jede nutzt**.

261

Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten **nicht alles sehen und machen können**.

262

Um genau hier **klare Grenzen** zu setzen, gibt es **Rollen und Rechte**.

263

264

=== Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte ===

265

266

[[image:NPM_Benutzer_Rollen_Zusammenspiel.png||height="379" width="916"]]

267

268

269

(% style="width:915.6px" %)

270

|=(% style="width: 147px;" %)Nummer|=(% style="width: 767px;" %)Beschreibung

271

|(% style="width:147px" %)**1**|(% style="width:767px" %)(((

272

**Rollen**: **Sammlung **an Rechten; z.B. "Nur bestimmte Nachrichten erhalten"

273

**Rechte**: **einzelne **Rechte, z.B. "Nachrichten von Praktikanten erhalten" (durch Filter-Funktion z.B. festlegbar)

274

275

Fazit: Mit der **Rolle** **beschreibt** man also **in einem Titel**, was man **alles** **in** der **jeweiligen Rolle machen** kann (**Rechte**).

276

)))

277

|(% style="width:147px" %)**2**|(% style="width:767px" %)(((

278

**Voraussetzung**: **Rollen **(**und **somit auch **Rechte**) sind **festgelegt **worden

279

280

Benutzergruppen sind **Übergruppen** in z.B. einer Einrichtung, z.B. Mitarbeiter oder Praktikanten.

281

**Benutzergruppen** bekommen **Rollen zugewiesen**.

282

Somit wird klar, welche Benutzergruppe z.B. eingeschränkten oder vollen Zugriff auf Dateien hat.

283

)))

284

|(% style="width:147px" %)**3**|(% style="width:767px" %)(((

285

**Voraussetzung**: **Benutzergruppen **sind **festgelegt **worden

286

287

Der **jeweilige Benutzer** entspricht **einer oder mehrerer Benutzergruppen**.

288

Z.B. Hans Tester ist ein Praktikant.

289

)))

290

291

(% class="box infomessage" %)

292

(((

293

Das **Beispiel **noch mal **ausgeschrieben**:

294

__Hans Tester__ (**Benutzer**) ist ein __Praktikant__ (**Benutzergruppe**).

295

Als Praktikant kann er __"nur bestimmte Nachrichten erhalten"__ (**Rolle**).

296

Das heißt: Hans kann z.B. __"Nachrichten von Praktikanten erhalten"__ (**Rechte**).

297

)))

298

299

=== Das Administrationsmenü ===

300

301

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen

302

303

[[image:Administrationsmenü_Übersicht.png||height="483" style="float:left" width="269"]]

304

305

(% style="width:715.6px" %)

306

|=(% style="width: 105px;" %)Nummer|=(% style="width: 609px;" %)Beschreibung

307

|(% style="width:105px" %)**1**|(% style="width:609px" %)(((

308

Über die Rubrik **Lizenznehmer **lässt sich einsehen, für wessen Namen samt Adresse die Lizenz vergeben worden ist. Sollte der Lizenznehmer seinen Wohnsitz geändert haben, lässt sich mithilfe des** Stift**-Icons die **Adresse ändern**.

309

)))

310

|(% style="width:105px" %)**2**|(% style="width:609px" %)Eine **Übersicht über** alle angelegten **Benutzer** erhält man in diesem Bereich. Bewegt man den Mauszeiger ganz an das Ende der jeweiligen Zeile, erscheint ein **Stift**-Icon. Hiermit können **Eigenschaften** des jeweiligen **Benutzers**, wie **z.B.** der **Name** oder auch die **Zugehörigkeit bei den Benutzergruppen** geändert werden.

311

|(% style="width:105px" %)**3**|(% style="width:609px" %)Via der Rubrik **Benutzergruppen** hat man Einsicht, welcher Benutzergruppe welche **Rollen und Rechte zu gewiesen** wurden. Zudem sieht man hier, welche Benutzer der jeweiligen Benutzergruppe angehören.

312

|(% style="width:105px" %)**4**|(% style="width:609px" %)(((

313

Rollen und Rechte verteilt man über die **Rubrik Rollen und Rechte**. Mithilfe des **+** Symbols können Rollen und Rechte **hinzugefügt** werden.

314

)))

315

|(% style="width:105px" %)**5**|(% style="width:609px" %)**ZWB** steht für **Z**u**w**endungs**b**estätigung. In diesem Bereich kann man die Bestätigungsnachricht formulieren, die Personen erhalten sollen, wenn Sie Zuwendungen geschickt haben. Mehr zum Thema Zuwendungen, siehe Kapitel: [[Was sind Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/#HWassindZuwendungen3F]]

316

|(% style="width:105px" %)**6**|(% style="width:609px" %)Hierüber kann man die Anbindung der E-Mails festlegen.

317

318

= Import der Kontakte =

319

320

(% style="float:right" %)

321

[[Kontakte importieren>>image:Posteingang_Outlook_Import_1.png||height="304" width="356"]]

322

323

== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==

324

325

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

329

330

(% start="2" %)

331

1. Die** 3 Punkte** oberhalb der Kontakte anklicken

332

333

(% style="list-style-type:circle" %)

334

* Verschiedene Optionen werden angezeigt.

335

336

(% start="3" %)

337

1. Die Option **Kontakte importieren** auswählen

338

339

(% style="list-style-type:circle" %)

340

* Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

341

342

(% start="4" %)

343

1. Die Option **Outlook **auswählen

344

345

(% style="list-style-type:circle" %)

346

* Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

347

348

(% start="5" %)

349

1. Auf das **Häkchen** oben rechts klicken

350

351

(% style="list-style-type:circle" %)

352

* Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

353

354

== Kontakte aus CSV Datei importieren ==

355

356

=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===

357

358

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

359

360

* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt

361

* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

362

363

**Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.

364

Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

365

366

|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O

367

368

369

=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===

370

371

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen

372

1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen

373

1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen

374

1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

375

376

(% class="wikigeneratedid" %)

377

[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

378

379

=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===

380

381

(% style="float:right" %)

382

[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]

383

384

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])

385

1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)

386

387

(% style="list-style-type:circle" %)

388

* Die Kontakte werden angezeigt.

389

390

(% start="3" %)

391

1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)

392

1. Auf **Kontakte importieren** klicken

393

394

(% style="list-style-type:circle" %)

395

* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

396

397

(% start="5" %)

398

1. Die Option **CSV Datei **auswählen

399

400

(% style="list-style-type:circle" %)

401

* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

402

403

(% start="6" %)

404

1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen

405

1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

406

407

(% style="float:right" %)

408

[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]

409

410

(% style="list-style-type:circle" %)

411

* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)

412

* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.

413

* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

414

415

==== Personenadresse aus Import erstellen ====

416

417

1. Die **CSV Datei** öffnen

418

1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen

419

1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**

420

421

(% style="list-style-type:circle" %)

422

* Die Personenadresse wird erstellt.

423

424

(% style="float:right" %)

425

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]

426

427

==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====

428

429

1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((

430

(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)

431

)))

432

1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)

433

1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**

434

1. In die nächste Zeile springen

435

1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)

436

1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

437

438

(% style="float:right" %)

439

[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]

440

441

(% style="list-style-type:circle" %)

442

* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.

443

* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.

444

* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

445

446

**Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.

447

Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

448

449

= Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager =

450

451

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

452

[[Posteingang und Kontakte im Dashboard>>image:Posteingang_Home_Screen.png||height="141" id="IPosteingang_Home_Screen.png" width="271"]]

453

454

== Posteingang und Kontakte im Dashboard ==

455

456

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.

457

Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager empfangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerempfangen]])

458

Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: [[Nachrichten im Non Profit Manager versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HNachrichtenimNonProfitManagerversenden]])

459

460

== Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==

461

462

1. Im Dashboard auf **Posteingang** klicken

463

464

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

465

[[Nachrichten via Brief-Icon versenden>>image:Posteingang_Nachricht_schreiben_3.png||height="180" id="IPosteingang_Nachricht_schreiben_3.png" width="210"]]

466

467

(% style="list-style-type:circle" %)

468

* Der Posteingang wird geöffnet.

469

470

== Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==

471

472

1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken

473

1. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

474

475

(% style="list-style-type:circle" %)

476

* Die Personenadresse wird angezeigt.

477

* Ein Brief-Icon wird angezeigt.

478

479

(% start="3" %)

480

1. Das **Brief-Icon** anklicken

481

482

(% style="list-style-type:circle" %)

483

* Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

484

485

(% class="box infomessage" %)

486

(((

487

= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =

488

489

"Ich habe erfahren, dass es **mehrere Versionen** des Non-Profit-Manager gibt. Aber woher soll ich wissen, welche Version die richtige für mich ist?"

490

Antworten hierauf gibt es hier: [[Non-Profit-Manager Boxen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/]]

491

492

"Ich möchte den Non-Profit-Manager **starten**, habe das aber noch nie gemacht. Was muss ich beachten? Was kann ich machen?"

493

Antworten hierauf gibt es hier: [[Inbetriebnahme des Non-Profit-Manager>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/]]

494

495

"Sponsoren und Firmen geben mir und meinem Verein **Geld **und **Sachspenden**. Kann ich dies irgendwie mit dem Non-Profit-Manager **verwalten**?"

496

Antworten hierauf gibt es hier: [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Zuwendungen/]]

)))

**Anforderungskriterien**

503

504

* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt

505

* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert

506

* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

507

508

**Notwendiger Aufbau der CSV Datei**

509

510

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

511

512

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

513

514

(% class="wikigeneratedid" %)

515

[[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]

516

517

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

518

519

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

520

521

**Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**

522

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* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)

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* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)

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* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

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527